10.3. Vztahy s řídicími orgány
Shrnutí osvědčených postupů
Otevřená komunikace
Udržujte komunikaci otevřenou. Pravidelně informujte ŘO o průběhu projektu, i když o to výslovně nepožádá. Transparentnost je klíčová.
Proaktivní předkládání zpráv
Nečekejte na termíny. Aktivně předkládejte zprávy, aktualizace a potřebnou dokumentaci a dbejte na to, aby vše bylo podrobné a jasné.
Vyhledávání zpětné vazby
Pravidelně si vyžádejte zpětnou vazbu o realizaci a průběhu projektu. Dáte tím najevo, že si vážíte jejich postřehů a jste otevřeni poradenství.
Pravidelná setkání
Plánujte pravidelné osobní (nebo virtuální) schůzky, na kterých proberete milníky projektu, problémy a očekávání. Pokud se objeví problémy nebo překážky, přistupujte k nim společně. Zapojte ŘO do hledání řešení, místo toho, abyste jim předkládali problémy.
Účas seminářů/školení
Účastněte se všech workshopů, seminářů nebo školení pořádaných ŘO. Prokážete tím své odhodlání a získáte příležitost k navázání kontaktů a přímé interakci.
Proces participativního programování a monitorování
Účast na programovacích a monitorovacích schůzkách programu posiluje partnerství mezi řídicími orgány a nositeli projektů.
Dodržování pokynů
Zajistěte přísné dodržování pokynů, předpisů a protokolů stanovených ŘO. Tím si vybudujete pověst spolehlivého a vyhovujícího partnera.
Zvaní na projektové aktivity
Aktivně zvěte zástupce řídicího orgánu k účasti na akcích projektu, při jeho zahájení nebo při jakýchkoli významných milnících. Díky tomu se mohou na vlastní kůži seznámit s dopadem projektu.
Rychlé řešení obav
Pokud má MA nějaké obavy nebo problémy, řešte je rychle a efektivně. Prokázání vstřícnosti buduje důvěru.
Dokumentace a vedení záznamů
Zajistěte, aby všechny interakce, dohody a diskuse byly dobře zdokumentovány. To zajistí přehlednost a může to být přínosné v případě personálních změn nebo sporů.
Zapojení se do společné propagace
Spolupracujte s řídícím orgánem na zveřejňování milníků nebo úspěchů projektu. Společné tiskové zprávy, akce nebo zapojení médií mohou podpořit pocit partnerství.
Společná vize
Pravidelně posilujte společné cíle a záměry projektu. Tato společná vize může být základem silného vztahu založeného na spolupráci.
Praktické projektové aplikace
Aktivizace členství v monitorovacích výborech, rumunská vláda: V Rumunsku vláda zřídila monitorovací výbory pro implementaci fondů ERDF a ESF a v souladu s metodikou a fungováním výborů tvoří nejméně 40 % členů zástupci občanské společnosti, akademické obce a sociálních partnerů. Kulaté stoly, semináře a workshopy jsou organizovány s cílem usnadnit vytváření sítí, komunikaci a monitorování programů (provádění jako takové a monitorování výsledků a výdajů), jakož i propagaci osvědčených postupů a návštěvy v terénu.
OP PRAHA – Pól růstu ČR (vícefondový program ERDF+, ESF+, programové období 2014-2020): Řídicí orgán operačního programu se rozhodl zvýšit důvěru žadatelů a příjemců zřízením pozice nezávislého ombudsmana. V případě jakýchkoli pochybností o postupu, procesu či jednání pracovníků ŘO se žadatelé či příjemci mohli obrátit na nezávislého odborníka, aniž by jejich identita a dotaz souvisely s pracovníky ŘO. Úkolem nezávislého odborníka (ombudsmana) bylo posoudit konkrétní situaci, doporučit řešení a nejvhodnější postup. Ombudsman byl také schopen zprostředkovat problematickou situaci mezi ŘO a žadatelem nebo příjemcem.
Vytvoření systému sociálně-zdravotního pomezí v Kraji Vysočina, Kraj Vysočina, Česká republika: Kraj Vysočina udržoval aktivní komunikaci a spolupráci s řídicím orgánem po celou dobu realizace projektu. Společné konzultace vedly k oboustranně výhodným řešením a podpořily hladký průběh projektové dokumentace a předkládání zpráv.