4.6. Vous avez besoin d'adapter votre projet ?
Quand les modifications sont-elles nécessaires ?
La nécessité d'une convention de subvention ou d'un avenant à un contrat de subvention dans le cadre de projets FSE+, FEDER ou Interreg peut survenir dans plusieurs situations. Voici quelques scénarios courants dans lesquels de telles modifications peuvent s'avérer nécessaires :
- Changements dans la portée du projet : Si les objectifs, les activités ou les résultats du projet subissent des modifications importantes par rapport à ce qui était initialement prévu dans la convention de subvention ou le contrat de subvention, un amendement peut être nécessaire. Il peut s'agir d'ajouter ou de supprimer des éléments du projet, de modifier la population cible ou les résultats escomptés.
- Modifications du budget : Si des changements dans le budget du projet dépassent les seuils autorisés ou nécessitent une réaffectation des fonds entre les catégories budgétaires, une modification de la convention de subvention ou du contrat de subvention peut s'avérer nécessaire. Il peut s'agir d'une augmentation ou d'une diminution du budget, ou d'une réaffectation des fonds afin de garantir l'alignement sur les besoins et les priorités du projet.
- Ajustements du cadre temporel : S'il est nécessaire de prolonger ou de raccourcir la durée du projet au-delà de ce qui était initialement prévu, un amendement à la convention de subvention ou au contrat de subvention peut être nécessaire. Cela peut être dû à des circonstances imprévues, à des retards ou à la nécessité de tenir compte de changements dans les calendriers de mise en œuvre.
- Changements dans le partenariat : Si des modifications sont apportées au partenariat du projet, comme l'ajout ou la suppression de partenaires, un amendement peut être nécessaire pour mettre à jour la convention de subvention ou le contrat de subvention en conséquence. Cela permet de s'assurer que toutes les parties impliquées sont correctement documentées et alignées sur les objectifs du projet.
- Exigences en matière de rapports et d'évaluation : Si les exigences en matière de rapports ou d'évaluation spécifiées dans la convention de subvention initiale ou le contrat de subvention ont été modifiées, un avenant peut être nécessaire pour refléter les attentes actualisées. Il peut s'agir d'ajustements de la fréquence, du format ou du contenu des rapports d'avancement, des états financiers ou des activités d'évaluation.
- Mises à jour juridiques et réglementaires: If there are changes in the legal or regulatory framework governing the funding programme or the specific project, an amendment may be necessary to ensure compliance with the new requirements. This could include modifications to eligibility criteria, procurement rules, or reporting obligations.
It’s important to note that the exact process for requesting and obtaining a grant agreement or subsidy contract amendment may vary depending on the specific funding programme and the policies of the funding authority. It is advisable to consult the programme guidelines and reach out to the appropriate programme officers or authorities to understand the specific procedures and requirements for requesting an amendment.
Quand les modifications ne sont-elles pas nécessaires ?
- Modifications administratives mineures : Si les ajustements proposés sont des changements administratifs mineurs qui n'ont pas d'impact significatif sur la portée, les objectifs, les résultats, le budget ou le calendrier du projet, une modification peut ne pas être nécessaire. Ces changements concernent généralement des tâches administratives de routine telles que la mise à jour des informations de contact, des ajustements mineurs des formats de rapport ou des questions administratives similaires qui n'affectent pas les aspects substantiels du projet.
- Dans les limites de la flexibilité approuvée : Many funding programs provide a certain level of flexibility within predefined limits. If the proposed adjustments fall within these predefined flexibility limits as outlined in the grant agreement or subsidy contract, an amendment may not be required. However, it is essential to review the specific programme guidelines and consult with the funding authority to ensure that the proposed changes remain within the permissible limits.
- Modifications approuvées au préalable : Some funding programs may have specific pre-approval processes or mechanisms in place for certain types of changes. These pre-approvals are typically granted for anticipated adjustments that are common in the context of the funded projects. If the proposed adjustments fall within the scope of pre-approved changes, there may be no need for a formal amendment. It is important to consult the programme guidelines and funding authority to determine whether the proposed changes qualify for pre-approval.
- Réallocations budgétaires triviales : In cases where the proposed adjustments involve trivial budget reallocations that do not affect the overall project budget significantly, an amendment may not be required. However, the definition of “trivial” may vary depending on the funding programme and the specific project context. It is advisable to consult the programme guidelines and funding authority to determine the threshold for what is considered a trivial budget reallocation.
- Modifications des rapports : Si les ajustements ne concernent que les exigences en matière de rapports, tels que des changements dans les modèles de rapports, la fréquence ou des modifications mineures du contenu des rapports, une modification peut ne pas être nécessaire. Toutefois, il est important de veiller à ce que toute modification des rapports soit communiquée à l'autorité de financement en temps voulu et de manière transparente.
Il est essentiel de noter que la décision de savoir si une modification est nécessaire incombe en dernier ressort à l'autorité de financement.
Comment préparer une modification ?
- Examen de l'accord ou du contrat initial: Commencez par examiner attentivement la convention de subvention initiale ou le contrat de subvention signé entre l'autorité de financement et l'organisation chargée de la mise en œuvre du projet. Comprenez les termes, les conditions et les obligations énoncés dans la convention afin d'évaluer la portée des ajustements potentiels.
- Identifier la nature des ajustements: Déterminer les changements spécifiques requis pour le projet. Il peut s'agir de modifications des activités, des produits, des résultats, du budget, du calendrier, du partenariat ou des exigences en matière de rapports. Expliquez clairement les raisons des ajustements et fournissez des documents ou des justifications à l'appui.
- Consulter l'autorité de financement : Reach out to the relevant programme officer or contact within the funding authority to discuss the proposed adjustments. Seek their guidance on the appropriate procedures and documentation required for requesting changes to the agreement or contract. They will provide specific instructions and clarify any program-specific requirements.
- Préparer une demande de modification : Sur la base des orientations reçues de l'autorité de financement, préparez une demande formelle de modification. Cette demande doit comprendre une description claire des ajustements proposés, leur justification et l'impact potentiel sur les résultats, le budget et le calendrier du projet. Joignez tous les documents justificatifs, tels que les plans de projet révisés, les feuilles de budget ou les accords de partenariat.
- Modifications budgétaires et considérations financières : Si les ajustements proposés impliquent des modifications budgétaires, fournissez une ventilation détaillée du budget révisé, en expliquant clairement comment les fonds seront réaffectés, ajoutés ou réduits. Veillez à ce que le budget révisé soit conforme aux lignes directrices et aux politiques du programme de financement.
- Conformité et considérations juridiques : Examiner les aspects juridiques et de conformité liés aux ajustements proposés. Vérifier si les modifications sont conformes aux réglementations, aux règles de passation des marchés ou aux critères d'éligibilité applicables. Veiller à ce que les documents juridiques nécessaires, tels que les accords de partenariat ou les accords de sous-traitance, soient mis à jour en conséquence.
- Délais et rapports : Si les ajustements ont une incidence sur le calendrier du projet ou sur les exigences en matière de rapports, fournissez un calendrier actualisé et un calendrier des rapports, en indiquant clairement comment le projet s'adaptera aux changements et respectera les obligations révisées.
- Soumission et approbation : Follow the submission procedures specified by the funding authority. Submit the request for amendment along with the supporting documents within the prescribed timeline. The funding authority will review the request, evaluate its feasibility, and communicate their decision regarding the proposed adjustments. The approval process may vary depending on the programme and the nature of the adjustments.
La modification est demandée et traitée sous forme dématérialisée dans l'application Portail des opportunités de financement et d'appel d'offres.