5.6. Coopération efficace avec l’autorité de gestion
Communication
Une communication constante avec l’autorité de gestion est essentielle pour la réalisation d’un projet réussi. Une bonne pratique, en ce sens, consiste à informer périodiquement l’autorité de gestion de l’état d’avancement du projet et à lui faire part de ses doutes ou simplement à lui demander confirmation de l’exactitude d’une procédure.
En général, les bons résultats des projets et la bonne coopération entre les bénéficiaires et l’autorité de gestion profitent à l’ensemble du programme, y compris en termes de visibilité. Dans cette optique, ce sont les autorités de gestion elles-mêmes qui demandent des mises à jour constantes de la part des bénéficiaires et qui offrent des possibilités d’améliorer les projets par le biais d’initiatives spécifiques.
Dans la mesure du possible, des canaux de communication formels (électroniques/plateformes) et informels doivent être ouverts pour la communication tout au long du projet et de bonnes relations doivent être établies dès le début de la mise en œuvre du projet.
L’approche simple généralement recommandée pour la communication avec les AG (afin d’éviter les malentendus et les erreurs de communication entraînant des retards dans les projets) est la suivante:
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- Informer – faire savoir à l’AG quel est votre problème ou votre question. Soyez bref et concis, proposez des solutions. La plupart du temps, elle aura besoin d’un peu de temps pour réfléchir avant de répondre.
- Discuter – vous pouvez recevoir une réponse ou discuter directement des points. Veillez à noter tous les points de discussion. Nous vous suggérons d’entamer le dialogue même si la réponse semble complète.
- Clarifier – revenez, confirmez les points discutés, demandez des éclaircissements. N’essayez pas de deviner !
- Résoudre – efforcez-vous de résoudre le problème. Passez en revue les points de la discussion.
- Rapport – présentez à l’AG, un rapport concis et bref.
Soyez proactif et, si nécessaire, communiquez vos doutes avant d’entamer la clôture du projet. Nous sommes conscients que les exigences sont complexes et qu’elles s’appuient sur de nombreuses informations dont vous devez prendre connaissance. Les AG sont généralement des bureaux de l’administration publique. Soyez prêt à respecter leurs horaires de bureau et leur charge de travail. Planifiez à l’avance, soyez patient et restez concentré.
Plaintes et recours efficaces
Le contrat entre l’autorité de gestion et le bénéficiaire couvre également les cas de litiges entre les parties. Le contrat encourage l’utilisation de procédures de médiation avant d’entamer un litige entre les deux parties. En cas de litige, la juridiction compétente est celle de l’État dans lequel l’autorité de gestion est située.
Si le bénéficiaire souhaite déposer une plainte concernant les actions d’une autorité de gestion, il peut s’adresser au Médiateur européen, un organisme indépendant chargé de promouvoir la bonne administration au niveau de l’UE.
Le Médiateur examine les plaintes relatives à des cas de mauvaise administration de la part des institutions et organes de l’UE et s’attaque de manière proactive à des problèmes systémiques plus larges.
Dans le cadre de la gestion des fonds européens, le rôle du Médiateur n’est pas de réévaluer une proposition de projet ou un appel d’offres, ni de jouer un rôle de médiateur dans les litiges contractuels. Le Médiateur vise à s’assurer que les institutions, organes et agences de l’UE gèrent les programmes de financement et les appels d’offres de manière appropriée.