8.2. Typiska dokument för projektförslag
För varje EU-finansieringsprogram kan de specifika dokument som krävs variera beroende på den specifika ansökningsomgången och den förvaltande myndigheten. Vanligtvis innebär dock ansökningsprocessen att man lämnar in flera viktiga dokument som i allmänhet är desamma för alla dessa program.
Ansökningsformulär
Detta är huvuddokumentet där du presenterar ditt projekt. Det innehåller vanligtvis avsnitt för en projektsammanfattning, mål, förväntade resultat, aktiviteter, arbetsplan, målgrupper, partnerskapsuppgifter och budget. Formuläret måste fyllas i på ett av EU:s officiella språk.
Budgetformulär
Detta är vanligtvis ett separat dokument eller en del av ansökningsformuläret där du lämnar detaljerad ekonomisk information om ditt projekt, inklusive kostnaderna för varje aktivitet och hur de kommer att täckas. Du måste också ange eventuella samfinansieringskällor. EU-finansierade projektbudgetar delas vanligtvis upp i flera budgetposter eller kategorier, även om detaljerna kan variera beroende på program och projektets art. Nedan följer de vanligaste budgetposterna som används i många EU-projekt:
- Personalkostnader: Här ingår löner och sociala avgifter för den personal som är direkt anställd i projektet. Detta kan omfatta projektledare, forskare, administrativ personal etc. Vissa program kan också tillåta kostnader för tillfällig personal eller underleverantörer.
- Resor och uppehälle: Denna budgetpost omfattar kostnader för resor och logi för personal när de är borta från sin normala arbetsplats för projektrelaterade aktiviteter, såsom möten, konferenser, platsbesök osv.
- Utrustning: Här ingår kostnader för inköp, hyra eller leasing av utrustning som behövs för att genomföra projektet. Det kan handla om labbutrustning för forskningsprojekt, IT-hårdvara och programvara, fordon osv.
- Förbrukningsmaterial och förnödenheter: Här ingår kostnader för material och förnödenheter som förbrukas under projektets gång. Detta kan omfatta kontorsmaterial, laboratorieförbrukningsmaterial etc.
- Kontraktsbundna tjänster: Denna budgetpost omfattar kostnader för tjänster som kontrakterats specifikt för projektet. Det kan röra sig om konsulter, revisorer, översättare, evenemangsarrangörer osv.
- Övriga direkta kostnader: Denna kategori omfattar andra kostnader som är direkt kopplade till projektet och som inte faller under de andra kategorierna. Detta kan omfatta kostnader för att sprida projektresultat, kostnader för att organisera möten eller evenemang, publiceringskostnader osv.
- Indirekta kostnader (allmänna omkostnader): Här ingår kostnader som inte är direkt kopplade till projektet men som är nödvändiga för dess genomförande. Detta kan omfatta kostnader för allmännyttiga tjänster, kontorshyra, administrativ och ekonomisk förvaltning osv. I vissa program beräknas dessa kostnader som en schablonsats av de totala direkta kostnaderna.
Matris för logiskt ramverk (eller liknande dokument)
Vissa program kan kräva en matris för logiska ramar, som är ett verktyg som används för att planera, övervaka och utvärdera projekt. Den beskriver projektets allmänna mål, specifika mål, förväntade resultat, aktiviteter, indikatorer, källor till verifiering och antaganden.
En standardiserad logframe består av en 4×4-matris med följande rader och kolumner:
Rader (uppifrån och ned):
Mål: Den breda, långsiktiga förändring som projektet ska bidra till.
Syfte (även känt som projektets mål eller resultat): De specifika förändringar på medellång sikt som projektet syftar till att åstadkomma.
Output (eller resultat): De konkreta produkter eller tjänster som projektet ska leverera.
Aktiviteter: De uppgifter som behöver utföras för att leverera utdata.
Kolumner (från vänster till höger):
Beskrivning av interventionslogik: Här beskrivs målhierarkin (mål, syfte, resultat och aktiviteter) enligt beskrivningen ovan.
Indikatorer: Detta är specifika, mätbara påståenden som visar hur framstegen mot varje mål kommer att mätas.
Medel för verifiering (även kallade källor för verifiering): Detta är de informationskällor eller datainsamlingsmetoder som kommer att användas för att samla in bevis på indikatorerna.
Antaganden (eller risker): Detta är faktorer utanför projektets kontroll som kan påverka uppnåendet av projektmålen.
Matrisen för den logiska ramen är ett dynamiskt verktyg, vilket innebär att den bör uppdateras och revideras vid behov under hela projektcykeln. Det är också ett verktyg för deltagande, vilket innebär att det bör utvecklas med medverkan av alla viktiga intressenter.
Förklaring om partnerskap
Om ditt projekt omfattar partner från olika organisationer eller länder kan du behöva lämna in en partnerskapsförklaring som undertecknats av varje partner. Därmed bekräftar de att de samtycker till att delta i projektet och att de ställer sig bakom dess mål.
Formulär för juridisk person
Detta dokument används för att samla in rättslig information om den sökande organisationen. Det krävs vanligtvis officiella handlingar som styrker organisationens rättsliga status.
Formulär för finansiell identifiering
I formuläret ska du ange det bankkonto som EU-bidraget ska betalas in på om ansökan beviljas.
Revisionsberättelse eller bokslut
Vissa ansökningsomgångar kan kräva att du skickar in aktuella revisionsrapporter eller bokslut för att styrka din organisations ekonomiska kapacitet.
CV för nyckelpersoner
Vissa ansökningar kan kräva att meritförteckningar lämnas in för nyckelpersoner i projektet, för att visa deras kvalifikationer och erfarenhet.