3.6. Plan de evaluación
Al principio del proyecto debe elaborarse un plan de evaluación basado en sus metas y objetivos. Debe compartirse con todos los socios y contener la siguiente información: por qué se lleva a cabo la evaluación, su finalidad, qué se evaluará, qué aspectos le interesa evaluar a su organización y con respecto a qué objetivos, qué fuentes e indicadores se utilizarán, quién utilizará los resultados del proceso de evaluación y para qué se utilizarán.
Para planificar correctamente la evaluación de su proyecto, asegúrese de seguir los siguientes pasos:
Objetivos de la evaluación
Defina claramente los objetivos del plan de evaluación, que deben estar en consonancia con los objetivos generales del proyecto. Especifique los aspectos clave que se evaluarán, como los resultados, el impacto, la eficiencia, la eficacia y la sostenibilidad del proyecto.
Tenga en cuenta que es imposible evaluarlo todo. Las decisiones sobre los temas o ámbitos que se van a evaluar deben repartirse entre las siguientes grandes categorías:
- los procesos del proyecto: actividades, reuniones, comunicaciones,
- los planes del proyecto en curso: los planes de difusión, explotación y sostenibilidad,
- los resultados de los productos: materiales, sitio web, plataforma de aprendizaje, formaciones, conferencias,
- la gestión y el funcionamiento cotidiano del proyecto,
- el “elemento transnacional”: El valor añadido europeo.
También es importante que se incluyan en la lista algunos resultados. Por ejemplo:
- cambios en la mentalidad o el comportamiento del grupo o grupos destinatarios,
- logros de los miembros del grupo o grupos destinatarios,
- impacto del proyecto en las instituciones u organizaciones miembros,
- impacto del proyecto en otras instituciones u organizaciones,
- cualquier repercusión más amplia en los sistemas regionales o nacionales.
En general, para desarrollar KPI (indicadores clave de rendimiento) precisos y significativos, es útil seguir el enfoque S.M.A.R.T.. Esto significa que los indicadores que elija deben ser:
Específicos: tener claros los objetivos y las expectativas es el primer paso para alcanzar la meta final. Por ello, los indicadores deben definir claramente la meta y centrarse en el “quién” y el “qué” de la intervención, el “cómo” y el “dónde” el “quién” hace el “qué”.
Mensurables: además de ser específicos en los objetivos, hay que poder cuantificar los datos o indicar dónde se está en relación con el objetivo que se quiere alcanzar. Por eso es importante que los indicadores que elijas tengan la capacidad de ser contados y medidos cuantitativa y cualitativamente.
Alcanzables: los indicadores deben ser alcanzables y realistas. El indicador es alcanzable si el objetivo de rendimiento especifica con precisión la cantidad o el nivel de lo que debe medirse para cumplir su objetivo.
Pertinentes: los indicadores deben ser pertinentes para los objetivos que quiere alcanzar con su proyecto.
Limitados en el tiempo: los indicadores deben definirse en un plazo preciso. Sin plazos no se puede planificar ningún resultado.
Métodos de recogida de datos
Describa los métodos y las fuentes que se utilizarán para recopilar los datos pertinentes. Puede tratarse de encuestas, entrevistas, grupos de discusión, visitas sobre el terreno, análisis de documentos o datos de fuentes existentes. Considere los indicadores y medidas específicos que se utilizarán para evaluar los resultados del proyecto.
Técnicas de análisis de datos
Explique las técnicas analíticas que se emplearán para analizar los datos recopilados. Puede incluir enfoques cualitativos y cuantitativos. En el caso de los datos cualitativos, describa cómo se identificarán y analizarán los temas, patrones o tendencias. Para los datos cuantitativos, especifique los métodos estadísticos, como el análisis de regresión o las estadísticas descriptivas simples (promedios, …), que se utilizarán para analizar los datos.
Gestión de datos y control de calidad
Explique cómo se gestionarán, almacenarán y protegerán los datos durante el proceso de evaluación. Explique las medidas que se tomarán para garantizar la calidad de los datos, incluidas la limpieza, verificación y validación de los mismos. Describa los protocolos que se seguirán para mantener la confidencialidad y privacidad de los datos.
Informes y visualización
Explicar cómo se informarán y comunicarán los resultados de la evaluación. Describa el formato del informe de evaluación, incluida la estructura, el contenido y las visualizaciones que se utilizarán para presentar los resultados del análisis de datos. Considere el uso de cuadros, gráficos y tablas para transmitir eficazmente los resultados.
Calendario y frecuencia
Especifique el calendario y la frecuencia de la recopilación y el análisis de datos. Identifique los hitos clave de la evaluación, incluidos los informes de evaluación intermedios y finales, y destaque los intervalos en los que se evaluarán los avances.
Participación de las partes interesadas
Explique cómo participarán en el proceso de análisis de datos las partes interesadas, como los socios del proyecto, los beneficiarios y las autoridades pertinentes. Aborde cualquier plan de consultas con las partes interesadas, talleres o mecanismos de retroalimentación para recopilar información adicional.
Lecciones aprendidas y recomendaciones
Describa cómo se utilizarán las conclusiones del análisis de datos para generar lecciones aprendidas y recomendaciones para la mejora del proyecto. Destaque la importancia de utilizar los resultados de la evaluación para fundamentar la toma de decisiones y orientar las acciones futuras.