6.5. Stručné závěrečné zprávy
V průběhu projektu musí koordinátor projektu předložit zadavateli několik zpráv o realizaci. Závěrečná zpráva je ta, která se týká posledního vykazovaného období a slouží k uzavření grantu. Obvykle je závěrečná zpráva obsáhlejší a obsahuje podrobný souhrn toho, co se odehrálo během celé realizace projektu.
Kdy začít psát? Kolik času bude potřeba?
Předkládání zpráv na konci projektu může být náročné, s krátkými termíny a množstvím požadavků. Obvykle by závěrečná zpráva měla být předložena 60 dní po datu ukončení projektu. Proto je klíčové tuto činnost řádně naplánovat a vyčlenit si na vypracování zprávy dostatek času. Berte v úvahu, že všichni partneři by měli mít dostatek času na vyplnění svých částí a na přezkoumání celé zprávy před jejím předložením.
Na tento úkol si vyhraďte minimálně 2-3 týdny. Používejte cloudové dokumenty v co největší míře, abyste měli verze zpráv pod kontrolou.
Struktura
Závěrečná zpráva má obvykle 50 stran a je v angličtině, její rozsah se však může lišit v závislosti na typu výzvy a subjektu projektu (jak je “velký” apod.). Některé závěrečné zprávy mají specifické kolonky, do kterých je třeba vyplnit maximální počet přiznaných znaků nebo slov.
Závěrečná zpráva se obvykle skládá ze dvou následujících částí (některé části textu se mohou překrývat se závěrečným hodnocením projektu):
- První část obsahuje kvalitativní informace týkající se práce na projektu. Vyzýváme vás, abyste popsali výsledky, výstupy a také cílovou skupinu, kterou jste během celé akce oslovili.
- Druhá část obsahuje seznam důkazů a příloh, které mají být ke zprávě připojeny.
Zpravidla je požadována také finanční zpráva.
Mějte na paměti, že je to zadavatel, kdo musí poskytnout šablony pro předkládání zpráv (kontrolní seznamy nebo jiné nástroje pro předkládání zpráv), které jsou s dostatečným předstihem distribuovány koordinátorovi, který by je měl předat partnerům. Ty stanoví, jakým způsobem by měly být informace poskytovány. Popisné a finanční výkazy vyžadují různé šablony, ale připravují se současně za stejná vykazovaná období a předkládají se společně.
Obvyklá struktura závěrečných zpráv:
-
- Shrnutí projektu: stručný popis akce, hlavní cíle, klíčové výsledky,
- Výsledky projektu: původní cíle, dosažené cíle, ukazatele, výstupy a výsledky,
- Řízení projektu (kvalita projektového týmu a spolupráce),
- Výzvy a získané zkušenosti,
- Potenciální dopad (včetně socioekonomického dopadu a širších společenských důsledků dosavadního projektu) a hlavní činnosti šíření a využívání výsledků,
- Přílohy.
Všichni projektoví partneři by se měli podílet na vypracování zprávy vyplněním příslušných oddílů; konečnou verzi však musí dárci předložit koordinátor projektu.
Tipy pro předkládání zpráv
Při psaní závěrečné zprávy mějte na paměti následující doporučení:
- Používejte jasný a stručný jazyk.
- Dbejte na to, abyste se řídili poskytnutou šablonou, vyplnili všechny oddíly a připojili všechny přílohy.
- Zjistěte, zda je stanovena maximální délka jednotlivých částí zprávy, a dodržte ji.
- Počítejte s tím, že budete potřebovat čas na to, abyste se o návrh zprávy podělili se všemi projektovými partnery, získali zpětnou vazbu a nakonec napsali konečnou verzi, která bude předložena.
- Ujistěte se, že množství poskytnutých informací je úměrné výši nárokovaných výdajů.
- Zdůrazněte hlavní silné stránky a úspěchy projektu.
- Upozorněte na případné nedostatky projektu – své připomínky vyjádřete stručně, věcně a objektivně.
- Shrňte získané zkušenosti. Nezapomeňte, že tato část by neměla být pro ŘO překvapením (informovat – diskutovat – vyjasnit – vyřešit – předložit zprávu).
Finanční aspekty a jejich vykazování
Finanční zpráva se skládá z finančních výkazů (individuálních a konsolidovaných pro všechny partnery) a vysvětlení použití zdrojů.
Finanční požadavky jsou přímo spojeny s žádostmi o grantovou dohodu. Finanční výkaznictví musí v každém případě sledovat všechny výdaje, ke kterým dojde během trvání projektu. Každý výdaj musí souviset s akcí/výstupem/výsledkem projektu a musí k němu být přiložena oficiální faktura/účtenka/smlouva/prohlášení.