8.2. Typické dokumenty návrhu projektu
Pro každý program financování EU se mohou konkrétní požadované dokumenty lišit v závislosti na konkrétní výzvě k předkládání návrhů a řídicím orgánu. Obvykle však proces podání žádosti zahrnuje předložení několika klíčových dokumentů, které jsou obecně v těchto programech podobné.
Formulář žádosti
Toto je hlavní dokument, ve kterém představíte svůj projekt. Obvykle obsahuje oddíly pro shrnutí projektu, cíle, očekávané výsledky, činnosti, pracovní plán, cílové skupiny, podrobnosti o partnerství a rozpočet. Formulář musí být vyplněn v jednom z úředních jazyků EU.
Rozpočtový formulář
Obvykle se jedná o samostatný dokument nebo součást formuláře žádosti, kde uvedete podrobné finanční informace o svém projektu, včetně nákladů na jednotlivé činnosti a způsobu jejich pokrytí. Musíte také uvést případné zdroje spolufinancování. Rozpočty projektů financovaných EU jsou obvykle rozděleny do několika rozpočtových položek nebo kategorií, i když jejich specifika se mohou lišit v závislosti na programu a povaze projektu. Níže jsou uvedeny běžné rozpočtové položky používané v mnoha projektech EU:
- Náklady na zaměstnance: V této položce jsou zahrnuty mzdy a příspěvky na sociální zabezpečení pracovníků přímo zaměstnaných v rámci projektu. Může jít o projektové manažery, výzkumné pracovníky, administrativní pracovníky atd. Některé programy mohou umožnit i náklady spojené s dočasnými zaměstnanci nebo subdodavateli.
- Cestovné a stravné: Tato rozpočtová položka zahrnuje náklady na cestovné a ubytování pro zaměstnance, kteří jsou mimo své obvyklé pracoviště kvůli činnostem souvisejícím s projektem, jako jsou schůzky, konference, návštěvy na místě apod.
- Vybavení: V této položce jsou zahrnuty náklady na nákup, pronájem nebo leasing zařízení nezbytného pro realizaci projektu. Může se jednat o laboratorní vybavení pro výzkumné projekty, hardware a software IT, vozidla atd.
- Spotřební materiál a zásoby: V této položce jsou zahrnuty náklady na materiál a zásoby, které se spotřebují v průběhu projektu. Může se jednat o kancelářské potřeby, laboratorní spotřební materiál atd.
- Smluvní služby: Tato rozpočtová položka zahrnuje náklady na služby, které byly sjednány speciálně pro tento projekt. Mohou sem patřit konzultanti, auditoři, překladatelé, organizátoři akcí atd.
- Ostatní přímé náklady: Tato kategorie zahrnuje ostatní náklady přímo spojené s projektem, které nespadají do jiných kategorií. Mohou sem patřit náklady na šíření výsledků projektu, náklady na pořádání setkání nebo akcí, náklady na publikace atd.
- Nepřímé náklady (režijní náklady): Jedná se o náklady, které nejsou přímo spojeny s projektem, ale jsou nezbytné pro jeho realizaci. Mohou sem patřit náklady na služby, nájem kanceláří, administrativní a finanční řízení atd. V některých programech se tyto náklady počítají jako paušální sazba z celkových přímých nákladů.
Matice logického rámce (nebo podobný dokument)
Některé programy mohou vyžadovat matici logického rámce, což je nástroj používaný pro plánování, monitorování a hodnocení projektů. Jsou v ní uvedeny obecné cíle projektu, specifické cíle, očekávané výsledky, činnosti, ukazatele, zdroje ověření a předpoklady.
Standardní logický rámec se skládá z matice 4×4 s následujícími řádky a sloupci:
Řádky (shora dolů):
Cíl: Dlouhodobá změna, ke které projekt přispěje.
Účel (známý také jako Záměr ): Konkrétní střednědobé změny, které má projekt přinést.
Výstupy (nebo výsledky): Hmotné produkty nebo služby, které projekt přinese.
Aktivity: Úkoly, které je třeba provést, aby bylo možné dosáhnout výstupů.
Sloupce (zleva doprava):
Popis intervenční logiky: Zde je podrobně popsána hierarchie cílů (cíl, účel, výstupy a činnosti), jak je popsáno výše.
Ukazatele: Jedná se o konkrétní, měřitelná tvrzení, která ukazují, jak se bude měřit pokrok při dosahování jednotlivých cílů.
Prostředky ověřování (známé také jako zdroje ověřování): Jedná se o zdroje informací nebo metody sběru dat, které budou použity ke shromáždění důkazů o ukazatelích.
Předpoklady (nebo rizika): Jedná se o faktory mimo kontrolu projektu, které by mohly ovlivnit dosažení cílů projektu.
Matice logického rámce je dynamický nástroj, což znamená, že by měla být v průběhu projektového cyklu podle potřeby aktualizována a revidována. Je to také participativní nástroj, což znamená, že by měla být vypracována za účasti všech klíčových zúčastněných stran.
Prohlášení o partnerství
Pokud se na vašem projektu podílejí partneři z různých organizací nebo zemí, může být nutné předložit prohlášení o partnerství podepsané každým partnerem. To potvrzuje jejich souhlas s účastí na projektu a jejich závazek k jeho cílům.
Formulář právnické osoby
Tento dokument slouží ke shromáždění právních informací o žadatelské organizaci. Obvykle vyžaduje úřední dokumenty prokazující právní status organizace.
Formulář finanční identifikace
Tento formulář obsahuje informace o bankovním účtu, na který bude v případě úspěšné žádosti vyplacen grant EU.
Zpráva o auditu nebo účetní závěrka
V některých výzvách může být požadováno předložení aktuálních auditních zpráv nebo finančních výkazů, které prokazují finanční způsobilost vaší organizace.
Životopisy klíčových zaměstnanců
Některé žádosti mohou vyžadovat předložení životopisů klíčových pracovníků projektu, aby byla prokázána jejich kvalifikace a zkušenosti.