3.4. Costruire la proposta
Necessità
Questo capitolo analizza i bisogni dal punto di vista dell’elaborazione della proposta. Si consiglia di consultare anche il Capitolo 1 per una riflessione più ampia sui bisogni del gruppo target.
Definire la necessità
Per esprimere al meglio un bisogno, è necessario contestualizzarlo facendo il punto della situazione. Questo bisogno deve essere stato espresso dagli attori sul campo e rispondere a una lacuna. È quindi necessario sondare gli attori chiave legati a questo problema per comprendere e inquadrare il bisogno nel suo complesso: la sua urgenza, le sue sfide, i suoi ostacoli, le parti interessate, le questioni centrali, ecc. È necessario prestare attenzione al fatto che alcuni bisogni sono nascosti e più difficili da identificare direttamente. I bisogni di supporto degli individui possono essere complessi e vari.
È importante essere chiari e specifici sulle esigenze che si stanno proponendo:
- Necessità: Qual è la causa che volete difendere/sostenere? In quale campo d’azione volete agire?
- Pubblico di riferimento: Da chi è soddisfatto questo bisogno? Chi sono le persone interessate da questo problema?
- Contesto: Spiegare il contesto in cui nasce questa esigenza: storico, socio-politico, demografico, ecc.
- Ambito geografico: Qual è l’ambito geografico in cui questo bisogno è più evidente?
- Gap: che cosa manca attualmente e che avete bisogno di obiettivi per risolvere?
- Soggetti interessati: Quali altri attori possono essere coinvolti? Come sono influenzati?
Evidenziare la necessità
È importante dimostrare la necessità del progetto attraverso prove concrete. Per oggettivare il bisogno, ci sono due modi principali per evidenziarlo: risorse letterarie sull’argomento e dati qualitativi e quantitativi. Risorse e/o dati affidabili e riconosciuti sono fondamentali per sostenere la vostra proposta e dimostrare dove e quale sia la lacuna che la vostra proposta intende colmare.
Per quanto riguarda le risorse letterarie, si tratta di trovare studi pertinenti a sostegno dell’esigenza precedentemente definita ed espressa. La letteratura può essere reperita nei documenti strategici nazionali e nei documenti relativi alle politiche di sviluppo prodotti dalle istituzioni europee (Commissione europea, Parlamento europeo, Consiglio dell’UE) e dai loro centri di ricerca, dalle agenzie dell’UE (ad esempio Eurofound, EU-OSHA, ecc.), dalle Nazioni Unite e dalle sue agenzie specializzate, dall’OCSE, ecc. Anche lo sviluppo di contatti con università, accademici e ricercatori del vostro settore può aiutarvi a trovare gli studi giusti e a oggettivare le vostre esigenze.
Inoltre, è possibile consultare i progetti già realizzati sull’argomento per capire cosa non ha funzionato, dove è necessario intervenire o come integrare o colmare le lacune con le azioni già attuate.
A titolo complementare, è possibile effettuare indagini sul campo per quantificare le proprie esigenze. Il tipo di indagine da condurre è vario e molteplice, spetta a voi determinare ciò che è più rilevante per la vostra organizzazione. Anche i ricercatori possono aiutarvi in questo senso, per identificare il tipo di dati, per inquadrare la vostra indagine dal punto di vista metodologico o eventualmente per condurre l’indagine per la loro ricerca:
- Per i contenuti qualitativi, è possibile condurre interviste (individuali o collettive) e raccogliere testimonianze.
- Per i contenuti quantitativi, è importante condurre indagini/sondaggi per raggiungere un numero maggiore di persone e quantificare i bisogni.
Siate consapevoli delle caratteristiche legate alla rappresentatività del vostro campione ed esprimetele quando oggettivate le vostre necessità.
Dimostrare le competenze
Successivamente, dovrete dimostrare che la vostra organizzazione è la più adatta a soddisfare questa esigenza e che vi viene richiesto di farlo. A tal fine può essere utile raccogliere prove qualitative: impegno verso la vostra comunità, lettere di raccomandazione, precedenti, utilizzo dei vostri partner. Dovreste anche evidenziare i progetti simili che avete realizzato in passato e che vi hanno fornito l’esperienza necessaria per soddisfare questa esigenza. Dovreste trovare queste informazioni nei vostri rapporti di attività o in quelli dei vostri partner, ma anche in altre pubblicazioni che potrebbero dimostrare la vostra competenza e/o il vostro interesse. La vostra competenza si basa in primo luogo sul personale, sia esso personale o partner, che può avere le conoscenze, le competenze e l’esperienza necessarie per rispondere al bisogno e attuare la vostra proposta di progetto.
Bisogno -> domanda -> soluzione
Infine, dopo aver dimostrato la necessità e la domanda, è il momento di spiegare come si soddisfa tale necessità e perché la vostra organizzazione è nella posizione migliore per farlo.
Ciò significa illustrare il progetto passo dopo passo, definendo e spiegando gli obiettivi generali e specifici, i risultati e le attività correlate, nonché le risorse mobilitate e i costi per ciascun gruppo di attività (o pacchetto di lavoro).
Dovete spiegare in che modo il vostro piano è rilevante per soddisfare il bisogno che avete definito. È importante dimostrare come la vostra proposta sia utile, come affronti una priorità e come si differenzi dai progetti già realizzati.
Descrizione del progetto: dimostrare le soluzioni offerte dal progetto
Quadro logico
Una descrizione chiara e coerente della vostra proposta di progetto deve essere finalizzata a dimostrare come le soluzioni del progetto contribuiscano a soddisfare i bisogni precedentemente identificati.
La matrice del quadro logico (o logframe) è uno strumento che può aiutarvi a formulare in modo coerente la vostra proposta di progetto, definendo le caratteristiche del progetto:
- gli obiettivi del progetto e la loro gerarchia,
- il monitoraggio e la valutazione dei risultati del progetto,
- i principali fattori esterni che potrebbero influire sul successo del progetto.
La matrice del quadro logico fornisce anche una base per determinare le risorse necessarie e i costi o il budget delle attività. Una volta completata, questa matrice dovrebbe fornire una sintesi del disegno del progetto.
Per andare oltre l’introduzione che vi verrà fornita, potrete trovare ulteriori dettagli metodologici in Metodi di erogazione degli aiuti – Linee guida per la gestione del ciclo di progetto.
Spiegare il “cosa”
La mancata descrizione completa di un progetto è uno degli errori più comuni. Nel descrivere la vostra proposta di progetto, dovete partire dal presupposto che il valutatore non sappia nulla della vostra organizzazione, del vostro contesto nazionale o regionale, delle vostre attività, ecc.
Ecco il metodo “cosa e perché” che potete seguire:
- Cosa pensate di fare? Perché?
- In che modo questa attività è specifica per il progetto?
- È un progetto pilota o è il risultato di un progetto pilota? Sostenete la vostra spiegazione.
- Come si riconduce a un’esigenza o a una lacuna identificata?
- Come sono formulate le domande? – Dovete essere in sintonia con una strategia o con gli obiettivi del finanziatore?
- Come si suddivide in settori di lavoro? Per pubblico/ tempi di realizzazione/ obiettivi dei finanziatori/ tipo di attività?
- Chi consegnerà il lavoro:
- Organizzazione capofila (descrivere l’organizzazione, il track record dell’organizzazione, perché questa organizzazione è la migliore per realizzare questo progetto)?
- Ci sono partner per la consegna? Come si inseriscono?
- Appaltatori/ servizi forniti?
- Partner strategici (supervisione del progetto)?
- Organigramma (grafico o diagramma per mostrare il collegamento tra le organizzazioni)?
- Come si inserisce il vostro pubblico/beneficiari nel quadro? Con chi interagiscono?
Costruire un obiettivo di progetto utilizzando i criteri S.M.A.R.T.
Scrivere correttamente un obiettivo di progetto utilizzando i criteri S.M.A.R.T. significa creare obiettivi che siano Specifici, Misurabili, Realizzabili, Rilevanti e Programmati. Ecco una guida per aiutarvi a creare un obiettivo S.M.A.R.T. efficace:
Specifico
Definire chiaramente l’obiettivo: L’obiettivo deve essere chiaro e specifico per garantire che tutti capiscano cosa ci si aspetta. Deve rispondere alle domande W: Cosa deve essere realizzato? Chi sarà coinvolto? Dove si svolgerà?
Misurabile
Quantificare l’obiettivo: Includere elementi misurabili per monitorare i progressi e sapere quando l’obiettivo è stato raggiunto. Definire gli indicatori di successo, che possono essere obiettivi numerici o tappe specifiche.
Raggiungibile
Garantire la fattibilità: L’obiettivo deve essere realistico e raggiungibile nell’ambito delle vostre risorse e dei vostri vincoli. Dovrebbe essere più ambizioso delle vostre capacità, ma sempre possibile.
Rilevante
Allinearsi agli obiettivi del FSE+: Assicuratevi che il vostro obiettivo sia rilevante per gli scopi del FSE+, come la promozione dell’inclusione sociale, il miglioramento dell’istruzione e della formazione o il potenziamento delle opportunità di lavoro.
Programmato
Stabilire una scadenza: L’obiettivo deve avere una chiara tempistica che specifichi quando i risultati possono essere raggiunti. Ciò aiuta a creare un senso di urgenza e spinge ad agire.
Obiettivi, realizzazioni, risultati
Raggiungimento degli obiettivi
I fondi europei hanno diversi documenti chiave che definiscono le priorità e i risultati attesi. Assicuratevi che il vostro progetto soddisfi i requisiti delle specifiche. Infatti, il vostro progetto non sarà finanziato se non soddisfa gli obiettivi richiesti dal bando. Per garantire un buon rapporto qualità-prezzo, dovete capire come vengono valutati questi obiettivi.
Risultati e realizzazioni
Stabilire le linee di base per valutare i benefici complessivi del progetto:
- identificare la propria linea di base,
- identificare il punto in cui ci si trova in un dato momento,
- statistiche / diagrammi / rapporti propri o pubblicati,
- prima indagine o intervista agli utenti/beneficiari.
Che aspetto ha il successo?
Quando si decidono le realizzazioni e i risultati del progetto:
- Alcuni finanziatori preferiscono le realizzazioni ai risultati e viceversa (ad esempio, economici rispetto a sociali).
- Siate realistici su ciò che la vostra organizzazione può fare.
- Non promettete e mantenete le promesse (sia in termini di numeri che di tempo).
- Equilibrio con il rapporto qualità-prezzo.
- Identificare eventuali ipotesi e rischi che potrebbero ostacolare la realizzazione.
- Pensate alla praticità della misurazione dei risultati.
- Assicurarsi di aver compreso la definizione di output.
Informa su come misurare il successo del progetto – strumenti per misurare i risultati:
- Raccolta di documenti – Programmi degli eventi – Agende/Calendari – Presenze/Gestione – Dati di produzione – Livelli di attività,
- costruire in tempo per monitorare,
- identificare la fonte migliore,
- coerenza,
- intervalli appropriati.
Sostenibilità e strategia di uscita
La sostenibilità è la capacità di mantenere i risultati di un progetto anche dopo la fine della sovvenzione. Dovete essere in grado di spiegare come garantirete questa sostenibilità all’interno del progetto e di offrire esempi concreti, come ad esempio:
- diffusione dei risultati – pianificare una strategia in tal senso,
- trasferibilità dei risultati ad altri – descrivere come
- prosecuzione delle attività – sviluppo di un piano di implementazione.
Per chi (beneficiari)
Il gruppo target del vostro progetto beneficerà delle azioni che intendete intraprendere. Questo gruppo deve essere definibile e misurabile.
Successivamente, bisogna valutare quali benefici diretti e indiretti riceverà questo gruppo target. È importante assicurarsi che i vostri pubblici/gruppi di clienti beneficino di tutti gli aspetti del progetto o che siano differenziati.
Con chi?
Occorre definire chiaramente chi è responsabile di quali compiti. Quando si assegna il personale, bisogna essere chiari su chi lavorerà con chi. Il tempo del personale viene utilizzato come fondo di compensazione? Utilizzate personale retribuito o volontari?
A seguire vengono presentate tre categorie di persone che lavorano al progetto:
- Team di gestione del progetto: persone che assumeranno la guida del progetto e garantiranno il raggiungimento degli obiettivi generali.
- Gruppo di attuazione del progetto: gruppo che sarà responsabile dell’attuazione delle decisioni. Implementerà il progetto (reclutamento, approvvigionamento, ecc.) e lo chiuderà (reclami finali, liquidazione, eredità, valutazione).
- Partner di progetto: organizzazioni che vi accompagneranno nella realizzazione del progetto. È importante definire questi partner fin dalle prime fasi, in modo da massimizzare il loro coinvolgimento fin dall’inizio del progetto. Questo consentirà anche di ottenere le loro opinioni e i loro consigli nel corso del progetto.
Dove
L’ubicazione del progetto deve essere definita in base all’ubicazione dell’attività progettuale e dei beneficiari del progetto. È importante essere chiari su tale ubicazione e sulla sua distanza. Se necessario, non esitate a includere delle mappe nella vostra domanda.
Quando (cronologia)
Per quanto riguarda la durata dell’intero progetto, occorre fare attenzione a definire le date di inizio e fine nel modo più realistico possibile. Assicuratevi di avere a disposizione il tempo sufficiente per completare il progetto.
Tutte le attività del progetto devono avere date di inizio e fine. Determinare se le varie attività del progetto si svolgono contemporaneamente o se dipendono l’una dall’altra.
Valore aggiunto del progetto
Per dimostrare al meglio l’utilità del progetto, è auspicabile identificare le organizzazioni che offrono un’attività uguale o simile e spiegare in che modo il progetto proposto aggiunge valore o è trasformativo. Spiegate chiaramente come il vostro progetto non duplichi o sostituisca un’attività esistente. Infine, evidenziate le ragioni che vi spingono a lavorare in un determinato modo e con determinati partner.