6.5. Des rapports finaux concis
Tout au long du projet, le coordinateur du projet doit soumettre plusieurs rapports d’avancement au donateur. Le rapport final est celui qui couvre la dernière période de rapport, afin de clôturer la subvention. En général, le rapport final est plus étoffé et contient un résumé détaillé de ce qui s’est passé tout au long de la mise en œuvre du projet.
Quand commencer à écrire ? Combien de temps faudra-t-il ?
La rédaction d’un rapport à la fin d’un projet peut être intense, avec des délais serrés et de nombreuses exigences. En général, le rapport final doit être soumis 60 jours après la date de fin du projet. C’est pourquoi il est essentiel de planifier correctement cette activité et de prévoir suffisamment de temps pour la rédaction du rapport. Tenez compte du fait que tous les partenaires doivent disposer de suffisamment de temps pour remplir leurs sections et examiner le rapport complet avant qu’il ne soit soumis.
Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour cette tâche. Utilisez autant que possible des documents Cloud pour contrôler les versions du rapport.
Structure
Le rapport final est généralement un document de 50 pages en anglais, mais la longueur peut varier en fonction du type d’appel et de l’entité du projet (sa taille, etc.). Certains rapports finaux comportent des cases spécifiques à remplir avec un nombre maximum de caractères ou de mots admis.
En général, un rapport final se compose des deux parties suivantes (une partie du texte peut se chevaucher avec l’évaluation finale du projet) :
- La première partie comprend des informations qualitatives, relatives au travail effectué dans le cadre du projet. Vous êtes invité à décrire les résultats, les livrables ainsi que le public cible atteint tout au long de votre action.
- La deuxième partie présente la liste des éléments de preuve et des annexes à joindre au rapport.
En général, un rapport financier est également demandé.
N’oubliez pas que c’est le donateur qui doit fournir des modèles de rapport (listes de contrôle ou autres outils de rapport), qui sont distribués bien à l’avance au coordinateur, qui doit les transmettre aux partenaires. Ces modèles précisent la manière dont les informations doivent être fournies. Les rapports narratifs et financiers nécessitent des modèles différents, mais sont préparés en même temps pour les mêmes périodes de rapport et soumis ensemble.
Structure habituelle des rapports finaux:
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- Résumé du projet : brève description de l’action, des principaux objectifs et des principaux résultats,
- Résultats du projet : objectifs initiaux, cibles atteintes, indicateurs, produits et résultats,
- Gestion du projet (qualité de l’équipe de projet et coopération),
- Défis et enseignements tirés,
- Impact potentiel (y compris l’impact socio-économique et les implications sociétales plus larges du projet jusqu’à présent) et les principales activités de diffusion et d’exploitation des résultats,
- Annexes.
Tous les partenaires du projet doivent contribuer à la rédaction du rapport en remplissant les sections pertinentes ; toutefois, c’est le coordinateur du projet qui devra soumettre la version finale au donateur.
Conseils pour l’établissement de rapports
Lors de la rédaction du rapport final, gardez à l’esprit les suggestions suivantes :
- Utilisez un langage clair et concis.
- Veillez à suivre le modèle fourni, à remplir toutes les sections et à inclure toutes les annexes.
- Vérifiez s’il existe une longueur maximale pour les différentes sections du rapport et respectez-la.
- Prenez en considération le fait que vous aurez besoin de temps pour partager le projet de rapport avec tous les partenaires du projet afin de recevoir des commentaires et de rédiger la version finale à soumettre.
- Veillez à ce que la quantité d’informations fournies soit proportionnelle au niveau des dépenses déclarées.
- Mettez en évidence les principaux succès et réalisations du projet.
- Signalez les lacunes du projet – soyez bref, explicatif et objectif.
- Résumez les enseignements tirés. N’oubliez pas que cette partie ne doit pas surprendre l’AG (informer – discuter – clarifier – résoudre – rapporter).
Aspects financiers et manière d’en rendre compte
Le rapport financier comprend les états financiers (individuels et consolidés pour tous les partenaires) et l’explication sur l’utilisation des ressources.
Les exigences financières sont directement liées aux demandes de convention de subvention. Dans tous les cas, le rapport financier doit garder une trace de toutes les dépenses effectuées pendant la durée de vie du projet. Chaque dépense doit être liée à une action, à une réalisation ou à un résultat du projet et doit être accompagnée d’une facture, d’un reçu, d’un contrat ou d’une déclaration officiels.