8.3. Typické prováděcí dokumenty projektu
V průběhu realizace projektu financovaného EU je třeba připravit a předložit několik klíčových dokumentů, mezi něž obvykle patří:
Smlouva o grantu
Po schválení projektu k financování je mezi EU (zastoupenou řídicím orgánem) a vedoucím partnerem projektu podepsána smlouva o grantu. Jedná se o právně závazný dokument, který popisuje podmínky financování, role a odpovědnosti jednotlivých stran, cíle, činnosti a rozpočet projektu a další klíčové podrobnosti. Před zahájením projektu jej musí podepsat obě strany.
Pravidelné zprávy o realizaci
V průběhu realizace projektu jsou obvykle vyžadovány pravidelné zprávy o realizaci. Tyto zprávy poskytují ucelený přehled o realizaci projektu při dosahování jeho cílů, o provedených činnostech, případných problémech a navrhovaných řešeních. Jejich součástí je také finanční zpráva s podrobnými údaji o výdajích, které vznikly v průběhu vykazovaného období.
Výkazy práce
Ke sledování času stráveného jednotlivými členy týmu na projektových činnostech se často používají výkazy práce. Ty mají zásadní význam pro projekty, kde se náklady na zaměstnance odvíjejí od skutečně stráveného času na projektu.
Finanční zprávy
Kromě finanční části ve zprávách o realizaci mohou být v závislosti na podmínkách smlouvy o grantu vyžadovány podrobnější finanční zprávy. Tyto zprávy obsahují podrobný rozpis výdajů projektu.
Doklad o výdajích
Jedná se o faktury, účtenky, smlouvy a další dokumenty, které dokládají výdaje vzniklé během projektu.
Výsledky a výstupy
V průběhu projektu budete muset vytvářet a předkládat výstupy a výsledky uvedené ve smlouvě o grantu. Mezi ně mohou patřit výzkumné zprávy, školicí materiály, programy akcí, seznamy účastníků, fotografie a další hmatatelné výsledky vašich projektových aktivit.
Monitorovací a hodnotící zprávy
V závislosti na velikosti a rozsahu projektu může být nutné provádět formální monitorovací a hodnotící činnosti a vypracovávat související zprávy. Ty poskytují strukturované hodnocení pokroku a dopadu projektu.
Závěrečná zpráva
Na konci projektu je obvykle vyžadována závěrečná zpráva. Tato zpráva poskytuje ucelený přehled o aktivitách, výsledcích a dopadech projektu a také závěrečnou finanční zprávu.
Dokumenty k auditu
V závislosti na podmínkách smlouvy o grantu může být na konci projektu vyžadován externí audit. Ten spočívá v tom, že nezávislý auditor přezkoumá finanční záznamy projektu a ověří, zda byly finanční prostředky použity správně. Auditor vypracuje formální zprávu o auditu, kterou je třeba předložit řídicímu orgánu.