3.4. Ehdotuksen laatiminen
Tarve
Tässä luvussa tarkastellaan tarvetta ehdotusten laatimisen näkökulmasta. Sinun tulisi myös tarkistaa Luku 1 kohderyhmäsi tarpeita koskevaa laajempaa ajattelua.
Määrittele tarve
Jotta tarve voidaan ilmaista parhaiten, se on tarpeen suhteuttaa kontekstiin tekemällä tilannekatsaus. Kentän toimijoiden on ilmaistava tämä tarve, ja sen on vastattava johonkin aukkoon. Siksi on tarpeen selvittää, mitkä ovat ongelmaan liittyvät keskeiset toimijat, jotta voidaan ymmärtää ja muotoilla heidän tarpeensa kokonaisuutena: sen kiireellisyys, haasteet, esteet, sidosryhmät, keskeiset kysymykset jne. On kiinnitettävä huomiota siihen, että jotkin tarpeet ovat piilossa ja niitä on vaikeampi tunnistaa suoraan. Yksilöiden tuen tarpeet voivat olla monimutkaisia ja moninaisia.
On tärkeää olla selkeä ja täsmällinen seuraavista asioista tarpeet joita olette esittämässä:
- Tarve: Mikä on asia, jota puolustat/tuket? Millä alalla haluat toimia?
- Kohderyhmä: Kuka vastaa tähän tarpeeseen? Keitä ovat ne ihmiset, joita asia koskee?
- Konteksti: Selittäkää, missä yhteydessä tämä tarve syntyy: historiallinen, sosiaalipoliittinen, demografinen jne. asiayhteys.
- Maantieteellinen soveltamisala: Millä maantieteellisellä alueella tämä tarve on ilmeisin?
- Puute: Mitä sellaista puuttuu tällä hetkellä, jonka korjaamiseen tarvitaan tavoitteita?
- Sidosryhmät: Mitkä muut toimijat voivat olla mukana? Miten ne vaikuttavat?
Todisteet tarpeesta
On tärkeää osoittaa konkreettisten todisteiden avulla, miksi hankettasi tarvitaan. Tarpeen objektiiviseksi osoittamiseksi on kaksi pääasiallista tapaa: aihetta käsittelevät kirjalliset lähteet sekä laadulliset ja määrälliset tiedot. Luotettavat ja tunnustetut lähteet ja/tai tiedot ovat avainasemassa, kun haluat tukea ehdotustasi ja osoittaa, missä ja mikä on aukko, jonka täyttämiseen ehdotuksesi tähtää.
Kirjallisuuslähteiden osalta kyse on siitä, että etsitään asiaankuuluvia tutkimuksia, jotka tukevat aiemmin määrittelemääsi ja ilmaisemaa tarvetta. Kirjallisuutta löytyy maakohtaisista strategia-asiakirjoista ja asiaankuuluvista kehityspoliittisista asiakirjoista, joita ovat laatineet EU:n toimielimet (Euroopan komissio, Euroopan parlamentti, EU:n neuvosto) ja niiden tutkimuskeskukset, EU:n virastot (esim. Eurofound, EU-OSHA jne.), Yhdistyneet Kansakunnat ja sen erityisjärjestöt, OECD jne. Yhteyksien luominen alasi yliopistoihin, tutkijoihin ja tutkijoihin voi myös auttaa sinua löytämään oikeita tutkimuksia ja objektiivistamaan tarpeitasi.
Lisäksi voit tutustua aiheesta jo toteutettuihin hankkeisiin, jotta ymmärrät, mikä on epäonnistunut, missä tarvitaan toimia tai miten jo toteutettuja toimia voidaan täydentää tai täyttää puutteet.
Täydentävästi voit myös tehdä kenttätutkimuksia tarpeesi määrittelemiseksi. Suoritettavan tutkimuksen tyyppi on moninainen ja moninainen, ja sinun on määriteltävä, mikä on organisaatiosi kannalta olennaisinta. Tutkijat voivat myös auttaa teitä tässä suhteessa, määritellä millaista tietoa haluatte, laatia tutkimuksenne metodologisen kehyksen tai mahdollisesti myös tehdä kyselytutkimus omaa tutkimustaan varten:
- Laadullista sisältöä varten voit tehdä haastatteluja (yksilö- tai ryhmähaastatteluja) ja kerätä suositteluja.
- Kvantitatiivisen sisällön osalta on tarkoituksenmukaista tehdä kyselytutkimuksia tai mielipidekyselyjä, jotta voidaan tavoittaa suurempi määrä ihmisiä ja määrittää tarve määrällisesti.
Ole tietoinen otoksesi edustavuuteen liittyvistä ennakkoluuloista ja ilmaise nämä ennakkoluulot, kun esineellistät tarpeesi.
Asiantuntemuksen osoittaminen
Seuraavaksi sinun on osoitettava, että organisaatiosi soveltuu parhaiten vastaamaan tähän tarpeeseen ja että sitä pyydetään tekemään niin. Tämä voidaan tehdä keräämällä laadullista näyttöä: sitoutuminen yhteisöönne, tukikirjeet, saavutukset, yhteistyökumppanienne käyttö. Sinun olisi myös tuotava esiin vastaavia hankkeita, joita olet toteuttanut aiemmin ja jotka ovat antaneet sinulle kokemusta tämän tarpeen tyydyttämiseksi. Nämä tiedot olisi löydettävä toimintakertomuksistanne tai yhteistyökumppaneidenne kertomuksista, mutta myös muista julkaisuistanne, jotka voivat osoittaa asiantuntemuksenne ja/tai kiinnostuksenne.Asiantuntemuksenne perustuu ensinnäkin henkilöstöönne tai yhteistyökumppaneihinne, joilla voi olla tarpeeseen vastaamiseen ja hanke-ehdotuksenne toteuttamiseen tarvittavat tiedot, taidot ja kokemus.
Tarve -> kysyntä -> ratkaisu
Kun tarve ja kysyntä on osoitettu, on aika selittää, miten vastaat tähän tarpeeseen ja miksi organisaatiosi on siihen parhaiten soveltuva.
Tämä tarkoittaa, että hanke selitetään vaihe vaiheelta määrittelemällä ja selittämällä yleiset ja erityiset tavoitteet, saavutukset ja niihin liittyvät toimet sekä kunkin toimintaryhmän (tai työpaketin) käyttöön otetut resurssit ja kustannukset.
Tässä yhteydessä sinun olisi selitettävä, miten suunnitelmasi vastaa määrittelemääsi tarpeeseen. On tärkeää esittää näyttöä siitä, miten ehdotuksesi on hyödyllinen, miten se vastaa ensisijaiseen tavoitteeseen ja miten se eroaa jo toteutetuista hankkeista.
Hankkeen kuvaus: esitä hankkeesi tarjoamat ratkaisut.
Looginen kehys
Hanke-ehdotuksen selkeällä ja johdonmukaisella kuvauksella olisi pyrittävä osoittamaan, miten hankkeen ratkaisut edistävät aiemmin määritellyn tarpeen täyttämistä.
Looginen viitekehys (tai logframe) on työkalu, joka auttaa sinua muotoilemaan hanke-ehdotuksesi johdonmukaisesti. määrittelemällä:
- the project’s objectives and their hierarchy,
- hankkeen saavutusten seuranta ja arviointi; ja,
- keskeiset ulkoiset tekijät, jotka voivat vaikuttaa hankkeesi onnistumiseen.
Tämä looginen kehysmatriisi tarjoaa myös perustan resurssitarpeiden ja toimien kustannusten tai budjetin määrittämiselle. Kun tämä matriisi on valmis, sen pitäisi tarjota yhteenveto hankesuunnitelmasta.
Menetelmää koskevia yksityiskohtia, jotka menevät täten annettua johdantoa pidemmälle, saatte lisää metodologisia yksityiskohtia osoitteessa Avun toimitusmenetelmät - Hankesyklin hallinnointia koskevat suuntaviivat.
Selitä "Mitä"
Yksi yleisimmistä virheistä on se, että hanketta ei kuvata täydellisesti. Kun kuvailet hanke-ehdotustasi, sinun on oletettava, että arvioija ei tiedä mitään organisaatiostasi, kansallisesta tai alueellisesta ympäristöstäsi, toiminnastasi jne.
Tässä on "mitä ja miksi" -menetelmää, jota voit noudattaa:
- Mitä aiot tehdä? Miksi?
- Miten tämä toiminta liittyy nimenomaan hankkeeseen?
- Onko se pilotti vai seuraako se pilottihankkeesta? Tue selitystäsi.
- Miten se liittyy tunnistettuun tarpeeseen tai aukkoon?
- Miten kysymykset on muotoiltu? - Pitääkö kysymyksen liittyä strategiseen sopivuuteen vai rahoittajan tavoitteisiin?
- Miten se jakautuu työn osa-alueisiin? Kohderyhmän/aikataulun/ rahoittajan tavoitteen/ toimintatyypin mukaan?
- Kuka toimittaa työn:
- Johtava organisaatio (kuvaus organisaatiosta, organisaation saavutukset, miksi kyseinen organisaatio on paras toteuttamaan tämän hankkeen)?
- Onko toimituskumppaneita? Miten ne sopivat yhteen?
- Urakoitsijat/ tarjotut palvelut?
- Strategiset kumppanit (hankkeen valvonta)?
- Organisaatiokaavio (kaavio tai kaavio, josta käy ilmi, miten organisaatiot liittyvät toisiinsa)?
- Miten yleisösi/ edunsaajasi sopii kuvaan? Kenen kanssa he ovat vuorovaikutuksessa?
Constructing a project objective using S.M.A.R.T.
Writing a project objective correctly using the S.M.A.R.T. criteria involves creating objectives that are Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound. Here’s a guide to help you craft an effective S.M.A.R.T. objective:
Erityinen
Define the Objective Clearly: The objective should be clear and specific to ensure everyone understands what is expected. It should answer the W questions: What needs to be accomplished? Who will be involved? Where will it take place?
Measurable
Quantify the Objective: Include measurable elements to track progress and know when the objective is achieved. Define the indicators of success – these could be numerical targets or specific milestones.
Achievable
Ensure Feasibility: The objective should be realistic and attainable within the scope of your resources and constraints. It should stretch your abilities but remain possible.
Asiaankuuluva
Align with ESF+ Goals: Make sure your objective is relevant to the aims of the ESF+, such as promoting social inclusion, improving education and training, or enhancing employment opportunities.
Time-bound
Set a Deadline: Your objective should have a clear timeline specifying when the result(s) can be achieved. This helps to create a sense of urgency and prompts action.
Tavoitteet, tuotokset, tulokset
Tavoitteiden saavuttaminen
Euroopan rahastoilla on useita keskeisiä asiakirjoja, joissa määritellään painopisteet ja odotetut tulokset. Varmista, että hankkeesi täyttää eritelmien vaatimukset. Hankkeellesi ei nimittäin myönnetä rahoitusta, jos se ei täytä ehdotuspyynnössä pyydettyjä tavoitteita. Rahoille saatavan vastineen varmistamiseksi sinun on ymmärrettävä, miten näitä tavoitteita arvioidaan.
Tuotokset ja tulokset
Perustasojen määrittäminen hankkeen kokonaiskehityksen arvioimiseksi. etu:
- määritä perustasosi,
- tunnistaa, missä olet nyt,
- your own or published statistics / diagrams / reports,
- first survey or interview of users/beneficiaries.
Miltä menestys näyttää?
Kun tuotoksista ja tuloksista päättäminen hanketta varten:
- Jotkin rahoittajat pitävät tuotoksia parempina kuin tuloksia ja päinvastoin (esim. taloudelliset vs. sosiaaliset).
- Ole realistinen sen suhteen, mitä organisaatiosi voi tehdä.
- Lupaa enemmän kuin lupaat ja toimitat enemmän kuin toimitat (sekä määrällisesti että ajallisesti).
- Tasapaino ja hinta-laatusuhde.
- Tunnistetaan kaikki oletukset ja riskit, jotka voivat haitata toteutusta.
- Pohdi tulosten mittaamisen käytännön näkökohtia.
- Varmista, että ymmärrät tuotoksen määritelmän.
Kerro, miten mitataan hankkeen onnistumista - välineet tuotosten mittaamiseen:
- collation of records – Events Schedules – Diaries/Calendars – Attendance/Engagement – Production Figures – Activity Levels,
- rakentaa aikaa valvoa,
- tunnistaa paras lähde,
- johdonmukaisuus,
- asianmukaisin väliajoin.
Kestävyys ja irtautumisstrategia
Sustainability is the ability of a project’s results to be maintained after the grant funding ends. You should be able to explain how you will ensure this sustainability within the project and offer concrete examples, such as:
- dissemination of results – plan a strategy for this,
- transferability of results to others – describe how
- continuation of activities – develop an implementation plan.
Kenelle (edunsaajat)
Hankkeesi kohderyhmä hyötyy suunnitelluista toimista. Tämän ryhmän on oltava määriteltävissä ja mitattavissa.
Sen jälkeen on arvioitava, mitä suoria ja epäsuoria hyötyjä tämä kohderyhmä saa. On tärkeää varmistaa, että kohderyhmät/asiakasryhmät hyötyvät hankkeen kaikista näkökohdista tai että ne on eriytetty.
Kenen kanssa?
On tarpeen määritellä selkeästi, kuka vastaa mistäkin tehtävistä. Kun jaat henkilöstöä, tee selväksi, kuka työskentelee kenenkin kanssa. Käytätkö henkilöstön aikaa vastinrahana? Palkattua henkilöstöä vai vapaaehtoisia?
Hankkeen parissa työskentelevät henkilöt kuuluvat kolmeen ryhmään:
- Hankkeen johtoryhmä: henkilöt, jotka johtavat hanketta ja varmistavat, että yleiset tavoitteet saavutetaan.
- Hankkeen täytäntöönpanoryhmä: ryhmä, joka vastaa päätösten täytäntöönpanosta. Ryhmä toteuttaa hankkeen (rekrytointi, hankinnat jne.) ja päättää hankkeen (loppuvaatimukset, selvitys, perintö, arviointi).
- Hankekumppanit: organisaatiot, jotka ovat mukana hankkeen toteuttamisessa. On tärkeää määritellä nämä kumppanit jo varhaisessa vaiheessa, jotta niiden osallistuminen on mahdollisimman tehokasta hankkeen alusta alkaen. Näin voit myös saada heidän mielipiteensä ja neuvonsa koko hankkeen ajan.
Missä
Hankkeen sijainti on määriteltävä hanketoiminnan ja hankkeen edunsaajien sijainnin mukaan. On tärkeää olla selvillä tästä sijainnista ja sen etäisyydestä. Älä epäröi liittää karttoja hakemukseesi, jos se on tarpeen.
Milloin (aikajana)
Koko projektin keston osalta on huolehdittava siitä, että alku- ja loppupäivät määritellään mahdollisimman realistisesti. Varmista, että varaat riittävästi aikaa projektin loppuunsaattamiseen.
Kaikilla hankkeen toimilla on oltava alku- ja loppupäivät. Määritä, tapahtuvatko eri projektitoiminnot samanaikaisesti vai ovatko ne riippuvaisia toisistaan.
Hankkeen lisäarvo
Jotta hankkeen hyödyllisyys voidaan parhaiten osoittaa, sinun on yksilöitävä samaa tai samankaltaista toimintaa tarjoavia organisaatioita ja selitettävä, miten ehdotettu hanke tuo lisäarvoa tai on mullistava. Selitä selkeästi, miten hankkeesi ei ole päällekkäinen tai syrjäytä olemassa olevaa toimintaa. Korostakaa lopuksi syitä siihen, miksi työskentelette tietyllä tavalla ja tiettyjen kumppaneiden kanssa.