10.5. Gestire le difficoltà del progetto
Sintesi delle migliori pratiche
Controlli regolari
Programmare frequenti riunioni sullo stato del progetto per monitorare i progressi, discutere le sfide e trovare soluzioni in modo collaborativo.
Pianificazione adattiva
Essere pronti a modificare il piano del progetto in base a circostanze mutevoli o a sfide impreviste, garantendo la flessibilità dell’approccio.
Gestione del rischio
Stabilire un processo di gestione del rischio per identificare, valutare e dare priorità alle minacce potenziali e sviluppare strategie di mitigazione per ciascuna di esse.
Riallocazione delle risorse
Essere pronti a ridistribuire le risorse, umane, finanziarie o materiali, per affrontare e superare le sfide che si presentano.
Risoluzione collaborativa dei problemi
Incoraggiare una cultura collaborativa in cui i membri del team lavorano insieme per identificare e affrontare le sfide, mettendo in comune le loro competenze e intuizioni.
Documentazione
Mantenere un registro dettagliato di tutte le sfide incontrate e delle soluzioni implementate. Questo non solo aiuta a rendere conto del proprio operato, ma fornisce anche un riferimento per i progetti futuri.
Gestione dello stress
Riconoscere il peso mentale ed emotivo delle sfide per il team e fornire supporto, sia attraverso la consulenza, sia attraverso attività di team building o pause. Riconoscere e celebrare i piccoli risultati e le pietre miliari, per aumentare il morale e la motivazione del team.
Applicazioni pratiche del progetto
MOAI LABS – Laboratorio innovativo transnazionale, Spagna, Portogallo, Francia: Per garantire il coordinamento e la gestione del MOAI LABS, sono stati istituiti degli organi direttivi. Il Comitato direttivo e il Gruppo di lavoro MOAI erano responsabili della gestione strategica, del coordinamento tecnico e della supervisione amministrativa. Per una valutazione e un miglioramento continui, è stata sviluppata la Metodologia di valutazione globale del Progetto MOAI LABS, che prevede una valutazione effettuata da un Comitato di esperti esterni. Questo approccio strutturato ha contribuito a raggiungere gli obiettivi del progetto senza incidenti e difficoltà impreviste.
Europe en Hainaut, Francia: Europe en Hainaut ha affrontato diversi problemi che le organizzazioni locali devono affrontare, come la mancanza di capacità nella gestione dei progetti UE e nella ricerca di partner, nonché il limitato capitale iniziale necessario per avviare un progetto UE. Le soluzioni adottate comprendono inviti a manifestare interesse, partenariati con le banche per il prefinanziamento, offerta di formazione su vari aspetti tecnici dei finanziamenti UE e proposta di assistenza in aree quali la gestione del progetto e la rendicontazione finale.