2.3. Bonnes pratiques pour la recherche d’appels
Il est essentiel de rester organisé lors de la recherche d’appels à propositions de l’UE. Voici quelques conseils pour vous aider à rester organisé tout au long du processus. Considérez cette démarche comme un exercice de renforcement des capacités. En principe, les financements de l’UE sont structurés et administrés de la même manière et le processus organisé vous aidera à renforcer votre compréhension.
Créez une feuille de calcul ou un document : Commencez par créer une feuille de calcul ou un document pour enregistrer toutes les informations pertinentes sur les opportunités de financement que vous rencontrez. Prévoyez des colonnes pour le nom du programme, l’organisme de financement, la date limite de dépôt des candidatures, les critères d’éligibilité et tout autre détail important.
Classez les programmes de financement par catégories : Regroupez les programmes de financement dans des catégories en fonction de leur pertinence pour votre organisation de services sociaux. Par exemple, vous pouvez créer des catégories telles que « Aide sociale », « Éducation et formation » ou « Soins de santé ». Cela vous aidera à identifier rapidement les programmes qui correspondent aux objectifs de votre organisation.
Notez les dates clés : Notez les dates limites de dépôt des demandes et toute autre date importante liée aux programmes de financement. Fixez des rappels ou des notifications pour vous assurer que vous ne manquerez aucune échéance.
Mettez en évidence les critères d’éligibilité : Accordez une attention particulière aux critères d’éligibilité de chaque programme de financement. Notez les exigences spécifiques, telles que les limitations géographiques, les bénéficiaires cibles ou la portée du projet. Mettez en évidence les critères auxquels votre organisation répond ou doit répondre.
Conservez les documents justificatifs : Certains programmes de financement peuvent exiger que des pièces justificatives spécifiques soient jointes à la demande. Dressez une liste de ces documents et notez toute exigence supplémentaire, telle que des traductions ou des certifications.
Tenez à jour une liste de contrôle : Créez une liste de contrôle des étapes à suivre pour chaque opportunité de financement. Il peut s’agir de tâches telles que l’examen des lignes directrices, l’élaboration d’une proposition de projet, la collecte de documents justificatifs et la soumission de la demande. Cochez chaque tâche au fur et à mesure que vous l’accomplissez pour suivre vos progrès.
Mettez en place des rappels : Utilisez des rappels de calendrier ou des outils de gestion des tâches pour ne pas perdre de vue les échéances et les tâches importantes. Fixez des rappels longtemps à l’avance afin de vous donner suffisamment de temps pour préparer les documents nécessaires et compléter la demande.
Sauvegardez les liens et les documents pertinents : Sauvegardez des copies des lignes directrices relatives au financement, des formulaires de demande et de tout autre document pertinent dans un dossier dédié sur votre ordinateur ou dans un espace de stockage Cloud. Vous pourrez ainsi y accéder facilement chaque fois que vous en aurez besoin.
Contrôlez et mettez à jour régulièrement : Contrôlez régulièrement votre feuille de calcul ou votre document pour vous assurer qu’ils restent à jour. Supprimez les opportunités expirées, mettez à jour les dates limites de dépôt des demandes et ajoutez les nouveaux programmes de financement au fur et à mesure que vous les découvrez.
Nous avons parlé de l’évaluation des capacités de votre organisation au chapitre 1. Nous pensons que même s’il s’agit d’une tâche un peu administrative, elle permet de constituer la base de données de connaissances de votre organisation. Nous vous recommandons d’utiliser des documents Cloud, de les partager et de collaborer. Veillez à ce que le processus soit simple, les textes légers et structurés.
Conseils pour la gestion du temps
Ne vous attendez pas à quelque chose de révolutionnaire, nous voulons simplement vous rappeler quelques bonnes pratiques que nous essayons de suivre nous-mêmes.
- Commencez tôt : C’est plus facile à dire qu’à faire. Nous sommes dans un secteur très actif. Néanmoins, donnez-vous suffisamment de temps en commençant vos recherches bien avant la date limite de dépôt des candidatures. Cela vous permettra d’effectuer des recherches approfondies, de planifier et d’élaborer votre proposition.
- Concentrez-vous sur les appels pertinents : Réduisez votre recherche en ciblant les appels de fonds qui correspondent étroitement aux objectifs de votre projet, à votre groupe cible et à votre domaine thématique. Vous avez déjà fait vos recherches, n’est-ce pas ?
- Utilisez les filtres de recherche : Utilisez des filtres et des paramètres de recherche lorsque vous utilisez des plateformes ou des bases de données en ligne. Utilisez des mots-clés, des secteurs cibles, des priorités de financement et des préférences géographiques pour affiner votre recherche et trouver les appels les plus pertinents.
- Abonnez-vous aux notifications : Restez informé en vous inscrivant à des bulletins d’information, des listes de diffusion ou des plateformes en ligne qui fournissent des mises à jour sur les possibilités de financement de l’UE. Vous serez ainsi informé en temps utile des nouveaux appels à propositions, des échéances à venir et des changements dans les priorités de financement.
- Travaillez en réseau, collaborez, demandez conseil : Entrez en contact avec d’autres organisations, gestionnaires de projets et parties prenantes qui ont l’expérience des financements de l’UE. Participez à des événements, des ateliers et des conférences pour élargir votre réseau et obtenir des informations sur les possibilités de financement. La collaboration et le partage des connaissances peuvent vous faire gagner du temps et vous fournir des conseils précieux.
Filtres de recherche – conseils sur la recherche par mots-clés
Lorsque vous recherchez des appels à propositions de financement de l’UE en tant que prestataire de services sociaux, l’utilisation de mots-clés appropriés peut vous aider à trouver des informations pertinentes de manière plus efficace. Voici quelques mots-clés et expressions que vous pouvez utiliser :
- Services sociaux : Incluez des mots-clés liés à votre domaine spécifique de services sociaux, tels que « inclusion sociale », « soutien à l’emploi », « développement de la jeunesse », « soins aux personnes âgées », « services aux personnes handicapées » ou « soutien aux familles ».
- Financement de l’UE : Utilisez des mots-clés tels que « financement de l’UE », « financement européen », « subventions européennes » ou « opportunités de financement de l’UE » pour limiter votre recherche aux financements spécifiquement fournis par l’Union européenne.
- Programmes de financement : Indiquez les noms des programmes de financement de l’UE qui sont pertinents pour votre secteur, tels que « Fonds social européen (FSE+) », « Fonds européen de développement régional (FEDER) ».
- Appels à propositions : Ajoutez des termes tels que « appels à propositions », « appels ouverts », « concours de subventions » ou « demandes de financement » à votre recherche pour vous concentrer sur les possibilités de financement actuelles.
- Critères d‘éligibilité : Utilisez des mots clés tels que « conditions d’éligibilité », « critères de candidature » ou « qui peut postuler » pour trouver des informations sur les critères spécifiques que vous devez remplir pour pouvoir bénéficier d’un financement de l’UE.
- Dates limites : Si vous avez un calendrier précis en tête, utilisez des termes tels que « dates limites de candidature », « dates de clôture » ou « délais de soumission » pour trouver des possibilités de financement dont les périodes de candidature correspondent à votre emploi du temps.
- Groupes cibles : Si vos services sociaux s’adressent à des groupes spécifiques, incluez des mots-clés liés à ces groupes, tels que « jeunes », « chômeurs », « personnes handicapées »« réfugiés », « migrants » ou « populations vulnérables ».
N’oubliez pas de combiner ces mots-clés dans vos requêtes de recherche afin d’affiner vos résultats et de trouver les informations les plus pertinentes.