8.3. Typiska dokument för genomförande av projekt
Under genomförandet av ett EU-finansierat projekt måste flera viktiga dokument förberedas och lämnas in, vanligtvis följande:
Avtal om bidrag
När ett projekt har godkänts för finansiering undertecknas bidragsavtalet mellan EU (som företräds av den förvaltande myndigheten) och projektets huvudpartner. Detta är ett juridiskt bindande dokument som beskriver villkoren för finansieringen, parternas roller och ansvarsområden, projektets mål, aktiviteter och budget samt andra viktiga detaljer. Det måste undertecknas av båda parter innan projektet kan starta.
Periodiska lägesrapporter
Under hela genomförandet av projektet krävs vanligtvis periodiska lägesrapporter. Dessa rapporter ger en omfattande översikt över projektets framsteg mot dess mål, de aktiviteter som har utförts, eventuella problem som uppstått och de lösningar som föreslagits. De innehåller också en finansiell rapport med uppgifter om de kostnader som uppstått under rapporteringsperioden.
Tidrapporter
Tidrapporter används ofta för att spåra den tid som varje teammedlem lägger ner på projektaktiviteter. Dessa är avgörande för projekt där personalkostnaderna baseras på den faktiska tid som lagts ned på projektet.
Finansiella rapporter
Utöver det finansiella avsnittet i lägesrapporterna kan mer detaljerade finansiella rapporter krävas, beroende på villkoren i bidragsavtalet. Dessa rapporter innehåller en detaljerad uppdelning av projektets utgifter.
Bevis på utgifter
Detta inkluderar fakturor, kvitton, kontrakt och andra dokument som bevisar de kostnader som uppstått under projektet.
Leverabler och resultat
Under hela projektet måste du ta fram och skicka in de resultat som anges i ditt bidragsavtal. Det kan handla om forskningsrapporter, utbildningsmaterial, dagordningar för evenemang, deltagarlistor, fotografier och andra konkreta resultat av projektverksamheten.
Övervaknings- och utvärderingsrapporter
Beroende på projektets storlek och omfattning kan ni behöva genomföra formella övervaknings- och utvärderingsaktiviteter och ta fram tillhörande rapporter. Dessa ger en strukturerad bedömning av projektets framsteg och effekter.
Slutrapport
I slutet av projektet krävs vanligtvis en slutrapport. Denna rapport ger en omfattande översikt över projektets verksamhet, resultat och effekter, samt en slutlig finansiell rapport.
Revisionsdokument
Beroende på villkoren i bidragsavtalet kan det krävas en extern revision i slutet av projektet. Detta innebär att en oberoende revisor granskar projektets räkenskaper för att kontrollera att finansieringen har använts korrekt. Revisorn utarbetar en formell revisionsrapport som ska lämnas till den förvaltande myndigheten.