3.6. Plano de avaliação
No início do projeto, deve ser elaborado um plano de avaliação com base nas metas e objectivos. Deve ser partilhado com todos os parceiros e conter as seguintes informações: por que razão a avaliação está a ser realizada, a sua finalidade, o que será avaliado, que aspectos a sua organização está interessada em avaliar e em relação a que objectivos, que fontes e indicadores serão utilizados, quem utilizará os resultados do processo de avaliação e para que serão utilizados.
Para planear corretamente a avaliação do seu projeto, certifique-se de que segue os passos seguintes:
Objectivos da avaliação
Definir claramente os objectivos do plano de avaliação, que devem estar alinhados com os objectivos gerais do projeto. Especificar os principais aspectos que serão avaliados, tais como os resultados do projeto, os impactos, a eficiência, a eficácia e a sustentabilidade.
Não se esqueça de que é impossível avaliar tudo! As decisões sobre os temas ou domínios a avaliar devem ser repartidas por toda a as seguintes categorias gerais:
- os processos do projeto: actividades, reuniões, comunicações
- os planos do projeto em curso: os planos de divulgação, exploração e sustentabilidade
- os resultados dos produtos: materiais, sítio Web, plataforma de aprendizagem, formações, conferências
- a gestão e o funcionamento quotidiano do projeto
- o "elemento transnacional": O valor acrescentado europeu
É igualmente importante que alguns resultados sejam incluídos na lista. Estes podem incluir:
- mudanças no pensamento ou no comportamento do(s) grupo(s) alvo
- realizações dos membros do(s) grupo(s)-alvo
- impacto do projeto nas instituições ou organizações membros
- impacto do projeto noutras instituições ou organizações
- qualquer impacto mais alargado nos sistemas regionais ou nacionais.
Em geral, para desenvolver KPIs (indicadores-chave de desempenho) precisos e significativos, é útil seguir a abordagem S.M.A.R.T.. Isto significa que os indicadores escolhidos devem ser:
Específicos: ser claro quanto aos objectivos e expectativas é o primeiro passo para alcançar o objetivo final. É por isso que os indicadores devem definir claramente o objetivo e centrar-se no "quem" e no "quê" da intervenção, no "como" e no "onde" o "quem" está a fazer o "quê".
Mensurável: para além de ser específico nos objectivos, é necessário ser capaz de quantificar os dados ou indicar em que ponto se encontra em relação ao objetivo a alcançar. Por conseguinte, é importante que os indicadores escolhidos tenham a capacidade de ser contados e medidos quantitativa e qualitativamente.
Realizável: os indicadores devem ser realizáveis e realistas. O indicador é realizável se o objetivo de desempenho especificar com precisão a quantidade ou o nível do que deve ser medido para atingir o seu objetivo.
Relevantes: os indicadores devem ser relevantes para os objectivos que pretende alcançar com o seu projeto.
Com prazo: os indicadores devem ser definidos num período de tempo preciso. Sem prazos, nenhum resultado pode ser planeado.
Métodos de recolha de dados
Descrever os métodos e fontes que serão utilizados para recolher dados relevantes. Isto pode incluir inquéritos, entrevistas, grupos de discussão, visitas ao local, análise de documentos ou dados de fontes existentes. Considerar os indicadores e medidas específicos que serão utilizados para avaliar o desempenho do projeto.
Técnicas de análise de dados
Explicar as técnicas analíticas que serão utilizadas para analisar os dados recolhidos. Isto pode incluir abordagens qualitativas e quantitativas. No caso dos dados qualitativos, descrever a forma como os temas, padrões ou tendências serão identificados e analisados. No que respeita aos dados quantitativos, especificar os métodos estatísticos, como a análise de regressão ou estatísticas descritivas simples (médias, ...), que serão utilizados para analisar os dados.
Gestão de dados e garantia de qualidade
Abordar a forma como os dados serão geridos, armazenados e protegidos ao longo do processo de avaliação. Discuta as medidas que serão adoptadas para garantir a qualidade dos dados, incluindo a limpeza, verificação e validação dos mesmos. Descreva todos os protocolos que serão seguidos para manter a confidencialidade e a privacidade dos dados.
Relatórios e visualização
Explicar a forma como os resultados da avaliação serão comunicados e divulgados. Descrever o formato do relatório de avaliação, incluindo a estrutura, o conteúdo e as visualizações que serão utilizadas para apresentar os resultados da análise de dados. Considerar a utilização de quadros, gráficos e tabelas para transmitir eficazmente os resultados.
Tempo e frequência
Especificar o calendário e a frequência da recolha e análise de dados. Identificar as principais etapas da avaliação, incluindo os relatórios de avaliação intercalares e finais, e destacar os intervalos em que os progressos serão avaliados.
Envolvimento das partes interessadas
Discutir a forma como as partes interessadas, tais como os parceiros do projeto, os beneficiários e as autoridades relevantes, serão envolvidas no processo de análise de dados. Abordar quaisquer planos para consultas às partes interessadas, workshops ou mecanismos de feedback para recolher informações adicionais.
Lições aprendidas e recomendações
Descrever como os resultados da análise de dados serão utilizados para gerar lições aprendidas e recomendações para a melhoria do projeto. Sublinhar a importância de utilizar os resultados da avaliação para informar a tomada de decisões e orientar acções futuras.