3.6. Arviointisuunnitelma
Arviointisuunnitelma olisi laadittava hankkeen alussa tavoitteiden ja päämäärien perusteella. Se on jaettava kaikkien kumppaneiden kanssa, ja siinä on oltava seuraavat tiedot: miksi arviointi toteutetaan, sen tarkoitus, mitä arvioidaan, mitä seikkoja organisaationne on kiinnostunut arvioimaan ja mihin tavoitteisiin nähden, mitä lähteitä ja indikaattoreita käytetään, kuka käyttää arviointiprosessin tuloksia ja mihin niitä käytetään.
Jotta voit suunnitella projektin arvioinnin asianmukaisesti, noudata seuraavia vaiheita:
Arvioinnin tavoitteet
Määrittele selkeästi arviointisuunnitelman tavoitteet, joiden on oltava linjassa hankkeen yleisten tavoitteiden kanssa. Määrittele arvioitavat keskeiset näkökohdat, kuten hankkeen tulokset, vaikutukset, tehokkuus, vaikuttavuus ja kestävyys.
Keep in mind that it is impossible to evaluate everything! Decisions about the themes or areas which are to be evaluated should be spread across the following broad categories:
- hankkeen prosessit: toiminta, kokoukset, viestintä.
- käynnissä olevat hankesuunnitelmat: levittämistä, hyödyntämistä ja kestävyyttä koskevat suunnitelmat.
- tuotteiden tuotokset: materiaalit, verkkosivusto, oppimisalusta, koulutukset, konferenssit.
- hankkeen hallinnointi ja päivittäinen toiminta
- "kansainvälinen tekijä": Eurooppalainen lisäarvo
On myös tärkeää, että luetteloon sisällytetään joitakin tuloksia. Näitä voivat olla esimerkiksi:
- muutokset kohderyhmän (kohderyhmien) ajattelussa tai käyttäytymisessä.
- kohderyhmän (kohderyhmien) jäsenten saavutukset
- hankkeen vaikutus jäsenlaitoksiin tai -organisaatioihin
- hankkeen vaikutus muihin laitoksiin tai organisaatioihin
- laajemmat vaikutukset alueellisiin tai kansallisiin järjestelmiin.
Tarkkojen ja mielekkäiden suorituskykyindikaattoreiden (KPI) kehittämiseksi on yleensä hyödyllistä noudattaa S.M.A.R.T.-lähestymistapaa. Tämä tarkoittaa, että valittujen indikaattoreiden tulisi olla:
Konkreettisuus: tavoitteiden ja odotusten selventäminen on ensimmäinen askel kohti lopullista tavoitetta. Tämän vuoksi indikaattoreissa olisi määriteltävä selkeästi tavoite ja keskityttävä siihen, kuka ja mitä toimenpiteessä tehdään, miten ja missä kuka tekee mitä.
Mitattavissa: Tavoitteiden täsmällisyyden lisäksi sinun on pystyttävä määrittelemään tiedot tai osoittamaan, missä vaiheessa olet suhteessa saavutettavaan tavoitteeseen. Siksi on tärkeää, että valitsemasi indikaattorit voidaan laskea ja mitata määrällisesti ja laadullisesti.
Saavutettavissa: indikaattoreiden on oltava saavutettavissa ja realistisia. Indikaattori on saavutettavissa, jos tulostavoitteessa määritellään tarkasti sen määrä tai taso, jota on mitattava tavoitteen saavuttamiseksi.
Relevantti: indikaattoreiden on oltava relevantteja niiden tavoitteiden kannalta, jotka haluat saavuttaa hankkeellasi.
Aikaan sidottu: indikaattorit on määriteltävä täsmällisessä aikataulussa. Ilman määräaikoja ei voida suunnitella tuloksia.
Tiedonkeruumenetelmät
Kuvaile menetelmät ja lähteet, joita käytetään asiaankuuluvien tietojen keräämiseen. Näitä voivat olla kyselytutkimukset, haastattelut, kohderyhmät, vierailut paikan päällä, asiakirja-analyysi tai olemassa olevista lähteistä saadut tiedot. Harkitse erityisiä indikaattoreita ja toimenpiteitä, joita käytetään hankkeen tuloksellisuuden arvioinnissa.
Tietojen analysointitekniikat
Selitä kerättyjen tietojen analysoinnissa käytettävät analyysimenetelmät. Tämä voi sisältää sekä laadullisia että määrällisiä lähestymistapoja. Kvalitatiivisen aineiston osalta kuvailkaa, miten teemat, mallit tai suuntaukset tunnistetaan ja analysoidaan. Määrällisen aineiston osalta määrittele tilastolliset menetelmät, kuten regressioanalyysi tai yksinkertaiset kuvailevat tilastot (keskiarvot, ...), joita käytetään aineiston analysoinnissa.
Tiedonhallinta ja laadunvarmistus
Selvitä, miten tietoja hallinnoidaan, tallennetaan ja suojataan koko arviointiprosessin ajan. Käsittele toimenpiteitä, joilla varmistetaan tietojen laatu, mukaan lukien tietojen puhdistus, todentaminen ja validointi. Hahmottele mahdolliset menettelyt, joita noudatetaan tietojen luottamuksellisuuden ja yksityisyyden säilyttämiseksi.
Raportointi ja visualisointi
Selitä, miten arvioinnin tulokset raportoidaan ja miten niistä tiedotetaan. Kuvaile arviointiraportin muoto, mukaan lukien rakenne, sisältö ja visualisoinnit, joita käytetään tietojen analysoinnin tulosten esittämiseen. Harkitse kaavioiden, kuvioiden ja taulukoiden käyttöä tulosten tehokkaaseen esittämiseen.
Ajoitus ja taajuus
Määrittele tietojen keruun ja analysoinnin aikataulu ja tiheys. Määrittele tärkeimmät arvioinnin välitavoitteet, mukaan lukien väli- ja loppuarviointiraportit, ja korosta, millä väliajoin edistymistä arvioidaan.
Sidosryhmien osallistuminen
Keskustele siitä, miten sidosryhmät, kuten hankekumppanit, edunsaajat ja asianomaiset viranomaiset, otetaan mukaan tietojen analysointiprosessiin. Käsittele mahdolliset suunnitelmat sidosryhmien kuulemisista, työpajoista tai palautemekanismeista lisätietojen keräämiseksi.
Saadut kokemukset ja suositukset
Kuvaile, miten tietojen analysoinnin tuloksia käytetään saatujen kokemusten ja hankkeen parantamista koskevien suositusten laatimiseen. Korostakaa, että arviointituloksia on tärkeää käyttää päätöksenteon pohjana ja tulevien toimien ohjaamisessa.