8.3. Documentos típicos de execução do projeto
No decurso da execução de um projeto financiado pela UE, é necessário preparar e apresentar vários documentos essenciais, que incluem normalmente os seguintes
Acordo de subvenção
Depois de um projeto ter sido aprovado para financiamento, a convenção de subvenção é assinada entre a UE (representada pela autoridade de gestão) e o parceiro principal do projeto. Trata-se de um documento juridicamente vinculativo que define os termos e as condições do financiamento, as funções e as responsabilidades de cada parte, os objectivos, as actividades e o orçamento do projeto, bem como outros pormenores importantes. Deve ser assinado por ambas as partes antes do início do projeto.
Relatórios periódicos de progresso
Ao longo da execução do projeto, são normalmente exigidos relatórios periódicos de progresso. Estes relatórios fornecem uma visão global dos progressos do projeto em relação aos seus objectivos, as actividades que foram realizadas, os problemas encontrados e as soluções propostas. Incluem também um relatório financeiro que descreve as despesas efectuadas durante o período de referência.
Folhas de ponto
As folhas de tempos são frequentemente utilizadas para controlar o tempo gasto por cada membro da equipa nas actividades do projeto. Estas são cruciais para os projectos em que os custos de pessoal se baseiam no tempo real gasto no projeto.
Relatórios financeiros
Para além da secção financeira dos relatórios intercalares, podem ser exigidos relatórios financeiros mais detalhados, dependendo dos termos do acordo de subvenção. Estes relatórios apresentam uma discriminação pormenorizada das despesas do projeto.
Prova de despesas
Isto inclui facturas, recibos, contratos e outros documentos que comprovem as despesas efectuadas durante o projeto.
Prestações e resultados
Ao longo do projeto, terá de produzir e apresentar os produtos e resultados especificados no seu acordo de subvenção. Estes podem incluir relatórios de investigação, materiais de formação, agendas de eventos, listas de participantes, fotografias e quaisquer outros resultados tangíveis das actividades do seu projeto.
Relatórios de acompanhamento e avaliação
Em função da dimensão e do âmbito do projeto, poderá ser necessário realizar actividades formais de acompanhamento e avaliação e elaborar os respectivos relatórios. Estes fornecem uma avaliação estruturada dos progressos e do impacto do projeto.
Relatório final
No final do projeto, é normalmente exigido um relatório final. Este relatório apresenta uma visão global das actividades, dos resultados e do impacto do projeto, bem como um relatório financeiro final.
Documentos de auditoria
Dependendo dos termos do acordo de subvenção, pode ser necessária uma auditoria externa no final do projeto. Esta auditoria implica que um auditor independente analise os registos financeiros do projeto para verificar se o financiamento foi utilizado corretamente. O auditor elabora um relatório de auditoria formal que deve ser apresentado à autoridade de gestão.