3.6. Piano di valutazione
Un piano di valutazione deve essere sviluppato all'inizio del progetto sulla base delle finalità e degli obiettivi. Deve essere condiviso con tutti i partner e deve contenere le seguenti informazioni: perché viene effettuata la valutazione, il suo scopo, cosa verrà valutato, quali aspetti la vostra organizzazione è interessata a valutare e rispetto a quali obiettivi, quali fonti e indicatori verranno utilizzati, chi utilizzerà i risultati del processo di valutazione e a cosa serviranno.
Per pianificare correttamente la valutazione del vostro progetto, assicuratevi di seguire i seguenti passi:
Obiettivi della valutazione
Definire chiaramente gli obiettivi del piano di valutazione, che devono essere in linea con gli obiettivi generali del progetto. Specificare gli aspetti chiave che saranno valutati, come i risultati del progetto, gli impatti, l'efficienza, l'efficacia e la sostenibilità.
Tenete presente che è impossibile valutare tutto! Le decisioni sui temi o le aree da valutare devono essere distribuite tra i vari gruppi di lavoro. Le seguenti categorie generali:
- i processi del progetto: attività, incontri, comunicazioni
- i piani del progetto in corso: i piani per la diffusione, lo sfruttamento e la sostenibilità
- prodotti: materiali, sito web, piattaforma di apprendimento, corsi di formazione, conferenze.
- la gestione e l'operatività quotidiana del progetto
- l'"elemento transnazionale": Valore aggiunto europeo
È inoltre importante che alcuni risultati siano inclusi nell'elenco. Questi potrebbero includere:
- cambiamenti nel pensiero o nel comportamento dei gruppi target
- risultati ottenuti dai membri del/i gruppo/i target
- impatto del progetto sulle istituzioni o organizzazioni aderenti
- impatto del progetto su altre istituzioni o organizzazioni
- qualsiasi impatto più ampio sui sistemi regionali o nazionali.
In generale, per sviluppare KPI (indicatori chiave di prestazione) precisi e significativi, è utile seguire l'approccio S.M.A.R.T.. Ciò significa che gli indicatori scelti devono essere:
Specifico: essere chiari sugli obiettivi e sulle aspettative è il primo passo per raggiungere l'obiettivo finale. Per questo gli indicatori devono definire chiaramente l'obiettivo e concentrarsi sul "chi" e sul "cosa" dell'intervento, sul "come" e sul "dove" il "chi" fa il "cosa".
Misurabile: oltre a essere specifici negli obiettivi, è necessario essere in grado di quantificare i dati o indicare a che punto si è rispetto all'obiettivo da raggiungere. È quindi importante che gli indicatori scelti abbiano la capacità di essere contati e misurati quantitativamente e qualitativamente.
Raggiungibili: gli indicatori devono essere raggiungibili e realistici. L'indicatore è raggiungibile se l'obiettivo di performance specifica con precisione la quantità o il livello di ciò che deve essere misurato per raggiungere l'obiettivo.
Pertinenza: gli indicatori devono essere pertinenti agli obiettivi che si vogliono raggiungere con il progetto.
Time-bound: gli indicatori devono essere definiti in un arco di tempo preciso. Senza scadenze non è possibile pianificare alcun risultato.
Metodi di raccolta dei dati
Descrivere i metodi e le fonti che verranno utilizzati per raccogliere i dati rilevanti. Ciò può includere sondaggi, interviste, focus group, visite in loco, analisi di documenti o dati provenienti da fonti esistenti. Considerare gli indicatori e le misure specifiche che saranno utilizzate per valutare le prestazioni del progetto.
Tecniche di analisi dei dati
Spiegare le tecniche analitiche che verranno impiegate per analizzare i dati raccolti. Questo può includere approcci sia qualitativi che quantitativi. Per i dati qualitativi, descrivere come verranno identificati e analizzati temi, modelli o tendenze. Per i dati quantitativi, specificare i metodi statistici, come l'analisi di regressione o semplici statistiche descrittive (medie, ...), che saranno utilizzati per analizzare i dati.
Gestione dei dati e garanzia di qualità
Indicare come i dati saranno gestiti, archiviati e protetti durante l'intero processo di valutazione. Discutere le misure che saranno adottate per garantire la qualità dei dati, tra cui la pulizia, la verifica e la convalida dei dati. Illustrare i protocolli che saranno seguiti per mantenere la riservatezza e la privacy dei dati.
Reporting e visualizzazione
Spiegare come verranno riportati e comunicati i risultati della valutazione. Descrivete il formato del rapporto di valutazione, compresi la struttura, il contenuto e le visualizzazioni che verranno utilizzate per presentare i risultati dell'analisi dei dati. Considerate l'uso di grafici, diagrammi e tabelle per trasmettere efficacemente i risultati.
Tempi e frequenza
Specificare la tempistica e la frequenza della raccolta e dell'analisi dei dati. Identificare le tappe fondamentali della valutazione, compresi i rapporti di valutazione intermedi e finali, ed evidenziare gli intervalli di tempo in cui verranno valutati i progressi.
Coinvolgimento delle parti interessate
Discutere come le parti interessate, come i partner del progetto, i beneficiari e le autorità competenti, saranno coinvolte nel processo di analisi dei dati. Indicare eventuali piani di consultazione degli stakeholder, workshop o meccanismi di feedback per raccogliere ulteriori informazioni.
Lezioni apprese e raccomandazioni
Descrivere come i risultati dell'analisi dei dati saranno utilizzati per generare lezioni apprese e raccomandazioni per il miglioramento del progetto. Sottolineare l'importanza di utilizzare i risultati della valutazione per informare il processo decisionale e guidare le azioni future.