10.3. Relaciones con las autoridades de gestión
Resumen de buenas prácticas
Comunicación abierta
Mantenga abiertas las líneas de comunicación. Informe periódicamente a la AM de los avances del proyecto, aunque no se lo pidan explícitamente. La transparencia es clave.
Informes proactivos
No espere a que se cumplan los plazos. Presente informes, actualizaciones y la documentación necesaria de forma proactiva, asegurándose de que todo está detallado y claro.
Buscar opiniones
Pida periódicamente opinión sobre la ejecución y el progreso de su proyecto. Así demostrará que valoras sus opiniones y que está abierto a recibir consejos.
Reuniones ordinarias
Programe reuniones periódicas cara a cara (o virtuales) para hablar de los hitos, retos y expectativas del proyecto. Si surgen retos u obstáculos, acérquese a ellos en colaboración. Involucre a la AM en la búsqueda de soluciones en lugar de plantearles problemas.
Asistir a talleres/formación
Participe en todos los talleres, seminarios o sesiones de formación organizados por la AM. Esto demuestra su compromiso y ofrece oportunidades para establecer contactos e interactuar directamente.
Programación participativa y proceso de seguimiento
Participar en las reuniones de programación y seguimiento de un programa refuerza la asociación entre las autoridades de gestión y los titulares de los proyectos.
Cumplir las directrices
Garantice el estricto cumplimiento de las directrices, normativas y protocolos establecidos por la Autoridad de Gestión. Así se forjará una reputación de socio fiable y cumplidor.
Invitación a las actividades del proyecto
Invite activamente a representantes de la AM a asistir a los actos, lanzamientos o hitos significativos del proyecto. De este modo, podrán comprobar de primera mano el impacto del proyecto.
Atender rápidamente las preocupaciones
Si la AM tiene dudas o problemas, atiéndalos con rapidez y eficacia. Demostrar capacidad de respuesta genera confianza.
Documentación y registros
Asegúrese de que todas las interacciones, acuerdos y discusiones estén bien documentados. Esto garantiza la claridad y puede ser beneficioso si se produce un cambio de personal o surgen disputas.
Publicidad conjunta
Colabore con la AM en la difusión de los hitos o éxitos del proyecto. Los comunicados de prensa conjuntos, los actos o los compromisos con los medios de comunicación pueden fomentar la sensación de asociación.
Visión compartida
Refuerce periódicamente los objetivos y metas comunes del proyecto. Esta visión común puede servir de base para una relación sólida y de colaboración.
Aplicaciones prácticas de los proyectos
Activación de la composición de los comités de seguimiento, Gobierno de Rumanía: En Rumanía, el Gobierno creó comités de seguimiento para la ejecución de los fondos del FEDER y el FSE y, de acuerdo con la metodología y el funcionamiento de los comités, al menos el 40% de los miembros son representantes de la sociedad civil, el mundo académico y los interlocutores sociales. Se organizan mesas redondas, seminarios y talleres para facilitar la creación de redes, la comunicación y el seguimiento de los programas (ejecución propiamente dicha y seguimiento de los resultados y el gasto), así como la promoción de buenas prácticas y visitas sobre el terreno.
OP PRAGA – Polo de Crecimiento de la República Checa (programa plurifondo FEDER+, FSE+, periodo de programación 2014-2020): La Autoridad de Gestión del programa operativo decidió aumentar la confianza de los solicitantes y beneficiarios estableciendo la figura de un Defensor del Pueblo independiente. En caso de dudas sobre el procedimiento, el proceso o la conducta del personal de la Autoridad de Gestión, los solicitantes o beneficiarios pudieron ponerse en contacto con un experto independiente sin que su identidad y sus preguntas estuvieran relacionadas con el personal de la Autoridad de Gestión. El papel del experto independiente (Defensor del Pueblo) consistía en evaluar la situación concreta, recomendar una solución y el curso de acción más adecuado. El Defensor del Pueblo también podía mediar en una situación problemática entre la AM y el solicitante o beneficiario.
Creación de un sistema de fronteras sociales y sanitarias en la Región de Vysočina, Kraj Vysočina, República Checa: La Región de Vysočina mantuvo una comunicación y cooperación activas con la Autoridad de Gestión a lo largo de todo su proyecto. Las consultas en colaboración condujeron a soluciones mutuamente beneficiosas, fomentando la fluidez de la documentación y los informes del proyecto.