3.5. Orçamento e finanças
Requisitos básicos dos custos:
- surgiram e são necessárias para a execução do projeto
- são identificáveis, indicadas no orçamento global previsional anexo à convenção de subvenção
- são razoáveis, justificadas e respeitam as exigências da boa gestão financeira, nomeadamente em matéria de economia e de eficácia
- surgiu durante o período do projeto determinado na sua decisão de apoio
- sejam verificáveis e compatíveis com a legislação da UE e as regulamentações nacionais
- satisfaz as condições especificadas na sua decisão de apoio
Um custo não é elegível se tiver feito parte de outro projeto da UE ou se tiver sido financiado através de qualquer outro apoio público.
Os custos elegíveis devem:
- caraterizar-se por uma boa relação custo-eficácia:
- Económico: os recursos utilizados devem ser de qualidade e em quantidade suficiente
- Eficiente/eficaz: os recursos devem ser utilizados da melhor forma para alcançar o resultado esperado.
- Adequação à finalidade: os projectos devem ser executados de modo a atingir o objetivo e o resultado esperado da melhor forma possível
- cumprir as regras aplicáveis em matéria de concursos ou aquisições
- cumprir as regras relativas às obrigações de informação.
Requisitos de prova
Todos os custos elegíveis podem ser comprovados por cópias de facturas, documentos contabilísticos ou outros documentos que tenham sido registados em conformidade com as boas práticas contabilísticas (ou seja, folhas de vencimento e folhas de presença que justifiquem os custos reais de pessoal declarados, recibos, cartões de embarque e bilhetes utilizados devem ser sempre conservados como prova das despesas de viagem pagas), ou que cumpram os requisitos aplicáveis às alternativas contabilísticas simplificadas.
As provas que justificam os custos devem ser conservadas pelo beneficiário durante cinco anos após o pagamento final efectuado pela Comissão
Aquisição de serviços externos
São elegíveis para apoio as despesas com peritos externos e serviços externos para a execução do projeto.
Os serviços de consultoria e outros serviços externos devem, regra geral, ser adquiridos ou produzidos em concorrência. Estão abrangidos pelo requisito de que os projectos devem ser conduzidos de uma forma eficaz em termos de custos, o que significa que deve ser escolhida a alternativa mais eficiente.
Deve estar sempre disponível documentação que mostre como e com que fundamentos foi efectuada a escolha do fornecedor. Relativamente ao custo indicado no pedido de pagamento, deve ser fornecida documentação sobre as várias etapas do procedimento de adjudicação.
A documentação relativa à aquisição de serviços deve indicar a extensão, o calendário e a natureza do trabalho efectuado ou do serviço prestado. A base pode ser um acordo ou uma especificação para uma fatura.
Principais requisitos:
- procurar obter propostas competitivas de potenciais contratantes
- adjudicar o contrato à proposta economicamente mais vantajosa, ou seja, com a melhor relação qualidade/preço
- seguir os princípios da transparência e da igualdade de tratamento dos potenciais contratantes
- ter o cuidado de evitar qualquer conflito de interesses.
Elaboração do orçamento
Custos elegíveis
Os custos elegíveis dividem-se em:
- custos directos (custos diretamente relacionados com o funcionamento do projeto): O beneficiário terá de apresentar provas de todos estes elementos se pretender pedir o reembolso do dinheiro. Isto inclui:
- recruitment costs,
- staff salaries for the hours directly spent on the project (actual salaries plus social security charges and other statutory costs included in the remuneration, are eligible),
- staff training,
- staff/volunteer expenses,
- travel, accommodation and subsistence allowances (reasonable rates available on the market and do not exceed the scales approved periodically by the Commission),
- services:
- marketing and promotion,
- publication/ communications materials (description, an estimate of the number of pages and copies planned the frequency and language of publication, an indication of the production costs per copy as well as an estimate of the distribution costs where appropriate),
- translation (must include: number of languages, pages to be translated, the rate applied per page),
- interpretation (must include: number of languages, number of interpreters, number of days and the daily rates must be specified. The accepted daily fee of an interpreter may not exceed 700 EURO (including VAT). Interpreters should be hired locally, if not a reasonable reason must be provided.),
- evaluation (if required).
- subcontracting,
- Outros:
- room/venue hire,
- catering,
- equipment purchase/hire,
- participant costs/incentives,
- training delivery costs.
- custos indirectos (custos que cobrem as despesas gerais e os custos de escritório/administrativos que não podem ser diretamente relacionados com o projeto FSE+).
The total amount of money to be spent on indirect costs will usually be limited to a maximum flat-rate of 15% of the direct staff costs and will form part of the total project costs. A beneficiary doesn’t need to provide evidence for items that are included in indirect costs, such as:
- custos de pessoal central (RH/gestão)
- Apoio informático
- manutenção,
- papelaria,
- fotocópias,
- portes de correio,
- despesas de telefone e fax, aquecimento,
- eletricidade ou outras formas de energia, água,
- aluguer de escritórios (exceto se utilizados exclusivamente para actividades relacionadas com o FSE)
- mobiliário de escritório,
- seguros, etc.
Informações mínimas a fornecer para o orçamento do projeto:
- total project costs,
- total project yearly breakdown,
- yearly breakdown for each delivery partner (if there are any),
- staff costs master list (with the hourly rate information where applicable).
Tanto o financiamento equivalente como o FSE devem ser incluídos no orçamento.
Ao nível do projeto, os valores totais anuais e totais do projeto para:
- ESF direct staff costs,
- ESF other direct costs (if applicable),
- flat rate indirect costs (if applicable).
Os valores acima referidos devem corresponder aos valores constantes do anexo financeiro apresentado com o pedido completo.
Custos não elegíveis
The following expenses are ineligible and not accepted:
- contributions in kind: these are contributions that are not invoiced, e.g. voluntary,
- work, equipment or premises made available free of charge,
- return on capital,
- debt and debt service charges,
- doubtful debts,
- provisions for losses or potential future liabilities,
- interest owed,
- exchange losses,
- VAT, unless the beneficiary can show that he/she is unable to recover it. It should be noted that VAT paid by a public body to operators who are subject to VAT (when purchasing goods or supplying services within the framework of the implementation of the co-financed action) is not eligible. The VAT thus collected by operators liable for tax will in fact be returned to accounts of the Member State of the public body. Considering this VAT as an eligible cost would lead to double financing (by the Community and by the fiscal revenue),
- excessive or reckless expenditure,
- costs declared by the beneficiary and covered by another action or work programme receiving a Community grant,
- expenses incurred outside the PROGRESS-participating countries,
- recruitment costs,
- the cost of purchasing infrastructure equipment, including buildings, land and second-hand equipment (except up to the amount of the annual depreciation of the equipment purchased).
Opção de Custos Simplificados (SCO)
A expressão "opções de custos simplificados" (OCS) refere-se a uma abordagem simplificada para o cálculo e a declaração de custos em projectos financiados pela União Europeia (UE). O objetivo das OCS é racionalizar e simplificar a carga administrativa associada ao cálculo dos custos, facilitando aos beneficiários a gestão e a comunicação das despesas dos seus projectos.
Graças à simplificação do processo de gestão, facilitam o acesso aos Fundos Europeus Estruturais e de Investimento (o FSE+ e o FEDER, os fundos de interesse para os prestadores de serviços sociais, também estão incluídos nesta categoria de fundos) e permitir que as organizações se concentrem mais na realização dos objectivos.
Ao abrigo das opções de custos simplificados, os beneficiários podem utilizar
- custos unitários,
- montantes fixos,
- or flat rates,
para determinar as despesas dos seus projectos. Estas taxas pré-determinadas são estabelecidas pela UE e baseiam-se normalmente em custos médios ou estimativas para actividades ou resultados específicos do projeto. Ao utilizarem estes métodos simplificados, os beneficiários podem evitar a necessidade de apresentar justificações de custos individuais, desde que cumpram os requisitos de elegibilidade e de apresentação de relatórios do programa de financiamento da UE.
A utilização de opções de custos simplificados (SCO) em programas como o Fundo Social Europeu (FSE+), o Fundo Europeu de Desenvolvimento Regional (FEDER) e o Interreg varia em função das directrizes e regulamentos específicos de cada programa. Os SCO são geralmente incentivados e promovidos como forma de simplificar o cálculo dos custos e reduzir os encargos administrativos para os beneficiários. No entanto, a obrigatoriedade ou não da sua utilização pode depender de vários factores.
Em alguns casos, a utilização de OCS pode ser obrigatória para determinadas actividades de projeto ou categorias de custos no âmbito destes programas. Por exemplo, tipos específicos de custos, como custos de pessoal ou custos gerais, podem ter taxas pré-determinadas ou escalas padrão que devem ser aplicadas pelos beneficiários.
No entanto, é importante notar que nem todos os custos do projeto podem ser elegíveis para as OCS e que certos custos podem ainda exigir documentação detalhada e justificações individuais. Além disso, os requisitos e directrizes específicos relacionados com as OCS podem variar entre diferentes regiões, estados-membros ou convites específicos à apresentação de propostas no âmbito destes programas.
To determine the exact rules and requirements regarding SCOs in ESF+, ERDF, or Interreg, it is essential to consult the official guidelines and documentation provided by the relevant managing authorities or programme administrators.