4.4. Convention de subvention
La préparation et la signature d’une convention de subvention ou d’aide comportent généralement les étapes suivantes :
Notification d’attribution : Si votre proposition de projet est sélectionnée pour un financement, l’autorité de gestion (AG) ou l’organisme compétent vous enverra une notification. Celle-ci comprend généralement des informations préliminaires sur les conditions de la convention, notamment les montants du financement, la durée du projet, les exigences en matière de rapports, etc.
Rédaction de la convention : Sur la base de la proposition de projet et des conditions d’attribution, l’AG ou l’organisme compétent rédige la convention de subvention ou d’aide. Ce document contient des informations détaillées sur le projet, notamment les résultats attendus, le calendrier, le budget, les partenaires du projet, les exigences en matière de rapports et d’autres conditions.
Révision de la convention : Une fois le projet de convention préparé, il est envoyé au bénéficiaire (l’entité qui reçoit les fonds) pour examen. Il est important à ce stade d’examiner le document en détail et de comprendre toutes les obligations et responsabilités.
Négociations et modifications : Dans certains cas, des clarifications ou des ajustements peuvent s’avérer nécessaires. Si le principe de « non-négociation » s’applique généralement, il s’agit ici du processus d’évaluation des propositions. Une fois la subvention accordée, il peut être possible d’apporter certains ajustements à la convention, toujours dans le respect des règles du fonds et de l’appel spécifiques. Il ne s’agit pas de modifier les objectifs fondamentaux ou le budget du projet, mais d’affiner certains détails.
Signature de la convention : Une fois tous les termes convenus, la convention est signée par les deux parties – l’AG (ou l’organisme gérant le fonds) et le bénéficiaire. Le projet ne peut démarrer qu’après la signature de la convention.
Mise en œuvre : La mise en œuvre du projet commence conformément au calendrier et aux conditions définis dans la convention. Tout changement au cours de la mise en œuvre qui affecte la convention (tel que des changements dans l’allocation du budget ou le calendrier du projet) doit généralement faire l’objet d’une demande formelle et être approuvé par l’AG.
Les détails et les procédures peuvent varier en fonction du programme de financement spécifique et des règles en vigueur dans chaque État membre de l’UE. Il convient de toujours se référer aux lignes directrices spécifiques fournies par l’autorité compétente.