6.6. Audit
Una volta terminato il progetto, è estremamente importante conservare i registri e altri documenti di supporto per almeno 5 anni dopo la sua chiusura, per poter dimostrare la corretta attuazione del progetto e i costi dichiarati in caso di audit.
Che cos’è un audit?
L’audit è un controllo amministrativo (sotto forma di verifiche a tavolino e/o in loco) effettuato su progetti che ricevono finanziamenti dall’Unione Europea. Gli obiettivi principali di un audit sono:
- controllare la legalità e la regolarità delle spese del progetto, ossia la conformità alle leggi e ai regolamenti e alle norme e ai criteri contrattuali applicabili,
- verificare se i fondi del progetto sono stati utilizzati in modo efficace ed economico, cioè in conformità con una sana gestione finanziaria,
- garantire la corretta attuazione del progetto.
Tipi di audit
Audit esterno (audit di primo livello)
In alcuni casi, un progetto può essere obbligato a far verificare i propri bilanci da un revisore esterno. Ciò accade spesso per i progetti più grandi o quando il progetto è attuato da un consorzio di partner e comporta un elevato livello di complessità finanziaria.
Una revisione contabile esterna fornisce una verifica indipendente dei rendiconti finanziari del progetto e può rassicurare sia l’Autorità di gestione che gli attuatori del progetto sulla solidità della gestione finanziaria del progetto.
Tuttavia, non sempre è richiesta una revisione contabile esterna. La necessità di un audit esterno sarà determinata dalle regole del fondo specifico, dalle dimensioni e dalla complessità del progetto e dai requisiti dell’Autorità di gestione.
In ogni caso, indipendentemente dal fatto che sia richiesto o meno un audit esterno, tutti i progetti devono assicurarsi di disporre di solidi controlli interni e sistemi di gestione finanziaria per garantire il corretto utilizzo dei fondi UE. È inoltre importante tenere registrazioni accurate e complete di tutte le attività e le spese del progetto, poiché saranno necessarie in caso di audit.
Autorità di gestione
Questi audit contribuiscono a garantire che i fondi siano utilizzati in modo appropriato, in linea con le norme nazionali e dell’UE, e che raggiungano i risultati previsti. Ecco un processo generale e una serie di principi su cui si basano questi audit:
- Selezione dei progetti da sottoporre ad audit: Per selezionare i progetti da sottoporre ad audit, le Autorità di gestione utilizzano in genere un approccio basato sul rischio. Esse possono prendere in considerazione vari fattori, come le dimensioni del progetto, la sua complessità, i risultati di audit precedenti e i precedenti del beneficiario nella gestione dei fondi UE.
- Procedure di audit: L’audit di solito comprende l’esame della documentazione del progetto, dei registri finanziari e la verifica fisica dei risultati del progetto (ove applicabile). Si tratta di verificare la conformità del progetto con le procedure di applicazione, le norme sugli appalti, l’ammissibilità delle spese e il raggiungimento degli obiettivi del progetto.
- Risultati dell’audit e follow-up: a seguito dell’audit, l’Autorità di gestione emetterà un rapporto di audit che descriverà in dettaglio le irregolarità o le questioni di non conformità riscontrate e raccomanderà azioni correttive. A seconda della gravità dei risultati, ciò potrebbe portare a correzioni finanziarie (ad esempio, il rimborso dei fondi) o a modifiche nell’attuazione del progetto.
L’obiettivo di questi audit non è solo quello di garantire la conformità finanziaria, ma anche di migliorare la qualità dell’attuazione, aumentare l’impatto dei progetti e contribuire alla semplificazione e alla riduzione degli oneri amministrativi.
Sebbene gli audit siano critici, possono anche essere visti come un’opportunità di apprendimento e miglioramento. Il feedback del processo di audit può aiutare i project manager a identificare i potenziali punti deboli nei loro sistemi di gestione e controllo del progetto e a intraprendere interventi correttivi per migliorare le loro prestazioni.
Le procedure di audit specifiche possono variare da Paese a Paese e da programma a causa delle differenze nelle norme nazionali e nelle strutture amministrative.
Commissione europea
Sebbene la responsabilità principale della gestione e del controllo dei fondi UE, compresa la conduzione di audit a livello di progetto, spetti agli Stati membri, la Commissione europea (CE) ha anche il potere di condurre audit propri. Questi audit della CE sono in genere volti a verificare l’efficacia dei sistemi di gestione e controllo messi in atto dagli Stati membri, ma possono anche includere audit di singoli progetti.
Gli audit della CE a livello di progetto sono, in generale,l’eccezione anziché la regola. Solitamente vengono effettuati quando ci sono serie preoccupazioni sui sistemi di gestione e controllo di uno Stato membro o quando ci sono preoccupazioni specifiche su un particolare progetto. Nella maggior parte dei casi, la CE si affida agli audit condotti dalle Autorità di gestione di ciascuno Stato membro e il suo ruolo consiste piuttosto nel verificare che tali audit siano condotti correttamente e che gli Stati membri adempiano alle proprie responsabilità.
Tenete presente che, in caso di inadempienza, i costi saranno considerati non ammissibili e verranno respinti, oltre a essere soggetti a sanzioni amministrative e finanziarie.
Fornire prove
In caso di revisione contabile, vi verrà richiesto di fornire le prove delle spese dichiarate. Ricordate che sono necessari documenti originali (o copie digitali autorizzate). La Commissione/agenzia accetterà qualsiasi documento considerato originale dalla legislazione nazionale. In caso di mancanza di questi documenti, la spesa da essi coperta sarà respinta.
Si tenga presente che, per essere considerati ammissibili, i costi devono essere:
- effettivamente sostenuti (non stimati, preventivati o imputati),
- sostenuti dal beneficiario,
- sostenuti durante la durata del progetto e utilizzati per il solo scopo del progetto.