2.3. God praxis vid sökning efter samtal
Att hålla sig organiserad är avgörande när man söker efter EU:s ansökningsomgångar. Här är några tips som hjälper dig att hålla dig organiserad under hela processen. Se detta som en kapacitetsbyggande övning. I princip är EU-finansieringen strukturerad och administreras på samma sätt och den organiserade processen kommer att hjälpa dig att bygga upp din förståelse.
Skapa ett kalkylblad eller dokument: Börja med att skapa ett kalkylblad eller dokument för att registrera all relevant information om de finansieringsmöjligheter du stöter på. Inkludera kolumner för programnamn, finansieringsorganisation, sista ansökningsdag, kriterier för stödberättigande och andra viktiga detaljer.
Kategorisera finansieringsprogram: Gruppera finansieringsprogrammen i kategorier baserat på deras relevans för din sociala organisation. Du kan t.ex. skapa kategorier som “Social välfärd”, “Utbildning” eller “Hälso- och sjukvård”. Detta hjälper dig att snabbt identifiera de program som ligger i linje med din organisations fokus.
Anteckna viktiga datum: Anteckna sista ansökningsdatum och andra viktiga datum i samband med finansieringsprogrammen. Ställ in påminnelser eller meddelanden för att se till att du inte missar några deadlines.
Lyft fram kriterierna för stödberättigande: Var mycket uppmärksam på kriterierna för stödberättigande för varje finansieringsprogram. Notera de specifika kraven, t.ex. geografiska begränsningar, målgrupper eller projektomfattning. Lyft fram eventuella kriterier som din organisation uppfyller eller behöver ta hänsyn till.
Håll reda på styrkande handlingar: Vissa finansieringsprogram kan kräva att särskilda styrkande handlingar skickas in tillsammans med ansökan. Gör en checklista över dessa dokument och notera eventuella ytterligare krav, t.ex. översättningar eller intyg.
Upprätthålla en checklista: Skapa en checklista över de steg du behöver genomföra för varje finansieringsmöjlighet. Detta kan omfatta uppgifter som att granska riktlinjer, utveckla ett projektförslag, samla in stödjande dokument och skicka in ansökan. Bocka av varje uppgift allteftersom du slutför den för att följa dina framsteg.
Ställ in påminnelser: Använd kalenderpåminnelser eller verktyg för uppgiftshantering för att hålla koll på viktiga deadlines och uppgifter. Lägg in påminnelser i god tid så att du har tillräckligt med tid att förbereda de dokument som behövs och slutföra ansökan.
Spara relevanta länkar och dokument: Spara kopior av finansieringsriktlinjer, ansökningsformulär och andra relevanta dokument i en särskild mapp på din dator eller molnlagring. På så sätt kan du enkelt komma åt dem när du behöver dem.
Granska och uppdatera regelbundet: Granska regelbundet ditt kalkylblad eller dokument för att se till att det är uppdaterat. Ta bort utgångna möjligheter, uppdatera ansökningstider och lägg till nya finansieringsprogram när du kommer över dem.
Vi har talat om att bedöma din organisations kapacitet i kapitel 1. Det är vår uppfattning att även om detta är lite av en administrativ uppgift så bygger det upp din organisations kunskapsdatabas. Vi rekommenderar att du använder dig av molndokument, delar och samarbetar. Håll processen enkel, texterna lätta och strukturerade.
Tips för tidshantering
Förvänta dig inget revolutionerande, vi vill bara påminna dig om några goda rutiner som vi själva försöker följa.
- Börja tidigt: Detta är lättare sagt än gjort. Vi befinner oss i en upptagen sektor. Men ge dig själv tillräckligt med tid genom att börja söka i god tid innan ansökningstiden går ut. På så sätt kan du göra grundliga efterforskningar, planera och utveckla ditt förslag.
- Fokusera på relevanta utlysningar: Begränsa din sökning genom att rikta in dig på utlysningar som ligger nära dina projektmål, din målgrupp och ditt temaområde. Du har gjort din research tidigare, eller hur?
- Använd sökfilter: Använd sökfilter och parametrar när du använder onlineplattformar eller databaser. Använd nyckelord, målsektorer, finansieringsprioriteringar och geografiska preferenser för att förfina din sökning och hitta de mest relevanta utlysningarna.
- Prenumerera på meddelanden: Håll dig uppdaterad genom att prenumerera på nyhetsbrev, e-postlistor eller onlineplattformar som ger uppdateringar om EU:s finansieringsmöjligheter. På så sätt får du i god tid information om nya ansökningsomgångar, kommande tidsfrister och ändringar i finansieringsprioriteringarna.
- Nätverka, samarbeta, sök vägledning: Samarbeta med andra organisationer, projektledare och intressenter som har erfarenhet av EU-finansiering. Delta i evenemang, workshoppar och konferenser för att utöka ditt nätverk och få insikter om finansieringsmöjligheter. Samarbete och kunskapsutbyte kan spara tid och ge värdefulla råd.
Sökfilter – tips om sökordssökning
När du söker efter ansökningsomgångar för EU-finansiering som leverantör av sociala tjänster kan du använda rätt nyckelord för att hitta relevant information mer effektivt. Här är några nyckelord och fraser som du kan använda:
- Sociala tjänster: Inkludera nyckelord som är relaterade till ditt specifika område för sociala tjänster, t.ex. “social integration”, “sysselsättningsstöd”, “ungdomsutveckling”, “äldreomsorg”, “handikappservice” eller “familjestöd”
- EU-finansiering: Använd nyckelord som “EU-finansiering”, “europeisk finansiering”, “europeiska bidrag” eller “EU-finansieringsmöjligheter” för att begränsa din sökning till finansiering som specifikt tillhandahålls av Europeiska unionen.
- Finansieringsprogram: Ange namnen på de EU-finansieringsprogram som är relevanta för din sektor, t.ex. “Europeiska socialfonden (ESF+)”, “Europeiska regionala utvecklingsfonden (ERUF)”.
- Utlysningar för förslag: Lägg till termer som “call for proposals”, “open calls”, “grant competitions” eller “funding applications” i din sökning för att fokusera på aktuella finansieringsmöjligheter.
- Kriterier för stödberättigande: Använd nyckelord som “behörighetskrav”, “kriterier för sökande” eller “vem kan ansöka” för att hitta information om de specifika kriterier som du måste uppfylla för att vara berättigad till EU-finansiering.
- Tidsfrister: Om du har en specifik tidsram i åtanke kan du inkludera termer som “sista ansökningsdag”, “sista ansökningsdag” eller “sista inlämningsdag” för att hitta finansieringsmöjligheter med ansökningsperioder som stämmer överens med ditt schema.
- Målgrupper: Om dina sociala tjänster riktar sig till specifika grupper, inkludera nyckelord relaterade till dessa grupper, såsom “ungdomar”, “arbetslösa”, “personer med funktionsnedsättning”, “flyktingar”, “invandrare” eller “utsatta grupper”
Kom ihåg att kombinera dessa nyckelord i dina sökfrågor för att förfina dina resultat och hitta den mest relevanta informationen.