6.5. Relazioni finali concise
Nel corso del progetto, il coordinatore del progetto deve presentare al donatore diverse relazioni sullo stato di avanzamento. La relazione finale è quella che copre l’ultimo periodo di rendicontazione, per chiudere la sovvenzione. Di solito, il rapporto finale è più ampio e contiene un riassunto dettagliato di ciò che è avvenuto durante l’intera attuazione del progetto.
Quando iniziare a scrivere? Quanto tempo sarà necessario?
La rendicontazione alla fine di un progetto può essere intensa, con scadenze strette e molti requisiti. Di solito, la relazione finale deve essere presentata 60 giorni dopo la data di conclusione del progetto. Per questo motivo è fondamentale pianificare questa attività in modo adeguato e prevedere un tempo sufficiente per la stesura del rapporto. Tenete conto che tutti i partner devono avere il tempo sufficiente per compilare le loro sezioni e rivedere il rapporto completo prima che venga presentato.
Per questo compito, occorre riservare un minimo di 2-3 settimane. Utilizzate, per quanto possibile, i documenti cloud per tenere sotto controllo le versioni dei report.
Struttura
La relazione finale è solitamente un documento di 50 pagine in inglese, ma la lunghezza può variare a seconda del tipo di bando e dell’entità del progetto (quanto è “grande”, ecc.). Alcune relazioni finali hanno caselle specifiche da riempire con un numero massimo di caratteri o parole ammesse.
Di solito, una relazione finale è composta dalle due parti seguenti (alcune parti del testo possono sovrapporsi alla valutazione finale del progetto):
- La prima parte comprende informazioni qualitative relative al lavoro svolto sul progetto. Siete invitati a descrivere i risultati, le realizzazioni e il pubblico target raggiunto durante l’intera azione.
- La seconda parte presenta l’elenco delle prove e degli allegati da aggiungere al rapporto.
In genere viene richiesta anche una relazione finanziaria.
Tenete presente che è il donatore a dover fornire i modelli di rendicontazione (liste di controllo o altri strumenti di rendicontazione), che vengono distribuiti con largo anticipo al coordinatore, il quale deve trasmetterli ai partner. Questi modelli stabiliscono in che modo devono essere fornite le informazioni. Il resoconto narrativo e quello finanziario richiedono modelli diversi, ma vengono preparati contemporaneamente per gli stessi periodi di rendicontazione e presentati insieme.
Struttura usuale delle relazioni finali:
-
- Sintesi del progetto: breve descrizione dell’azione, obiettivi principali, risultati chiave,
- Risultati del progetto: obiettivi originali, target raggiunti, indicatori, realizzazioni e risultati,
- Gestione del progetto (qualità del team di progetto e cooperazione),
- Sfide e lezioni apprese,
- Impatto potenziale (compreso l’impatto socio-economico e le implicazioni sociali più ampie del progetto fino ad oggi) e le principali attività di divulgazione e sfruttamento dei risultati,
- Allegati.
Tutti i partner del progetto devono contribuire alla stesura del rapporto compilando le sezioni pertinenti; tuttavia, è il coordinatore del progetto che dovrà presentare la versione finale al finanziatore.
Suggerimenti per la segnalazione
Nella stesura del rapporto finale, occorre considerare i seguenti suggerimenti:
- Utilizzare un linguaggio chiaro e conciso.
- Assicurarsi di seguire il modello fornito, di compilare tutte le sezioni e di includere tutti gli allegati.
- Verificare se esiste una lunghezza massima per le diverse sezioni del rapporto e rispettarla.
- Considerare la necessità di tempo per condividere la bozza del rapporto con tutti i partner del progetto al fine di ricevere un feedback e scrivere la versione finale da presentare.
- Assicurarsi che la quantità di informazioni fornite sia proporzionata al livello di spesa richiesto.
- Evidenziare i principali successi e risultati del progetto.
- Segnalare eventuali carenze del progetto: mantenere osservazioni brevi, esplicative e obiettive.
- Riassumere le lezioni apprese. Ricordate che questa parte non deve essere una sorpresa per l’AdG (informare – discutere – chiarire – risolvere – riferire).
Aspetti finanziari e modalità di rendicontazione
Il Rapporto finanziario è composto dai bilanci (individuali e consolidati per tutti i partner) e dalla spiegazione sull’utilizzo delle risorse.
I requisiti finanziari sono direttamente collegati alle richieste di convenzione di sovvenzione. In ogni caso, la rendicontazione finanziaria deve tenere traccia di tutte le spese effettuate durante la durata del progetto. Ogni spesa deve essere correlata a un’azione/prodotto/risultato del progetto e deve essere accompagnata da una fattura/ricevuta/contratto/dichiarazione ufficiale.