6.6. Auditorías
Una vez finalizado el proyecto, es sumamente importante conservar los registros y demás documentación justificativa durante al menos 5 años después de su cierre para poder demostrar la correcta ejecución del proyecto y los costes reclamados en caso de auditoría.
¿Qué es una auditoría?
La auditoría es un control administrativo (en forma de verificaciones documentales y/o sobre el terreno) que se lleva a cabo en proyectos que reciben financiación de la Unión Europea. Los principales objetivos de una auditoría son:
- Comprobar la legalidad y regularidad de los gastos del proyecto, es decir, el cumplimiento de las leyes y reglamentos y de las normas y criterios contractuales aplicables,
- verificar si los fondos del proyecto se han utilizado de forma eficaz y económica, es decir, de acuerdo con una buena gestión financiera,
- garantizar la correcta ejecución del proyecto.
Tipos de auditorías
Auditoría externa (auditoría de primer nivel)
En algunos casos, puede exigirse a un proyecto que sus estados financieros sean auditados por un auditor externo. Este suele ser el caso de los proyectos de mayor envergadura, o cuando el proyecto lo ejecuta un consorcio de socios y entraña un alto nivel de complejidad financiera.
Una auditoría externa proporciona una verificación independiente de los estados financieros del proyecto y puede dar garantías tanto a la Autoridad de Gestión como a los ejecutores del proyecto de que la gestión financiera del mismo es sólida.
Sin embargo, no siempre es necesaria una auditoría externa. La necesidad de una auditoría externa vendrá determinada por las normas del fondo específico, el tamaño y la complejidad del proyecto y los requisitos de la Autoridad de Gestión.
En cualquier caso, se requiera o no una auditoría externa, todos los proyectos deben asegurarse de que cuentan con controles internos y sistemas de gestión financiera sólidos para garantizar el uso adecuado de los fondos de la UE. También es importante mantener registros precisos y completos de todas las actividades y gastos del proyecto, ya que serán necesarios en caso de auditoría.
Autoridad de gestión
Estas auditorías contribuyen a garantizar que los fondos se utilicen adecuadamente, de acuerdo con las normas nacionales y de la UE, y alcancen los resultados previstos. He aquí el proceso general y el conjunto de principios que rigen estas auditorías:
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- Selección de proyectos para auditoría: Las Autoridades de Gestión suelen utilizar un enfoque basado en el riesgo para seleccionar los proyectos que serán auditados. Pueden tener en cuenta diversos factores, como el tamaño del proyecto, su complejidad, los resultados de auditorías anteriores y el historial del beneficiario en la gestión de fondos de la UE.
- Procedimientos de auditoría: La auditoría suele incluir una revisión de la documentación del proyecto, los registros financieros y la verificación física de los resultados del proyecto (cuando proceda). Se trata de comprobar el cumplimiento por parte del proyecto de los procedimientos de solicitud, las normas de contratación, la subvencionabilidad de los gastos y la consecución de los objetivos del proyecto.
- Resultados de la auditoría y seguimiento: Tras la auditoría, la Autoridad de Gestión emitirá un informe de auditoría en el que se detallarán las irregularidades o los problemas de incumplimiento detectados y se recomendarán medidas correctoras. Dependiendo de la gravedad de los hallazgos, esto podría dar lugar a correcciones financieras (es decir, el reembolso de los fondos) o cambios en la ejecución del proyecto.
El objetivo de estas auditorías no es sólo garantizar el cumplimiento financiero, sino también mejorar la calidad de la ejecución, aumentar el impacto de los proyectos y contribuir a la simplificación y reducción de la carga administrativa.
Aunque las auditorías son críticas, también pueden considerarse una oportunidad de aprendizaje y mejora. La información obtenida en el proceso de auditoría puede ayudar a los gestores de proyectos a detectar posibles deficiencias en sus sistemas de gestión y control de proyectos y a adoptar medidas correctoras para mejorar su rendimiento.
Los procedimientos específicos de auditoría pueden variar entre países y programas debido a las diferencias en las normas nacionales y las estructuras administrativas.
Comisión Europea
Aunque la responsabilidad principal de la gestión y el control de los fondos de la UE, incluida la realización de auditorías a nivel de proyecto, recae en los Estados miembros, la Comisión Europea (CE) también está facultada para llevar a cabo sus propias auditorías. Estas auditorías de la CE suelen tener por objeto comprobar la eficacia de los sistemas de gestión y control implantados por los Estados miembros, pero también pueden incluir auditorías de proyectos concretos.
Las auditorías de proyectos de la CE suelen ser la excepción más que la regla. Suelen llevarse a cabo cuando hay serias dudas sobre los sistemas de gestión y control de un Estado miembro, o cuando hay preocupaciones específicas sobre un proyecto concreto. En la mayoría de los casos, la CE confía en las auditorías llevadas a cabo por las Autoridades de Gestión de cada Estado miembro, y el papel de la CE consiste más bien en verificar que estas auditorías se llevan a cabo correctamente y que los Estados miembros cumplen con sus responsabilidades.
Tenga en cuenta que, en caso de incumplimiento, los costes se considerarán no subvencionables y serán rechazados, y se le impondrán sanciones administrativas y económicas.
Aportación de pruebas
Cuando se someta a una auditoría, se le pedirá que aporte pruebas de los gastos declarados. Recuerde que se necesitan documentos originales (o copias digitales autorizadas). La Comisión/agencia aceptará cualquier documento considerado original de conformidad con la legislación nacional. Si faltan, se rechazará el gasto que amparan.
Tenga en cuenta que, para ser considerados subvencionables, los costes deben ser:
- realmente incurridos (no estimados, presupuestados o imputados),
- en que haya incurrido el beneficiario,
- en los que se incurra durante la duración del proyecto y que se utilicen con el único fin del mismo.