8.3. Documenti tipici di attuazione del progetto
Nel corso dell’attuazione di un progetto finanziato dall’UE, è necessario preparare e presentare diversi documenti chiave, tra cui in genere i seguenti:
Accordo di sovvenzione
Dopo che un progetto è stato approvato per il finanziamento, viene firmato l’accordo di sovvenzione tra l’UE (rappresentata dall’autorità di gestione) e il partner principale del progetto. Si tratta di un documento giuridicamente vincolante che delinea i termini e le condizioni del finanziamento, i ruoli e le responsabilità di ciascuna parte, gli obiettivi, le attività e il budget del progetto e altri dettagli fondamentali. Deve essere firmato da entrambe le parti prima che il progetto possa iniziare.
Rapporti periodici sui progressi compiuti
Nel corso dell’attuazione del progetto, sono generalmente richiesti rapporti periodici sullo stato di avanzamento. Questi rapporti forniscono una panoramica completa dei progressi del progetto verso gli obiettivi, delle attività svolte, dei problemi incontrati e delle soluzioni proposte. Includono anche una relazione finanziaria che illustra le spese sostenute durante il periodo di riferimento.
Fogli di presenza
I fogli presenza sono spesso utilizzati per tenere traccia del tempo impiegato da ciascun membro del team nelle attività del progetto. Sono fondamentali per i progetti in cui i costi del personale si basano sul tempo effettivo trascorso sul progetto.
Rapporti finanziari
Oltre alla sezione finanziaria dei rapporti sullo stato di avanzamento, possono essere richiesti rapporti finanziari più dettagliati, a seconda dei termini della convenzione di sovvenzione. Questi rapporti forniscono una ripartizione dettagliata delle spese del progetto.
Prova di spesa
Si tratta di fatture, ricevute, contratti e altri documenti che dimostrano le spese sostenute durante il progetto.
Consegne e risultati
Nel corso del progetto, vi sarà richiesto di produrre e presentare i risultati specificati nell’accordo di sovvenzione. Questi possono includere rapporti di ricerca, materiali di formazione, agende di eventi, elenchi di partecipanti, fotografie e qualsiasi altro risultato tangibile delle attività del progetto.
Rapporti di monitoraggio e valutazione
A seconda delle dimensioni e della portata del progetto, potrebbe essere necessario svolgere attività formali di monitoraggio e valutazione e produrre i relativi rapporti. Questi forniscono una valutazione strutturata dei progressi e dell’impatto del progetto.
Rapporto finale
Alla fine del progetto, di solito è richiesta una relazione finale. Questa relazione fornisce una panoramica completa delle attività, dei risultati e dell’impatto del progetto, oltre a una relazione finanziaria finale.
Documenti di audit
A seconda dei termini dell’accordo di sovvenzione, al termine del progetto può essere richiesta una revisione contabile esterna. Si tratta di un revisore indipendente che esamina i documenti finanziari del progetto per verificare che il finanziamento sia stato utilizzato correttamente. Il revisore redige un rapporto di revisione formale che deve essere presentato all’autorità di gestione.