4.7. Préparez-vous à recevoir les rapports d’avancement
Il vous sera demandé de soumettre des rapports de manière continue. Les périodes de rapport sont précisées dans votre convention de subvention. Ces rapports permettront à l’autorité qui vous subventionne de voir l’état d’avancement de votre projet. Il est important que vous anticipiez l’élaboration de ces rapports, en tenant compte des différents éléments demandés (par exemple, les feuilles de temps). Vous devrez fournir autant de détails que possible dans ces rapports : livrables, étapes, résultats, risques critiques, indicateurs, etc.
- Produits livrables – Produits à soumettre à l’UE (par exemple, publication, dépliant, rapport d’avancement, brochure, liste, etc.)
- Jalons – Points de contrôle du projet qui permettent de suivre l’avancement des travaux (par exemple, réunions de lancement, comités de pilotage, première version d’une enquête, d’un prototype, etc.). Ils peuvent correspondre à l’achèvement d’un produit livrable clé, qui permet de passer à la phase suivante du travail, ou être nécessaires à des points intermédiaires.
Ces rapports doivent être conformes aux conditions définies au préalable avec l’autorité de subvention dans la convention de subvention et arriver à temps par rapport au calendrier défini.
Les éléments principaux et importants de ces rapports sont les suivants:
- rapport et présentation du travail effectué depuis le début du projet,
- ce qui est prévu pour l’avenir,
- problèmes, risques et questions rencontrés et la manière dont ils sont traités, y compris tout écart par rapport à la proposition initiale,
- mise à jour du calendrier,
- audit budgétaire.
Concernant ce dernier point, il est important de préciser que l’objectif de ces rapports est de déterminer si vous avez le droit de continuer à recevoir le financement. En effet, pour demander des paiements (préfinancements supplémentaires ou paiements intermédiaires), vous devrez fournir des rapports périodiques (rapports techniques et états financiers).
Pour plus d’informations, vous pouvez également vous référer à cette page « “Gestion des subventions » de la Commission européenne, qui contient plusieurs catégories très utiles, telles que les documents « Rapports et demandes de paiement » et « Livrables et étapes ».