3.6. Bewertungsplan
Ein Evaluierungsplan sollte zu Beginn Ihres Projekts auf der Grundlage Ihrer Ziele und Vorgaben erstellt werden. Er muss mit allen Partnern geteilt werden und folgende Informationen enthalten: warum die Evaluierung durchgeführt wird, ihren Zweck, was evaluiert wird, welche Aspekte Ihre Organisation evaluieren möchte und anhand welcher Ziele, welche Quellen und Indikatoren verwendet werden, wer die Ergebnisse des Evaluierungsprozesses nutzen wird und wofür sie verwendet werden.
Um die Bewertung Ihres Projekts richtig zu planen, sollten Sie die folgenden Schritte beachten:
Ziele der Bewertung
Legen Sie die Ziele des Evaluierungsplans klar fest, die sich an den Gesamtzielen des Projekts orientieren sollten. Legen Sie die wichtigsten Aspekte fest, die bewertet werden sollen, z. B. Projektergebnisse, Auswirkungen, Effizienz, Wirksamkeit und Nachhaltigkeit.
Denken Sie daran, dass es unmöglich ist, alles zu bewerten! Die Entscheidung, welche Themen oder Bereiche evaluiert werden sollen, sollte auf alle Beteiligten verteilt werden. folgende allgemeine Kategorien:
- die Abläufe des Projekts: Aktivitäten, Sitzungen, Kommunikation
- die laufenden Projektpläne: die Pläne für die Verbreitung, Nutzung und Nachhaltigkeit
- die Ergebnisse der Produkte: Materialien, Website, Lernplattform, Schulungen, Konferenzen
- die Verwaltung und den laufenden Betrieb des Projekts
- das "transnationale Element": Europäischer Mehrwert
Es ist auch wichtig, dass einige Ergebnisse in die Liste aufgenommen werden. Dazu könnten gehören:
- Veränderungen im Denken oder Verhalten der Zielgruppe(n)
- Leistungen der Mitglieder der Zielgruppe(n)
- Auswirkungen des Projekts auf die Mitgliedseinrichtungen oder -organisationen
- Auswirkungen des Projekts auf andere Einrichtungen oder Organisationen
- umfassendere Auswirkungen auf regionale oder nationale Systeme.
Um präzise und aussagekräftige KPIs (Key Performance Indicators) zu entwickeln, ist es im Allgemeinen sinnvoll, dem S.M.A.R.T.-Ansatz zu folgen. Das bedeutet, dass die von Ihnen gewählten Indikatoren sein sollten:
Spezifisch: Der erste Schritt zur Erreichung des Endziels besteht darin, sich über die Ziele und Erwartungen klar zu werden. Deshalb sollten die Indikatoren das Ziel klar definieren und sich auf das "Wer" und das "Was" der Intervention konzentrieren, das "Wie" und das "Wo" des "Wer", das das "Was" tut.
Messbar: Die Ziele müssen nicht nur spezifisch sein, sondern es muss auch möglich sein, Daten zu quantifizieren oder anzugeben, wo man sich in Bezug auf das zu erreichende Ziel befindet. Daher ist es wichtig, dass die von Ihnen gewählten Indikatoren sowohl quantitativ als auch qualitativ gezählt und gemessen werden können.
Erreichbar: Die Indikatoren müssen erreichbar und realistisch sein. Der Indikator ist erreichbar, wenn das Leistungsziel die Menge oder das Niveau dessen, was zu messen ist, um Ihr Ziel zu erreichen, genau angibt.
Relevant: Die Indikatoren müssen für die Ziele, die Sie mit Ihrem Projekt erreichen wollen, relevant sein.
Zeitgebunden: Die Indikatoren müssen in einem genauen Zeitrahmen definiert werden. Ohne Fristen kann kein Ergebnis geplant werden.
Methoden der Datenerhebung
Beschreiben Sie die Methoden und Quellen, die für die Erhebung relevanter Daten verwendet werden sollen. Dazu können Umfragen, Interviews, Fokusgruppen, Besuche vor Ort, Dokumentenanalysen oder Daten aus vorhandenen Quellen gehören. Berücksichtigen Sie die spezifischen Indikatoren und Maßnahmen, die zur Bewertung der Projektleistung verwendet werden sollen.
Techniken der Datenanalyse
Erläutern Sie die Analysetechniken, die für die Auswertung der gesammelten Daten verwendet werden sollen. Dies kann sowohl qualitative als auch quantitative Ansätze umfassen. Beschreiben Sie bei qualitativen Daten, wie Themen, Muster oder Trends ermittelt und analysiert werden sollen. Geben Sie bei quantitativen Daten an, welche statistischen Methoden, wie z. B. Regressionsanalysen oder einfache deskriptive Statistiken (Durchschnittswerte, ...), für die Analyse der Daten verwendet werden sollen.
Datenmanagement und Qualitätssicherung
Gehen Sie darauf ein, wie die Daten während des gesamten Bewertungsprozesses verwaltet, gespeichert und gesichert werden. Erläutern Sie die Schritte, die unternommen werden, um die Datenqualität zu gewährleisten, einschließlich Datenbereinigung, -verifizierung und -validierung. Skizzieren Sie alle Protokolle, die zur Wahrung der Vertraulichkeit und des Datenschutzes der Daten befolgt werden sollen.
Berichterstattung und Visualisierung
Erläutern Sie, wie die Evaluierungsergebnisse berichtet und kommuniziert werden sollen. Beschreiben Sie das Format des Evaluationsberichts, einschließlich der Struktur, des Inhalts und der Visualisierungen, die für die Präsentation der Datenanalyseergebnisse verwendet werden sollen. Erwägen Sie die Verwendung von Diagrammen, Grafiken und Tabellen, um die Ergebnisse wirksam zu vermitteln.
Zeitplan und Häufigkeit
Geben Sie den Zeitplan und die Häufigkeit der Datenerfassung und -analyse an. Geben Sie die wichtigsten Evaluierungsmeilensteine an, einschließlich der Zwischen- und Abschlussberichte, und heben Sie die Intervalle hervor, in denen die Fortschritte bewertet werden sollen.
Einbindung von Interessenvertretern
Erläutern Sie, wie Stakeholder, z. B. Projektpartner, Begünstigte und zuständige Behörden, in die Datenanalyse einbezogen werden sollen. Gehen Sie auf alle Pläne für Konsultationen, Workshops oder Feedback-Mechanismen ein, um zusätzliche Erkenntnisse zu gewinnen.
Gelernte Lektionen und Empfehlungen
Beschreiben Sie, wie die Ergebnisse der Datenanalyse genutzt werden, um Lehren zu ziehen und Empfehlungen zur Projektverbesserung zu geben. Betonen Sie, wie wichtig es ist, die Bewertungsergebnisse für die Entscheidungsfindung und die Ausrichtung künftiger Maßnahmen zu nutzen.