3.5. Buget și finanțe

Cerințele de bază ale costurilor:

• au apărut și sunt necesare pentru implementarea proiectului
• sunt identificabile, indicate în bugetul global estimat anexat la acordul de finanțare
• sunt rezonabile, justificate și conforme cu cerințele bunei gestiuni financiare, în special în ceea ce privește economia și eficiența
• a apărut în perioada de desfășurare a proiectului stabilită în decizia dumneavoastră privind sprijinul
• sunt verificabile și compatibile cu reglementările legale și naționale ale UE
• îndeplinește condițiile specificate în decizia dumneavoastră privind sprijinul

Un cost nu este eligibil dacă a făcut parte dintr-un alt proiect al UE sau a fost finanțat prin orice alt sprijin public.

Costurile eligibile trebuie:

• se caracterizează prin rentabilitate:
  • Economice: resursele utilizate trebuie să fie de calitatea și în cantitatea necesară.
  • Eficient/eficientă: resursele trebuie să fie utilizate în cel mai bun mod pentru a obține rezultatul scontat.
  • adecvarea la scop: proiectele trebuie să fie implementate astfel încât să atingă obiectivul și rezultatul așteptat în cel mai bun mod posibil.
• să respecte normele aplicabile în materie de achiziții publice sau de achiziții
• să respecte normele privind obligațiile de informare.

Cerințe privind dovezile

Toate costurile eligibile pot fi dovedite prin copii ale facturilor, documente contabile sau alte documente care au fost înregistrate în conformitate cu bunele practici contabile (de exemplu, fișele de plată și foile de pontaj care justifică costurile reale declarate de personal, chitanțele, cărțile de îmbarcare și biletele utilizate trebuie păstrate întotdeauna ca documente justificative ale costurilor de călătorie plătite) sau care îndeplinesc cerințele care se aplică alternativelor contabile simplificate.

Beneficiarul trebuie să păstreze dovezile care justifică costurile timp de cinci ani de la efectuarea plății finale de către Comisie.

Achiziționarea de servicii externe

Cheltuielile pentru expertiză externă și servicii externe pentru implementarea proiectului sunt eligibile pentru sprijin.

Serviciile de consultanță și alte servicii externe trebuie, ca regulă generală, să fie achiziționate sau produse în regim de concurență. Acestea sunt acoperite de cerința ca proiectele să fie realizate într-un mod eficient din punct de vedere al costurilor, ceea ce înseamnă că trebuie aleasă cea mai eficientă alternativă.

Trebuie să fie întotdeauna disponibilă documentația care să arate cum și din ce motive a fost făcută alegerea furnizorului. În legătură cu costul raportat în cererea de plată, trebuie să se furnizeze documente privind diferitele etape ale procedurii de achiziție.

Documentația referitoare la achiziționarea de servicii trebuie să precizeze amploarea, momentul și natura lucrărilor efectuate sau a serviciilor prestate. Baza poate fi un acord sau o specificație pentru o factură.

Cerințe principale:

•  să solicite oferte competitive de la potențialii contractanți
• să atribuie contractul ofertei care oferă cel mai bun raport calitate-preț, adică cel mai bun raport calitate-preț
• respectă principiile transparenței și tratamentului egal al potențialilor contractanți
• să aibă grijă să evite orice conflict de interese.

Elaborarea bugetului

Costuri eligibile

Costurile eligibile sunt împărțite în:

• costuri directe (costuri legate direct de derularea proiectului): Beneficiarul va trebui să furnizeze dovezi pentru toate aceste elemente dacă dorește să solicite rambursarea banilor. Acestea vor include:
  • recruitment costs,
  • staff salaries for the hours directly spent on the project (actual salaries plus social security charges and other statutory costs included in the remuneration, are eligible),
  • staff training,
  • staff/volunteer expenses,
  • travel, accommodation and subsistence allowances (reasonable rates available on the market and do not exceed the scales approved periodically by the Commission),
  • services:
    • marketing and promotion,
    • publication/ communications materials (description, an estimate of the number of pages and copies planned the frequency and language of publication, an indication of the production costs per copy as well as an estimate of the distribution costs where appropriate),
    • translation (must include: number of languages, pages to be translated, the rate applied per page),
    • interpretation (must include: number of languages, number of interpreters, number of days and the daily rates must be specified. The accepted daily fee of an interpreter may not exceed 700 EURO (including VAT). Interpreters should be hired locally, if not a reasonable reason must be provided.),
    • evaluation (if required).
  • subcontracting,
  • Altele:
    • room/venue hire,
    • catering,
    • equipment purchase/hire,
    • participant costs/incentives,
    • training delivery costs.
•  costuri indirecte (costuri care acoperă cheltuielile generale și costurile administrative/ de birou care nu pot fi direct legate de proiectul FSE+).

The total amount of money to be spent on indirect costs will usually be limited to a maximum flat-rate of 15% of the direct staff costs and will form part of the total project costs. A beneficiary doesn’t need to provide evidence for items that are included in indirect costs, such as:

• costuri centrale de personal (resurse umane/management)
• Asistență IT
• întreținere,
• papetărie,
• fotocopiere,
• timbru poștal,
•  costuri de telefonie/fax, încălzire,
• electricitate sau alte forme de energie, apă,
• chirie pentru birouri (cu excepția cazului în care sunt folosite exclusiv pentru activități legate de FSE)
• mobilier de birou,
• asigurări, etc.

Informații minime pe care trebuie să le furnizați pentru bugetul proiectului:

• total project costs,
• total project yearly breakdown,
• yearly breakdown for each delivery partner (if there are any),
• staff costs master list (with the hourly rate information where applicable).

Atât finanțarea de contrapartidă, cât și FSE ar trebui să fie incluse în buget.

La nivel de proiect, cifrele totale anuale și totale ale proiectului pentru:

• ESF direct staff costs,
• ESF other direct costs (if applicable),
• flat rate indirect costs (if applicable).

Cifrele de mai sus trebuie să corespundă cu cele din anexa financiară prezentată împreună cu cererea completă.

Costuri neeligibile

The following expenses are ineligible and not accepted:

• contributions in kind: these are contributions that are not invoiced, e.g. voluntary,
• work, equipment or premises made available free of charge,
• return on capital,
• debt and debt service charges,
• doubtful debts,
• provisions for losses or potential future liabilities,
• interest owed,
• exchange losses,
• VAT, unless the beneficiary can show that he/she is unable to recover it. It should be noted that VAT paid by a public body to operators who are subject to VAT (when purchasing goods or supplying services within the framework of the implementation of the co-financed action) is not eligible. The VAT thus collected by operators liable for tax will in fact be returned to accounts of the Member State of the public body. Considering this VAT as an eligible cost would lead to double financing (by the Community and by the fiscal revenue),
• excessive or reckless expenditure,
• costs declared by the beneficiary and covered by another action or work programme receiving a Community grant,
• expenses incurred outside the PROGRESS-participating countries,
• recruitment costs,
• the cost of purchasing infrastructure equipment, including buildings, land and second-hand equipment (except up to the amount of the annual depreciation of the equipment purchased).

Opțiunea costurilor simplificate (SCO)

Termenul "opțiuni de costuri simplificate" (OCS) se referă la o abordare simplificată pentru calcularea și raportarea costurilor în cadrul proiectelor finanțate de Uniunea Europeană (UE). SCO au ca scop să raționalizeze și să simplifice sarcina administrativă asociată cu calcularea costurilor, facilitând astfel gestionarea și raportarea de către beneficiari a cheltuielilor legate de proiecte.

Datorită simplificării procesului de gestionare, acestea facilitează accesul la Fondurile structurale și de investiții europene (FSE+ și FEDR, fonduri de interes pentru furnizorii de servicii sociale, sunt, de asemenea, incluse în această categorie de fonduri).  și permit organizațiilor să se concentreze mai mult pe realizarea obiectivelor. 

În cadrul opțiunilor de costuri simplificate, beneficiarii pot folosi 

• costurile unitare, 
• sume forfetare, 
• or flat rates,

pentru a-și stabili cheltuielile aferente proiectului. Aceste rate prestabilite sunt stabilite de UE și se bazează, de obicei, pe costurile medii sau pe estimări pentru activități sau rezultate specifice ale proiectului. Prin utilizarea acestor metode simplificate, beneficiarii pot evita necesitatea de a prezenta justificări individuale ale costurilor, cu condiția să respecte cerințele de eligibilitate și de raportare ale programului de finanțare al UE.

Utilizarea opțiunilor de costuri simplificate (OCS) în cadrul unor programe precum Fondul social european (FSE+), Fondul european de dezvoltare regională (FEDR) și Interreg variază în funcție de orientările și reglementările specifice fiecărui program. În general, SCO-urile sunt încurajate și promovate ca mijloc de simplificare a calculării costurilor și de reducere a sarcinii administrative pentru beneficiari. Cu toate acestea, faptul că utilizarea lor este obligatorie sau nu poate depinde de mai mulți factori.

În unele cazuri, utilizarea OCS poate fi obligatorie pentru anumite activități de proiect sau categorii de costuri în cadrul acestor programe. De exemplu, anumite tipuri specifice de costuri, cum ar fi costurile de personal sau cheltuielile generale, pot avea rate prestabilite sau bareme standard care trebuie aplicate de beneficiari.

Cu toate acestea, este important de reținut că nu toate costurile proiectului pot fi eligibile pentru OTS, iar anumite costuri pot necesita în continuare o documentație detaliată și justificări individuale. În plus, cerințele și orientările specifice legate de OCS pot varia în funcție de diferite regiuni, state membre sau cereri de propuneri specifice în cadrul acestor programe.

To determine the exact rules and requirements regarding SCOs in ESF+, ERDF, or Interreg, it is essential to consult the official guidelines and documentation provided by the relevant managing authorities or programme administrators.