4.5. Was ist das öffentliche Auftragswesen?
Die öffentliche Auftragsvergabe bezieht sich auf den Prozess, durch den Waren, Dienstleistungen oder Arbeiten von öffentlichen Behörden oder Organisationen, die Mittel aus diesen Programmen erhalten, erworben werden. Es handelt sich um einen strukturierten und geregelten Prozess, der Transparenz, Wettbewerb und eine faire Behandlung potenzieller Lieferanten oder Auftragnehmer gewährleistet.
Im Zusammenhang mit diesen Finanzierungsprogrammen bezieht sich die öffentliche Auftragsvergabe in der Regel auf Projekte, die von öffentlichen Einrichtungen, gemeinnützigen Organisationen oder privaten Einrichtungen durchgeführt werden, die öffentliche Mittel erhalten. Damit soll sichergestellt werden, dass die für Projekte bereitgestellten Mittel effizient und effektiv sowie in Übereinstimmung mit den einschlägigen Vorschriften und Richtlinien verwendet werden.
Public procurement in these projects involves various stages, including:
- Bedarfsanalyse: Die Beschaffungsstelle ermittelt ihren Beschaffungsbedarf, z. B. an Waren, Dienstleistungen oder Bauleistungen, die für die Projektdurchführung benötigt werden. Der Bedarf wird in Bezug auf Qualität, Quantität, Zeitrahmen und Budget bewertet.
- Beschaffungsplanung: Die Beschaffungsstelle entwickelt einen Beschaffungsplan, in dem die Beschaffungsanforderungen, Verfahren, geschätzten Kosten, Fristen und Bewertungskriterien dargelegt sind. Der Plan gewährleistet einen systematischen und transparenten Ansatz für die Beschaffung.
- Werbung: Die Beschaffungsmöglichkeit wird ausgeschrieben, um potenzielle Lieferanten oder Auftragnehmer zu gewinnen. Die Ausschreibung enthält Informationen über das Projekt, den Auftragsumfang, die Zulassungskriterien, die Einreichungsanforderungen und die Bewertungskriterien. Die Förderprogramme können die für die Bekanntmachung zu verwendenden Plattformen oder Kanäle festlegen.
- Angebotsabgabe: Interessierte Lieferanten oder Auftragnehmer reichen ihre Angebote oder Vorschläge als Reaktion auf die Ausschreibung ein. Die Angebote enthalten in der Regel die in den Vergabeunterlagen geforderten technischen und finanziellen Angaben. Die Beschaffungsstelle setzt eine Frist für die Angebotsabgabe fest.
- Bewertung der Angebote: Die eingegangenen Angebote oder Vorschläge werden anhand vorher festgelegter Kriterien bewertet, zu denen Faktoren wie Preis, technische Fähigkeiten, Erfahrung und Qualität gehören können. Die Bewertung wird von einem Auswahlausschuss oder einem Bewertungsgremium durchgeführt, um Objektivität und Fairness zu gewährleisten.
- Auftragsvergabe: Nach dem Bewertungsverfahren wird der Auftrag an den erfolgreichen Bieter oder Anbieter vergeben, der die Bewertungskriterien am besten erfüllt. Die Entscheidung über die Auftragsvergabe wird allen Teilnehmern mitgeteilt, und es können Vertragsverhandlungen stattfinden, bevor die Vereinbarung abgeschlossen wird.
- Vertragsdurchführung und -überwachung: Sobald der Auftrag vergeben ist, schließen die Beschaffungsstelle und der Auftragnehmer eine Vereinbarung ab. Der Vertrag wird ausgeführt und während seiner gesamten Laufzeit überwacht, um die Einhaltung der Bedingungen, die Qualität der Leistungen und die fristgerechte Fertigstellung sicherzustellen.
Es ist wichtig, darauf hinzuweisen, dass die öffentliche Auftragsvergabe bei diesen Projekten sowohl auf EU-Ebene als auch auf nationaler oder regionaler Ebene spezifischen Verordnungen, Richtlinien und Leitlinien unterliegt. Diese Vorschriften zielen darauf ab, einen fairen Wettbewerb, Transparenz, Nichtdiskriminierung und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis im Beschaffungsprozess zu fördern.
Wie kann man die Vorschriften für das öffentliche Auftragswesen einhalten?
Here are some key principles commonly observed in these projects:
- Nicht-Diskriminierung: Der Beschaffungsprozess muss diskriminierungsfrei durchgeführt werden, um die Gleichbehandlung und Chancengleichheit aller potenziellen Bieter oder Anbieter zu gewährleisten. Kein Bieter sollte aufgrund von Faktoren wie Nationalität, Standort oder Eigentumsverhältnissen bevorzugt behandelt werden.
- Transparenz: Der Beschaffungsprozess muss transparent sein und den potenziellen Bietern oder Anbietern klare und umfassende Informationen liefern. Dazu gehören die transparente Bekanntmachung von Beschaffungsmöglichkeiten, die Offenlegung der Bewertungskriterien und die Mitteilung von Entscheidungen über die Auftragsvergabe.
- Wettbewerb: Die Förderung des Wettbewerbs ist ein Grundprinzip. Der Beschaffungsprozess sollte die Teilnahme eines breiten Spektrums von potenziellen Bietern oder Anbietern fördern und einen offenen und fairen Wettbewerb gewährleisten. Dazu können wettbewerbsorientierte Verfahren wie offene Ausschreibungen, beschränkte Ausschreibungen oder der wettbewerbliche Dialog eingesetzt werden.
- Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis: Der Beschaffungsprozess sollte darauf abzielen, ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen, indem sichergestellt wird, dass die ausgewählten Angebote oder Vorschläge die beste Kombination aus Preis und Qualität bieten. Bei den Bewertungskriterien können Faktoren wie Kostenwirksamkeit, Qualität, technische Fähigkeiten und bisherige Leistungen berücksichtigt werden.
- Einhaltung der EU-Richtlinien: Die Beschaffungsregeln für diese Projekte orientieren sich häufig an den einschlägigen EU-Richtlinien, wie der Richtlinie 2014/24/EU über die öffentliche Auftragsvergabe. Diese Richtlinien legen gemeinsame Grundsätze und Verfahren für die öffentliche Auftragsvergabe in den EU-Mitgliedstaaten fest.
- Dokumentation und Aufbewahrung von Unterlagen: Der Beschaffungsprozess erfordert eine gründliche Dokumentation und Aktenführung. Dazu gehört die Aufzeichnung des Beschaffungsplans, der Auftragsbekanntmachungen, der eingereichten Angebote, der Bewertungsberichte und der Entscheidungen über die Auftragsvergabe. Die Dokumentation gewährleistet Transparenz, Rechenschaftspflicht und Überprüfbarkeit.
- Schwellenwerte und Verfahren: Procurement thresholds, which determine the value at which specific procurement procedures are required, vary depending on the funding programme and the country or region. Different procedures, such as open tendering, restricted tendering, or negotiated procedures, may apply based on the thresholds.
- Einhaltung der nationalen Gesetzgebung: Zusätzlich zu den EU-Verordnungen können für die Auftragsvergabe bei ESF+-, EFRE-, EASI- und Interreg-Projekten auch die nationalen Gesetze und Verordnungen des Landes oder der Region gelten, in der das Projekt durchgeführt wird. Es ist wichtig, dass Sie sich mit den spezifischen nationalen Beschaffungsgesetzen und -vorschriften vertraut machen, die für die Projektdurchführung gelten.
Die mangelnde Einhaltung der Vorschriften für die öffentliche Auftragsvergabe war eine der wichtigsten Prüfungsfeststellungen im Programmplanungszeitraum 2007-2013.