3.4. Sestavení návrhu
Potřeba
Tato kapitola se zabývá potřebou z hlediska psaní návrhů. Měli byste se také podívat do kapitoly 1, kde najdete širší úvahy o potřebách cílové skupiny.
Definujte potřebu
Aby bylo možné co nejlépe vyjádřit potřebu, je třeba ji dát do souvislostí a zhodnotit situaci. Tato potřeba musí být vyjádřena aktéry v dané oblasti a řešit určitou mezeru. Je proto nutné vyslechnout klíčové aktéry spojené s tímto problémem, aby bylo možné pochopit a formulovat jejich potřebu jako celek: její naléhavost, výzvy, překážky, zúčastněné strany, hlavní problémy atd. Je třeba věnovat pozornost tomu, že některé potřeby jsou skryté a hůře se přímo identifikují. Potřeby podpory jednotlivců mohou být složité a různorodé.
Je důležité jasně a konkrétně formulovat potřeby, které předkládáte:
- Potřeba: Jakou věc hájíte/podporujete? V jaké oblasti činnosti chcete působit?
- Cílová skupina: Komu je tato potřeba určena? Kdo jsou lidé, kterých se tento problém týká?
- Kontext: Vysvětlete kontext, v němž tato potřeba vzniká: historický, sociálně-politický, demografický atd.
- Zeměpisná oblast působnosti: Jaký je geografický rozsah, kde je tato potřeba nejzřetelnější?
- Co chybí: Co vám v současné době chybí a potřebujete, aby se to řešilo?
- Zúčastněné strany: Jaké další subjekty mohou být zapojeny? Jak jsou ovlivněni?
Dokažte potřebu
Je důležité prokázat, proč je váš projekt potřebný, a to konkrétními důkazy. K objektivizaci potřeby existují dva hlavní způsoby, jak na ni upozornit: literární zdroje na dané téma a kvalitativní a kvantitativní údaje. Spolehlivé a uznávané zdroje a/nebo údaje jsou klíčové pro podporu vašeho návrhu a ukazují, kde a jaká je mezera, kterou má váš návrh zaplnit.
Co se týče literárních zdrojů, jde o to najít relevantní studie, které by podpořily vámi definovanou a vyjádřenou potřebu. Literaturu lze nalézt ve strategických dokumentech jednotlivých zemí a příslušných dokumentech o rozvojové politice, které vypracovaly evropské instituce (Evropská komise, Evropský parlament, Rada EU) a jejich výzkumná střediska, agentury EU (např. Eurofound, EU-OSHA atd.), OSN a její specializované agentury, OECD atd. Rozvíjení kontaktů s univerzitami, akademickými pracovníky a výzkumnými pracovníky ve vašem oboru vám také může pomoci najít vhodné studie a objektivizovat vaše potřeby.
Kromě toho můžete konzultovat projekty, které již byly na dané téma realizovány, abyste pochopili, co se nepodařilo, kde je třeba přijmout opatření nebo jak doplnit či zaplnit mezeru v již provedených opatřeních.
Jako doplněk můžete také provést průzkum v terénu, abyste vyčíslili svou potřebu. Typ průzkumu, který je třeba provést, je různý a mnohostranný, záleží jen na vás, co je pro vaši organizaci nejvhodnější. V tomto ohledu vám mohou pomoci i výzkumníci, kteří určí druh údajů, metodologicky zarámují váš průzkum, případně provedou šetření pro svůj vlastní výzkum:
- V případě kvalitativního obsahu můžete vést rozhovory (individuální nebo kolektivní) a shromažďovat svědectví.
- V případě kvantitativního obsahu je vhodné provádět průzkumy / ankety, aby bylo možné oslovit větší počet lidí a kvantifikovat potřebu.
Uvědomte si zkreslení, které může nastat vzhledem k velikosti vzorku respondentů a toto zkreslení promítněte do popisu vaší potřeby.
Demonstrujte odborné znalosti
Dále budete muset prokázat, že vaše organizace je nejvhodnější k uspokojení této potřeby a že je to po ní chtěno. Toho lze dosáhnout shromážděním kvalitativních důkazů: zapojení vaší komunity, podpůrné dopisy, dosavadní výsledky, využití vašich partnerů. Měli byste také zdůraznit podobné projekty, které jste realizovali v minulosti a které vám poskytly zkušenosti pro uspokojení této potřeby. Tyto informace byste měli najít ve svých zprávách o činnosti nebo ve zprávách vašich partnerů, ale také ve vašich dalších publikacích, které by mohly prokázat vaši odbornost a/nebo zájem. Vaše odbornost se v první řadě opírá o vaše lidi, ať už zaměstnance nebo partnery, kteří mohou mít znalosti, dovednosti a zkušenosti vztahující se k řešení potřeby a realizaci vašeho návrhu projektu.
Potřeba -> poptávka -> řešení
Poté, co prokážete potřebu a poptávku, je na čase vysvětlit, jak tuto potřebu uspokojíte a proč je k tomu vaše organizace nejvhodnější.
To znamená vysvětlit svůj projekt krok za krokem, definovat a vysvětlit celkové a specifické cíle, dosažitelné výsledky a související činnosti, jakož i mobilizované zdroje a náklady pro každou skupinu činností (nebo klíčových aktivit).
Zde byste měli vysvětlit, jak je váš plán relevantní pro uspokojení potřeby, kterou jste definovali. Je důležité doložit, v čem je váš návrh užitečný, jak řeší prioritu a jak se liší od již uskutečněných projektů.
Popis projektu: demonstrujte řešení, která váš projekt nabízí.
Logický rámec
Jasný a konzistentní popis vašeho návrhu projektu by měl ukázat, jak řešení projektu přispívá k uspokojení dříve zjištěných potřeb.
Matice logického rámce (neboli logframe) je nástroj, který vám pomůže důsledně formulovat návrh projektu tím, že definuje:
- cíle projektu a jejich hierarchii,
- monitorování a hodnocení výsledků projektu a,
- klíčové vnější faktory, které mohou ovlivnit úspěch vašeho projektu.
Tato matice logického rámce je také základem pro stanovení požadavků na zdroje a nákladů nebo rozpočtu činností. Po dokončení by tato matice měla poskytnout shrnutí návrhu projektu.
Nad rámec úvodu, který vám tímto poskytneme, najdete další metodické podrobnosti v dokumentu Metody poskytování podpory – Pokyny pro řízení projektového cyklu.
Vysvětlete “co”
Neúplný popis projektu je jednou z nejčastějších chyb. Při popisu návrhu projektu musíte předpokládat, že hodnotitel neví nic o vaší organizaci, národním nebo regionálním kontextu, vašich aktivitách atd.
Zde je metoda “co a proč”, kterou se můžete řídit:
- Co plánujete dělat? Proč?
- V čem je tato činnost specifická pro projekt?
- Je to pilotní projekt, nebo je to výsledek pilotního projektu? Řádně vysvětlete.
- Jak souvisí se zjištěnou potřebou nebo nedostatkem?
- Jak jsou otázky formulovány? – Musíte je spojit se strategickým zaměřením nebo s cíli sponzora?
- Jak se člení na jednotlivé části práce? Podle publika/časového rámce/cíle financujícího subjektu/typu činnosti?
- Kdo práci dodá:
- Vedoucí organizace (popište organizaci, její dosavadní výsledky, proč je tato organizace nejlepší pro realizaci tohoto projektu)?
- Existují partneři pro doručování? Jak do toho zapadají?
- Dodavatelé/poskytované služby?
- Strategičtí partneři (dohled nad projektem)?
- Organizační schéma (schéma nebo diagram, který ukazuje, jak spolu organizace souvisejí)?
- Jak do toho zapadá vaše publikum / příjemci? S kým komunikují?
Sestavení cíle projektu pomocí metody S.M.A.R.T.
Správné napsání cíle projektu pomocí kritérií S.M.A.R.T. zahrnuje vytvoření cílů, které jsou specifické, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově omezené. Zde je průvodce, který vám pomůže sestavit efektivní cíl podle kritérií S.M.A.R.T:
Specifické
Jasně definujte cíl: Cíl by měl být jasný a konkrétní, aby každý pochopil, co se od něj očekává. Měl by odpovídat na otázky: Co je třeba splnit? Kdo bude zapojen? Kde se to bude konat?
Měřitelné
Kvantifikujte cíl: Zahrňte měřitelné prvky, abyste mohli sledovat pokrok a zjistit, kdy je cíle dosaženo. Definujte ukazatele úspěchu – mohou to být číselné cíle nebo konkrétní milníky.
Dosažitelné (achievable)
Zajištění proveditelnosti: Cíl by měl být realistický a dosažitelný v rámci vašich zdrojů a omezení. Měl by přesahovat vaše schopnosti, ale zůstat realistický.
Relevantní
Sladění s cíli ESF+: Ujistěte se, že váš cíl souvisí s cíli ESF+, jako je podpora sociálního začleňování, zlepšení vzdělávání a odborné přípravy nebo zvýšení počtu pracovních příležitostí.
Časově omezené (time-based)
Stanovte si konečný termín: Váš cíl by měl mít jasný časový rámec, který stanoví, kdy lze výsledku (výsledků) dosáhnout. To pomáhá vytvořit pocit naléhavosti a podněcuje k akci.
Cíle, výstupy, výsledky
Plnění cílů
Evropské fondy mají několik klíčových dokumentů, které definují priority a očekávané výsledky. Ujistěte se, že váš projekt splňuje požadavky těchto specifikací. Váš projekt totiž nebude financován, pokud nebude splňovat cíle požadované ve výzvě. Abyste zajistili efektivní vynakládání finančních prostředků, musíte pochopit, jak se tyto cíle hodnotí.
Výstupy a výsledky
Stanovte výchozí hodnoty pro vyhodnocení celkového přínosu projektu:
- určete svou základní tezi,
- zjistěte, kde se právě nacházíte,
- vlastní nebo zveřejněné statistiky / diagramy / zprávy,
- první průzkum nebo rozhovor s uživateli/příjemci.
Jak vypadá úspěch?
Při rozhodování o výstupech a výsledcích projektu:
- Někteří poskytovatelé finančních prostředků upřednostňují výstupy před výsledky a naopak (např. ekonomické versus sociální).
- Buďte realističtí ohledně toho, co vaše organizace může dokázat.
- Slibujte méně a dělejte více (co do množství i stráveného času).
- Vyvažujte poměr ceny a kvality.
- Identifikujte všechny předpoklady a rizika, která by mohla bránit realizaci.
- Zamyslete se nad praktickými aspekty měření výsledků.
- Ujistěte se, že rozumíte definici výstupu.
Informujte o tom, jak budete měřit úspěšnost projektu – nástroje pro měření výstupů:
- shromažďování záznamů – Plány akcí – Deníky/Kalendáře – Docházka/Zapojení – Výrobní čísla – Úrovně činnosti,
- časem zabudovat do monitoringu,
- určit nejlepší zdroj,
- konzistence,
- vhodné intervaly.
Udržitelnost a strategie odchodu
Udržitelnost je schopnost udržet výsledky projektu i po skončení grantového financování. Měli byste být schopni vysvětlit, jak tuto udržitelnost v rámci projektu zajistíte, a uvést konkrétní příklady, např:
- šíření výsledků – naplánujte strategii pro tuto oblast,
- přenositelnost výsledků na ostatní – popište, jak
- pokračování aktivit – vypracujte plán provedení.
Pro koho (příjemce)
Cílová skupina vašeho projektu bude benefitovat z opatření, která plánujete zavést. Tato skupina musí být definovatelná a měřitelná.
Poté je třeba posoudit, jaké přímé a nepřímé výhody tato cílová skupina získá. Je důležité zajistit, aby vaše publikum/skupiny klientů benefitovali ze všech aspektů projektu nebo aby byly diferencované.
S kým?
Je nutné jasně definovat, kdo je za které úkoly zodpovědný. Při rozdělování pracovníků si ujasněte, kdo bude s kým spolupracovat. Využíváte čas zaměstnanců jako odpovídající finanční prostředky? Placený personál nebo dobrovolníci?
Zde jsou tři kategorie osob, které na projektu pracují:
- Tým pro řízení projektu: lidé, kteří budou projekt řídit a zajišťovat splnění celkových cílů.
- Tým návrhářů projektu: skupina, která bude odpovědná za provádění rozhodnutí. Bude realizovat projekt (nábor, zadávání veřejných zakázek atd.) a ukončovat projekt (závěrečné nároky, likvidace, odkaz, hodnocení).
- Partneři projektu: organizace, které vás budou doprovázet při realizaci vašeho projektu. Je důležité tyto partnery definovat včas, aby jejich zapojení bylo od počátku projektu maximální. To vám také umožní získat jejich názory a rady v průběhu projektu.
Kde:
Místo realizace projektu musí být vymezeno podle místa realizace projektové činnosti a podle příjemců podpory. Je důležité, aby toto místo a jeho vzdálenost byly jasně definovány. V případě potřeby neváhejte k žádosti přiložit mapy.
Kdy (časová osa)
Pokud jde o dobu trvání celého projektu, musíte dbát na to, abyste co nejreálněji definovali datum zahájení a ukončení. Dbejte na to, abyste měli dostatek času na dokončení projektu.
Všechny projektové aktivity musí mít datum zahájení a ukončení. Určete, zda jednotlivé činnosti projektu probíhají současně, nebo zda jsou na sobě závislé.
Přidaná hodnota projektu
Abyste co nejlépe prokázali užitečnost projektu, měli byste identifikovat organizace, které vykonávají stejné nebo podobné činnosti, a vysvětlit, jakou přidanou hodnotu nebo transformační efekt navrhovaný projekt přináší. Jasně prokažte, že váš projekt neduplikuje nebo nenahrazuje stávající činnost. Nakonec zdůrazněte důvody, proč pracujete konkrétním způsobem a s konkrétními partnery.