8.3. Documentos típicos de ejecución de proyectos
En el transcurso de la ejecución de un proyecto financiado por la UE, es necesario preparar y presentar varios documentos clave, entre los que suelen figurar los siguientes:
Convenio de subvención
Una vez aprobada la financiación de un proyecto, se firma el convenio de subvención entre la UE (representada por la autoridad de gestión) y el jefe de fila del proyecto. Se trata de un documento jurídicamente vinculante en el que se establecen las condiciones de la financiación, las funciones y responsabilidades de cada parte, los objetivos, actividades y presupuesto del proyecto, y otros detalles clave. Debe ser firmado por ambas partes antes de que el proyecto pueda comenzar.
Informes periódicos de situación
A lo largo de la ejecución del proyecto, suelen exigirse informes periódicos de situación. Estos informes ofrecen una visión global de los avances del proyecto hacia sus objetivos, las actividades que se han llevado a cabo, los problemas encontrados y las soluciones propuestas. También incluyen un informe financiero en el que se detallan los gastos incurridos durante el periodo del informe.
Hojas de horas
Las hojas de horas se utilizan a menudo para controlar el tiempo dedicado por cada miembro del equipo a las actividades del proyecto. Son cruciales para los proyectos en los que los costes de personal se basan en el tiempo real dedicado al proyecto.
Informes financieros
Además de la sección financiera de los informes intermedios, pueden exigirse informes financieros más detallados, en función de las condiciones del convenio de subvención. Estos informes proporcionan un desglose detallado de los gastos del proyecto.
Prueba del gasto
Esto incluye facturas, recibos, contratos y otros documentos que demuestren los gastos incurridos durante el proyecto.
Prestaciones y resultados
A lo largo del proyecto, deberá elaborar y presentar los productos y resultados especificados en el convenio de subvención. Por ejemplo, informes de investigación, material de formación, programas de actos, listas de participantes, fotografías y cualquier otro resultado tangible de las actividades del proyecto.
Informes de seguimiento y evaluación
Dependiendo de la envergadura y el alcance del proyecto, es posible que tenga que llevar a cabo actividades formales de seguimiento y evaluación y elaborar informes al respecto. Estos informes proporcionan una evaluación estructurada del progreso y el impacto del proyecto.
Informe final
Al final del proyecto se suele exigir un informe final. Este informe ofrece una visión global de las actividades, los resultados y el impacto del proyecto, así como un informe financiero final.
Documentos de auditoría
Dependiendo de las condiciones del convenio de subvención, puede ser necesaria una auditoría externa al final del proyecto. Se trata de que un auditor independiente revise los registros financieros del proyecto para verificar que la financiación se ha utilizado correctamente. El auditor elabora un informe de auditoría formal que debe presentarse a la autoridad de gestión.