3.5. Bilancio e finanza
Requisiti di base dei costi:
- sono classificati e sono necessari per l’attuazione del progetto,
- sono identificabili, indicati nel bilancio complessivo stimato allegato alla convenzione di sovvenzione,
- sono ragionevoli, giustificati e conformi ai requisiti di una corretta gestione finanziaria, in particolare per quanto riguarda l’economia e l’efficienza,
- è sorto durante il periodo del progetto stabilito nella vostra decisione sul sostegno,
- sono verificabili e compatibili con le normative nazionali e comunitarie,
- soddisfano le condizioni specificate nella decisione sul sostegno.
Un costo non è ammissibile se ha fatto parte di un altro progetto dell’UE o se è stato finanziato attraverso un altro sostegno pubblico.
I costi ammissibili devono:
- bessere caratterizzati dal rapporto costo-efficacia:
- Economicità: le risorse utilizzate devono essere della qualità e della quantità necessarie.
- Efficienza/efficacia: le risorse devono essere utilizzate nel modo migliore per raggiungere il risultato prefissato.
- Adeguatezza allo scopo: i progetti devono essere implementati in modo da raggiungere l’obiettivo e il risultato atteso nel miglior modo possibile.
- rispetto delle norme applicabili in materia di appalti o acquisti,
- rispetto delle norme sugli obblighi di informazione.
Requisiti di prova
Tutti i costi ammissibili possono essere comprovati da copie di fatture, documenti contabili o altri documenti contabilizzati secondo le buone pratiche contabili (ad esempio, le buste paga e i fogli di presenza che giustificano i costi effettivi del personale dichiarati, le ricevute, le carte d’imbarco e i biglietti usati devono sempre essere conservati come prova delle spese di viaggio pagate), o che soddisfano i requisiti che si applicano alle alternative di contabilità semplificata.
Le prove che giustificano le spese devono essere conservate dal beneficiario per cinque anni dopo il pagamento finale da parte della Commissione.
Appalti di servizi esterni
Sono ammissibili al sostegno le spese per competenze e servizi esterni per l’attuazione del progetto.
I servizi di consulenza e altri servizi esterni devono, di norma, essere acquistati o prodotti in regime di concorrenza. Sono coperti dal requisito che i progetti devono essere condotti in modo economicamente efficiente, il che significa che deve essere scelta l’alternativa più efficiente.
Deve essere sempre disponibile una documentazione che dimostri come e su quali basi è stata effettuata la scelta del fornitore. In relazione al costo riportato nella domanda di pagamento, deve essere fornita la documentazione delle varie fasi della procedura di approvvigionamento.
La documentazione relativa all’acquisto di servizi deve indicare l’entità, i tempi e la natura del lavoro svolto o del servizio fornito. La base può essere un accordo o una specifica per una fattura.
Requisiti principali:
- richiedere offerte competitive ai potenziali appaltatori,
- aggiudicare il contratto all’offerta con il miglior rapporto qualità-prezzo,
- seguire i principi di trasparenza e di parità di trattamento dei potenziali contraenti,
- fare attenzione a evitare qualsiasi conflitto di interessi.
Costruire il bilancio
Costi ammissibili
I costi ammissibili sono suddivisi in:
- costi diretti (costi direttamente collegati alla gestione del progetto): Il beneficiario dovrà fornire le prove di tutte queste voci se desidera richiedere la restituzione del denaro. Queste includono:
- costi di reclutamento,
- gli stipendi del personale per le ore direttamente dedicate al progetto (sono ammissibili gli stipendi effettivi più gli oneri sociali e altri costi legali inclusi nella retribuzione),
- formazione del personale,
- spese per il personale/volontari,
- indennità di viaggio, trasferta e soggiorno (tariffe ragionevoli disponibili sul mercato e che non superino le tabelle approvate periodicamente dalla Commissione),
- servizi:
- marketing e promozione,
- materiali di pubblicazione/comunicazione (descrizione, stima del numero di pagine e di copie previste, frequenza e lingua di pubblicazione, indicazione dei costi di produzione per copia e, se del caso, stima dei costi di distribuzione),
- traduzione (deve includere: numero di lingue, pagine da tradurre, tariffa applicata per pagina),
- interpretazione (deve includere: numero di lingue, numero di interpreti, numero di giorni e devono essere specificate le tariffe giornaliere. La tariffa giornaliera accettata per un interprete non può superare i 700 euro (IVA inclusa). Gli interpreti devono essere assunti localmente, in caso contrario deve essere fornita una ragionevole motivazione),
- valutazione (se richiesta).
- subappalto,
- Altro:
- noleggio di sale/spazi,
- vitto,
- acquisto/noleggio di attrezzature,
- costi/incentivi per i partecipanti,
- costi di erogazione della formazione.
- costi indiretti (costi che coprono le spese generali e le spese amministrative che non possono essere direttamente collegate al progetto FSE+).
L’importo totale da spendere per i costi indiretti sarà solitamente limitato a un massimo forfettario del 15% dei costi diretti del personale e farà parte dei costi totali del progetto. Il beneficiario non deve fornire prove per le voci che sono incluse nei costi indiretti, come ad esempio:
- costi del personale centrale (risorse umane/gestione),
- assistenza informatica,
- manutenzione,
- spese di cancelleria,
- fotocopie,
- affrancatura postale,
- spese telefoniche e di fax, riscaldamento,
- elettricità o altre forme di energia, acqua,
- affitto di uffici (a meno che non siano utilizzati esclusivamente per attività legate al FSE),
- mobili per ufficio,
- assicurazione, ecc.
Informazioni minime da fornire per il budget del progetto:
- costi totali del progetto,
- ripartizione annuale del progetto totale,
- ripartizione annuale per ciascun partner di fornitura (se presente),
- elenco generale dei costi del personale (con le informazioni sulla tariffa oraria, se applicabile).
Sia il match funding che il FSE devono essere inclusi nel bilancio.
A livello di progetto, le cifre del totale annuale e del totale del progetto per:
- Costi diretti del personale FSE,
- FSE altri costi diretti (se applicabile),
- costi indiretti forfettari (se applicabile).
I dati di cui sopra devono corrispondere a quelli dell’Allegato finanziario presentato con la Domanda completa.
Costi non ammissibili
Le seguenti spese non sono ammissibili e non sono accettate:
- contributi in natura: si tratta di contributi non fatturati, ad esempio volontari,
- lavori, attrezzature o locali messi a disposizione gratuitamente,
- rendimento del capitale,
- debito e gli oneri per il servizio del debito,
- crediti dubbi,
- accantonamenti per perdite o potenziali passività future,
- interessi dovuti,
- perdite da differenze di cambio,
- IVA, a meno che il beneficiario non dimostri di non essere in grado di recuperarla. Si noti che l’IVA pagata da un ente pubblico a operatori soggetti a IVA (quando acquistano beni o forniscono servizi nell’ambito dell’attuazione dell’azione cofinanziata) non è ammissibile. L’IVA così riscossa dagli operatori soggetti all’imposta sarà infatti restituita ai conti dello Stato membro dell’ente pubblico. Considerare l’IVA come un costo ammissibile porterebbe a un doppio finanziamento (da parte della Comunità e del gettito fiscale),
- spese eccessive o sconsiderate,
- costi dichiarati dal beneficiario e coperti da un’altra azione o programma di lavoro non sovvenzionato a livello comunitario,
- spese sostenute al di fuori dei Paesi partecipanti a PROGRESS,
- costi di reclutamento,
- costo dell’acquisto di attrezzature infrastrutturali, compresi edifici, terreni e attrezzature di seconda mano (ad eccezione dell’importo dell’ammortamento annuale delle attrezzature acquistate).
Opzione costo semplificato (SCO)
Il termine “opzioni di costo semplificate” (SCO) si riferisce a un approccio semplificato per il calcolo e la rendicontazione dei costi nei progetti finanziati dall’Unione Europea (UE). Le SCO mirano a snellire e semplificare l’onere amministrativo associato al calcolo dei costi, rendendo più facile per i beneficiari la gestione e la rendicontazione delle spese dei progetti.
Grazie alla semplificazione del processo di gestione, facilitano l’accesso ai Fondi strutturali e di investimento europei (anche FSE+ e FESR, i fondi di interesse per i fornitori di servizi sociali, sono inclusi in questa categoria di fondi) e consentono alle organizzazioni di concentrarsi maggiormente sul raggiungimento degli obiettivi.
Nell’ambito delle opzioni di costo semplificate, i beneficiari possono utilizzare
- costi unitari,
- somme forfettarie,
- o tariffe forfettarie,
per determinare le spese del progetto. Questi tassi predeterminati sono stabiliti dall’UE e si basano in genere su costi medi o stime per attività o risultati specifici del progetto. Utilizzando questi metodi semplificati, i beneficiari possono evitare la necessità di giustificare individualmente i costi, purché rispettino i requisiti di ammissibilità e di rendicontazione del programma di finanziamento dell’UE.
L’uso di opzioni di costo semplificate (SCO) in programmi come il Fondo sociale europeo (FSE+), il Fondo europeo di sviluppo regionale (FESR) e Interreg varia a seconda delle linee guida e dei regolamenti specifici di ciascun programma. Le SCO sono generalmente incoraggiate e promosse come mezzo per semplificare il calcolo dei costi e ridurre gli oneri amministrativi per i beneficiari. Tuttavia, l’obbligatorietà o meno del loro utilizzo può dipendere da diversi fattori.
In alcuni casi, l’uso delle opzioni SCO può essere obbligatorio per alcune attività di progetto o categorie di costi all’interno di questi programmi. Ad esempio, tipi specifici di costi, come i costi del personale o le spese generali, possono avere tassi predeterminati o scale standard che devono essere applicate dai beneficiari.
Tuttavia, è importante notare che non tutti i costi dei progetti possono essere ammissibili per le opzioni SCO e che alcuni costi possono richiedere una documentazione dettagliata e una giustificazione individuale. Inoltre, i requisiti specifici e le linee guida relative alle SCO possono variare a seconda delle regioni, degli Stati membri o dei bandi specifici di questi programmi.
Per determinare le regole e i requisiti esatti relativi alle opzioni SCO in ambito FSE+, FESR o Interreg, è essenziale consultare le linee guida ufficiali e la documentazione fornita dalle autorità di gestione o dagli amministratori dei programmi pertinenti.