4.7. Gör dig redo för lägesrapporterna
Du kommer att behöva lämna in rapporter fortlöpande. Rapporteringsperioderna anges i ditt bidragsavtal. Rapporterna kommer att göra det möjligt för den myndighet som subventionerar dig att se hur projektet fortskrider. Det är viktigt att du först tar reda på hur dessa rapporter ska utformas och vilka olika uppgifter som krävs (t.ex. tidrapporter). Du måste lämna så många uppgifter som möjligt i dessa rapporter: leveranser, milstolpar, utfall/resultat, kritiska risker, indikatorer osv.
- Resultat — Resultat som ska lämnas in till EU (t.ex. publikation, broschyr, lägesrapport, broschyr, lista etc.)
- Milstolpar – Kontrollpunkter i projektet som hjälper till att kartlägga framstegen (t.ex. startmöten, styrkommittéer, första utkastet till en undersökning, prototyp etc.). De kan motsvara slutförandet av en viktig leverans, vilket gör att nästa fas av arbetet kan påbörjas eller behövs vid mellanliggande punkter.
Dessa rapporter måste uppfylla de villkor som i förväg fastställts med den beviljande myndigheten i bidragsavtalet och komma in i tid i förhållande till den fastställda tidsplanen.
De huvudsakliga och viktiga elementen i dessa rapporter är:
- rapport och presentation av det arbete som utförts sedan projektet inleddes,
- vad som planeras för framtiden,
- Problem, risker, frågor som uppstått och hur de hanteras, inklusive eventuella avvikelser från det ursprungliga förslaget,
- uppdatering av schema,
- budgetrevision.
När det gäller den sista punkten är det viktigt att påpeka att syftet med dessa rapporter är att avgöra om ni har rätt till fortsatt finansiering. För att kunna begära utbetalningar (ytterligare förhandsfinansiering eller mellanliggande betalningar) måste ni lämna in regelbundna rapporter (tekniska rapporter och årsredovisningar).
För mer information kan du också hänvisa till denna sida “Grant management” från Europeiska kommissionen, som har olika mycket användbara kategorier, såsom “Reports & payment requests” och “Deliverables & Milestones” dokument.