8.2. Documentos típicos de una propuesta de proyecto
Es el documento principal en el que presenta su proyecto. Suele incluir secciones para un resumen del proyecto, los objetivos, los resultados esperados, las actividades, el plan de trabajo, los grupos destinatarios, los detalles de la asociación y el presupuesto. El formulario debe cumplimentarse en una de las lenguas oficiales de la UE.
Formulario de presupuesto
Suele ser un documento aparte o una parte del formulario de solicitud en el que se facilita información financiera detallada sobre el proyecto, incluidos los costes de cada actividad y cómo se cubrirán. También debe indicar las posibles fuentes de cofinanciación. Los presupuestos de los proyectos financiados por la UE suelen desglosarse en varias líneas o categorías presupuestarias, aunque los detalles pueden variar según el programa y la naturaleza del proyecto. A continuación se indican las líneas presupuestarias habituales en muchos proyectos de la UE:
- Gastos de personal: Incluye los salarios y las cotizaciones a la seguridad social del personal empleado directamente por el proyecto. Puede tratarse de directores de proyecto, investigadores, personal administrativo, etc. Algunos programas también pueden permitir costes relacionados con personal temporal o subcontratistas.
- Viajes y dietas: Esta línea presupuestaria incluye los gastos de viaje y alojamiento del personal cuando se encuentra fuera de su lugar habitual de trabajo para realizar actividades relacionadas con el proyecto, como reuniones, conferencias, visitas in situ, etc.
- Equipamiento: Incluye los costes de compra, alquiler o leasing de los equipos necesarios para la ejecución del proyecto. Puede tratarse de equipos de laboratorio para proyectos de investigación, equipos y programas informáticos, vehículos, etc.
- Consumibles y suministros: Aquí se incluyen los costes de los materiales y suministros que se gastan en el transcurso del proyecto. Puede incluir material de oficina, consumibles de laboratorio, etc.
- Servicios contractuales: Esta línea presupuestaria incluye los costes de los servicios contratados específicamente para el proyecto. Puede tratarse de consultores, auditores, traductores, organizadores de eventos, etc.
- Otros costes directos: Esta categoría incluye otros costes directamente relacionados con el proyecto que no entran dentro de las otras categorías. Podría tratarse de costes de difusión de los resultados del proyecto, costes de organización de reuniones o actos, costes de publicación, etc.
- Costes indirectos (gastos generales): Incluye los costes que no están directamente relacionados con el proyecto pero que son necesarios para su ejecución. Puede incluir costes de servicios públicos, alquiler de oficinas, gestión administrativa y financiera, etc. En algunos programas, estos costes se calculan como un porcentaje fijo de los costes directos totales.
Matriz del marco lógico (o documento similar)
Algunos programas pueden requerir una matriz de marco lógico, que es una herramienta utilizada para planificar, supervisar y evaluar proyectos. En ella se describen los objetivos generales del proyecto, los objetivos específicos, los resultados esperados, las actividades, los indicadores, las fuentes de verificación y los supuestos.
Un marco lógico estándar consiste en una matriz de 4×4 con las siguientes filas y columnas:
Filas (de arriba a abajo):
Objetivo: el cambio general a largo plazo al que contribuirá el proyecto.
Finalidad (también conocida como Objetivo o Resultados del proyecto): Los cambios específicos a medio plazo que el proyecto pretende conseguir.
Productos (o resultados): Los productos o servicios tangibles que proporcionará el proyecto.
Actividades: Las tareas que hay que llevar a cabo para obtener los resultados.
Columnas (de izquierda a derecha):
Descripción de la lógica de intervención: Detalla la jerarquía de objetivos (Meta, Propósito, Resultados y Actividades) descrita anteriormente.
Indicadores: Se trata de afirmaciones específicas y mensurables que muestran cómo se medirán los avances hacia cada objetivo.
Medios de verificación (también conocidos como fuentes de verificación): Son las fuentes de información o los métodos de recopilación de datos que se utilizarán para reunir pruebas sobre los indicadores.
Supuestos (o riesgos): Son factores fuera del control del proyecto que podrían afectar a la consecución de sus objetivos.
La matriz del marco lógico es una herramienta dinámica, lo que significa que debe actualizarse y revisarse según sea necesario a lo largo del ciclo del proyecto. También es una herramienta participativa, lo que significa que debe desarrollarse con la implicación de todas las partes interesadas clave.
Declaración de asociación
Si en su proyecto participan socios de diferentes organizaciones o países, es posible que tenga que presentar una declaración de asociación firmada por cada socio. Esto confirma su acuerdo para participar en el proyecto y su compromiso con sus objetivos.
Formulario de entidad jurídica
Este documento se utiliza para recabar información jurídica sobre la organización solicitante. Suele requerir documentos oficiales que acrediten el estatuto jurídico de la organización.
Formulario de identificación financiera
Este formulario proporciona información sobre la cuenta bancaria en la que se abonará la subvención de la UE si se acepta la solicitud.
Informe de auditoría o estados financieros
Algunas convocatorias pueden exigirle informes de auditoría o estados financieros recientes para demostrar la capacidad financiera de su organización.
CV del personal clave
Algunas candidaturas pueden requerir la presentación de los currículos del personal clave del proyecto, para demostrar sus cualificaciones y experiencia.