4.7. Preparazione per le relazioni sui progressi compiuti
I rapporti dovranno essere presentati in modo continuativo. I periodi di rendicontazione sono specificati nella Convenzione di sovvenzione. Questi rapporti permetteranno all’autorità che vi sovvenziona di seguire i progressi del vostro progetto. È importante che anticipiate l’elaborazione di questi rapporti, considerando i diversi input richiesti (ad esempio, i fogli di presenza). In questi rapporti dovrete fornire il maggior numero possibile di dettagli: obiettivi, tappe, realizzazioni/risultati, rischi critici, indicatori, ecc.
- Risultati attesi – Prodotti da presentare all’UE (ad es. pubblicazione, opuscolo, relazione sullo stato di avanzamento, brochure, elenco, ecc.)
- Pietre miliari – Punti di controllo del progetto che aiutano a tracciare i progressi (ad esempio, riunioni di avvio, comitati direttivi, prima bozza di un’indagine, prototipo, ecc.) Possono corrispondere al completamento di un prodotto chiave, che consente di iniziare la fase successiva delle attività, oppure sono necessarie in punti intermedi.
Questi rapporti devono rispettare le condizioni definite in anticipo con l’autorità concedente nella Convenzione di sovvenzione e devono arrivare in tempo rispetto al calendario stabilito.
Gli elementi principali e più importanti di questi rapporti sono:
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- relazione e presentazione del lavoro svolto dall’inizio del progetto,
- cosa è previsto per il futuro,
- Problemi, rischi, sfide incontrate e modalità con cui sono state affrontate, compresi eventuali scostamenti dalla proposta iniziale,
- aggiornamento del calendario,
- revisione del bilancio.
Per quanto riguarda quest’ultimo punto, è importante specificare che lo scopo di queste relazioni è quello di determinare se avete il diritto di continuare a ricevere il finanziamento. Infatti, per richiedere i pagamenti (prefinanziamenti aggiuntivi o pagamenti intermedi), dovrete fornire relazioni periodiche (relazioni tecniche e rendiconti finanziari).
Per ulteriori informazioni, consultare anche questa pagina "Gestion des subventions" della Commissione europea, che contiene diverse categorie molto utili, come i documenti “Reports & payment requests” e “Deliverables & Milestones”.