4.6. ¿Necesita ajustar su proyecto?
¿Cuándo son necesarias las modificaciones?
La necesidad de modificar un convenio de subvención o un contrato de subvención en proyectos del FSE+, el FEDER o Interreg puede surgir en varias situaciones. A continuación se exponen algunos escenarios comunes en los que pueden ser necesarias dichas modificaciones:
- Cambios en el alcance del proyecto: Si se producen cambios significativos en los objetivos, actividades o resultados del proyecto que se desvíen de lo previsto inicialmente en el convenio de subvención o el contrato de subvención, puede ser necesaria una enmienda. Esto podría incluir la adición o eliminación de componentes del proyecto, la modificación de la población destinataria o la alteración de los resultados previstos.
- Modificaciones presupuestarias: Si se producen cambios en el presupuesto del proyecto que superen los umbrales permitidos o requieran la reasignación de fondos entre categorías presupuestarias, puede ser necesaria una modificación del convenio de subvención o del contrato de subvención. Esto puede incluir aumentos, reducciones o reasignación de fondos para garantizar la alineación con las necesidades y prioridades del proyecto.
- Ajustes temporales: Si es necesario ampliar o reducir la duración del proyecto más allá de lo previsto inicialmente, puede ser necesario modificar el convenio de subvención o el contrato de subvención. Esto puede deberse a circunstancias imprevistas, retrasos o la necesidad de adaptarse a cambios en los calendarios de ejecución.
- Cambios en la asociación: Si se producen modificaciones en la asociación del proyecto, como añadir o eliminar socios del proyecto, puede ser necesaria una enmienda para actualizar en consecuencia el convenio de subvención o el contrato de subvención. De este modo se garantiza que todas las partes implicadas estén debidamente documentadas y alineadas con los objetivos del proyecto.
- Requisitos de información y evaluación: Si se producen cambios en los requisitos de presentación de informes o evaluación especificados en el convenio de subvención o contrato de subvención original, puede ser necesaria una enmienda para reflejar las expectativas actualizadas. Esto puede incluir ajustes en la frecuencia, el formato o el contenido de los informes de progreso, los estados financieros o las actividades de evaluación.
- Actualizaciones legales y reglamentarias: Si se producen cambios en el marco jurídico o normativo que rige el programa de financiación o el proyecto específico, puede ser necesaria una modificación para garantizar el cumplimiento de los nuevos requisitos. Esto podría incluir modificaciones en los criterios de elegibilidad, las normas de contratación o las obligaciones de información.
Es importante tener en cuenta que el proceso exacto para solicitar y obtener una modificación del convenio de subvención o del contrato de subvención puede variar en función del programa de financiación específico y de las políticas de la autoridad financiadora. Es aconsejable consultar las directrices del programa y ponerse en contacto con los funcionarios o autoridades competentes del programa para conocer los procedimientos y requisitos específicos para solicitar una modificación.
¿Cuándo no son necesarias las enmiendas?
- Cambios administrativos menores: Si los ajustes propuestos son cambios administrativos menores que no afectan significativamente al alcance, los objetivos, los resultados, el presupuesto o el calendario del proyecto, puede que no sea necesaria una enmienda. Estos cambios suelen consistir en tareas administrativas rutinarias como la actualización de la información de contacto, pequeños ajustes en los formatos de los informes o cuestiones administrativas similares que no afectan a los aspectos sustantivos del proyecto.
- Dentro de los límites de flexibilidad aprobados: Muchos programas de financiación ofrecen un cierto nivel de flexibilidad dentro de unos límites predefinidos. Si los ajustes propuestos entran dentro de estos límites de flexibilidad predefinidos, tal y como se indica en el convenio de subvención o el contrato de subvención, es posible que no se requiera una enmienda. Sin embargo, es esencial revisar las directrices específicas del programa y consultar con la autoridad de financiación para asegurarse de que los cambios propuestos se mantengan dentro de los límites permitidos.
- Cambios preaprobados: Algunos programas de financiación pueden contar con procesos o mecanismos específicos de preaprobación para determinados tipos de cambios. Estas aprobaciones previas suelen concederse para ajustes previstos que son habituales en el contexto de los proyectos financiados. Si los ajustes propuestos entran dentro del ámbito de los cambios preaprobados, puede que no sea necesaria una enmienda formal. Es importante consultar las directrices del programa y la autoridad de financiación para determinar si los cambios propuestos cumplen los requisitos para la preaprobación.
- Reasignaciones presupuestarias triviales: En los casos en que los ajustes propuestos impliquen reasignaciones presupuestarias triviales que no afecten significativamente al presupuesto global del proyecto, puede no ser necesaria una enmienda. Sin embargo, la definición de “trivial” puede variar en función del programa de financiación y del contexto específico del proyecto. Es aconsejable consultar las directrices del programa y la autoridad de financiación para determinar el umbral de lo que se considera una reasignación presupuestaria trivial.
- Modificaciones de los informes: Si los ajustes se refieren únicamente a los requisitos de presentación de informes, como cambios en los modelos de informes, la frecuencia o modificaciones menores del contenido de los informes, puede que no sea necesaria una enmienda. Sin embargo, es importante garantizar que cualquier cambio en la presentación de informes se comunique a la autoridad de financiación de forma oportuna y transparente.
Es fundamental tener en cuenta que la decisión de si es necesaria una modificación corresponde en última instancia a la autoridad de financiación.
¿Cómo preparar una enmienda?
- Revise el acuerdo o contrato original: Empiece por revisar a fondo el acuerdo de subvención o contrato de subvención original que se firmó entre la autoridad de financiación y la organización ejecutora del proyecto. Comprenda los términos, condiciones y obligaciones descritos en el acuerdo para evaluar el alcance de los posibles ajustes.
- Identificar la naturaleza de los ajustes: Determine los cambios específicos que requiere el proyecto. Esto podría incluir modificaciones en las actividades, los productos, los resultados, el presupuesto, el calendario, la asociación o los requisitos de información del proyecto. Explique claramente las razones de los ajustes y proporcione documentación de apoyo o justificaciones.
- Consulte a la Autoridad de Financiación: Póngase en contacto con el responsable del programa o con el contacto pertinente de la autoridad financiadora para hablar de los ajustes propuestos. Solicite su orientación sobre los procedimientos adecuados y la documentación necesaria para solicitar cambios en el acuerdo o contrato. Ellos proporcionarán instrucciones específicas y aclararán cualquier requisito específico del programa.
- Prepare una solicitud de modificación: Sobre la base de las orientaciones recibidas de la autoridad de financiación, prepare una solicitud formal de modificación. Esta solicitud debe incluir una descripción clara de los ajustes propuestos, su justificación y el impacto potencial en los resultados, el presupuesto y el calendario del proyecto. Incluya todos los documentos justificativos, como planes de proyecto revisados, hojas presupuestarias o acuerdos de asociación.
- Modificaciones presupuestarias y consideraciones financieras: Si los ajustes propuestos implican modificaciones presupuestarias, facilite un desglose detallado del presupuesto revisado, explicando claramente cómo se reasignarán, añadirán o reducirán los fondos. Asegúrese de que el presupuesto revisado se ajusta a las directrices y políticas del programa de financiación.
- Consideraciones jurídicas y de conformidad: Tenga en cuenta los aspectos jurídicos y de conformidad relacionados con los ajustes propuestos. Compruebe si las modificaciones se ajustan a la normativa, las normas de contratación o los criterios de elegibilidad pertinentes. Asegúrese de que toda la documentación jurídica necesaria, como acuerdos de asociación o subcontratación, se actualiza en consecuencia.
- Plazos e informes: Si los ajustes afectan al calendario del proyecto o a los requisitos de presentación de informes, facilite un calendario actualizado y un calendario de presentación de informes, indicando claramente cómo se adaptará el proyecto a los cambios y cómo cumplirá las obligaciones revisadas.
- Presentación y aprobación: Siga los procedimientos de presentación especificados por la autoridad financiadora. Presente la solicitud de modificación junto con los documentos justificativos dentro del plazo establecido. La autoridad de financiación revisará la solicitud, evaluará su viabilidad y comunicará su decisión sobre los ajustes propuestos. El proceso de aprobación puede variar en función del programa y de la naturaleza de los ajustes.
La modificación se solicita y tramita de forma telemática en el Portal de Oportunidades de Financiación y Licitación.