6.7. Plan de conservation
Documentation – ce qu’il faut conserver
La conservation des dossiers (documents) est un élément essentiel de la réglementation de l’UE. Veuillez vérifier attentivement les exigences en matière de conservation dans votre convention. En général, il s’agit de documents que vous devez conserver pendant au moins deux ans après la clôture du projet, à des fins d’audit, mais l’autorité de gestion du pays peut exiger que les documents soient conservés plus longtemps:
Documents de base du rapport de projet
- la dernière version approuvée du formulaire de demande et du budget,
- la Convention de subvention,
- la preuve de l’existence d’un système comptable (système comptable distinct ou code comptable/centre de coûts adéquat) pour toutes les transactions liées au projet,
- les accords de partenariat du projet et tous les avenants,
- les rapports d’avancement, y compris toutes les annexes obligatoires, dûment signés et présentés,
- la liste des dépenses,
- les copies des principaux résultats du projet,
- les supports publicitaires tels que les brochures, les publications, les sites web, etc.,
- la confirmation de la réception de la subvention de la période précédente
Frais de personnel
- les documents indiquant les relations contractuelles (par exemple, contrat de travail ou autre accord formel) pour tous les employés déclarant des frais de personnel (à temps partiel et à temps plein),
- un document précisant les salaires pour chaque mois concerné et pour chaque personne travaillant sur le projet (par exemple, fiches de paie, impression du système comptable),
- les relevés d’heures pour le nombre d’heures déclarées. Les relevés d’heures doivent : être écrits, contenir une description de l’activité concernée, être approuvés par les personnes travaillant sur l’action et leur superviseur/chef de projet,
- la preuve du paiement des salaires et de toute contribution supplémentaire obligatoire de l’employeur (par exemple, l’assurance sociale),
- le calcul des heures productives,
- le calcul des taux horaires.
Experts et services externes
- l’offre sélectionnée ou le contrat,
- les factures et les preuves de paiement des services externes et des experts (par exemple, un relevé de compte bancaire),
- les livrables et autres preuves du travail effectué par les experts externes.
Voyages et hébergement
- l’ordre du jour ou un document similaire de la réunion, du séminaire ou de la conférence,
- une preuve de participation (par exemple, une liste signée des participants),
- des factures acquittées ou des documents de valeur probante équivalente (notes d’hôtel, billets, etc.),
- des informations sur les demandes d’indemnités journalières / per diem,
- la preuve du paiement des frais de voyage et d’hébergement (par exemple, relevé de compte bancaire, reçus, le cas échéant, remboursement au personnel).
Equipement
-
- la preuve de l’achat du matériel (date et coût),
- dans le cas de matériel loué : contrat de location,
- les factures et les preuves de paiement,
- la preuve de l’existence et de l’utilisation pour le projet (photos, bon de livraison, etc.).
Notez que le gestionnaire de projet est responsable de la gestion financière du projet et de la collecte de tous les documents nécessaires relatifs aux dépenses effectuées auprès de tous les partenaires.
Règles de durabilité
La règle de durabilité oblige le bénéficiaire du financement à maintenir les investissements financés par l’UE pendant 5 ans après les derniers paiements (3 ans pour les investissements créés par les PME) pour les investissements dans les infrastructures ou les investissements productifs.
Affichage de la publicité de l’UE
Les éléments de visibilité de l’UE (panneaux, plaques) ne doivent pas être exposés après la clôture du projet. Il est toutefois recommandé de les conserver avec tous les documents justificatifs jusqu’à la fin de leur période de conservation.
Site web du projet
Le site web du projet est généralement censé être en ligne et inclure des éléments de visibilité de l’UE jusqu’à la fin du projet. Vous devez veiller à conserver les preuves concernant le contenu publié du site web, en particulier en ce qui concerne la visibilité du canal de soutien financier de l’UE. Des captures d’écran imprimées et archivées au format PDF devraient suffire.
Équipement (ordinateurs portables, mobilier) après la clôture du projet
En général, les règles de durabilité expliquées ci-dessus ne s’appliquent pas aux équipements. Toutefois, il existe une exigence générale visant à garantir que les fonds sont utilisés aux fins prévues. Cela signifie que l’équipement doit rester utilisé de manière similaire à l’objectif du projet.
Coût après clôture
Les coûts postérieurs à la clôture ne sont généralement pas éligibles au remboursement, à l’exception des activités liées à la clôture, à l’évaluation et à l’audit du projet. Ils doivent toutefois être engagés dans les semaines qui suivent la date de clôture du projet.