10.3. Förhållanden med förvaltande myndigheter
Sammanfattning av bästa praxis
Öppen kommunikation
Håll kommunikationsvägarna öppna. Uppdatera regelbundet MA om hur projektet fortskrider, även om de inte uttryckligen har bett om det. Öppenhet är nyckeln
Proaktiv rapportering
Vänta inte på deadlines. Skicka in rapporter, uppdateringar och nödvändig dokumentation proaktivt och se till att allt är detaljerat och tydligt.
Be om feedback
Be regelbundet om feedback på projektets genomförande och framsteg. Det visar att du värdesätter deras insikter och är öppen för vägledning.
Regelbundna möten
Planera in regelbundna personliga (eller virtuella) möten för att diskutera projektets milstolpar, utmaningar och förväntningar. Om utmaningar eller hinder uppstår, ta itu med dem genom samarbete. Låt MA hjälpa till att hitta lösningar i stället för att presentera problem för dem.
Delta i workshops/utbildning
Delta i alla workshops, seminarier eller utbildningstillfällen som anordnas av MA. Detta visar på engagemang och ger möjligheter till nätverkande och direkt interaktion.
Process för deltagande programplanering och övervakning
Att delta i programplanerings- och övervakningsmöten för ett program stärker partnerskapet mellan förvaltningsmyndigheter och projektansvariga.
Följa riktlinjer
Säkerställ att ni strikt följer de riktlinjer, föreskrifter och protokoll som fastställts av den förvaltande myndigheten. Detta kommer att bygga upp ert rykte som en pålitlig och följsam partner.
Inbjudan till projektaktiviteter
Bjud aktivt in representanter från den förvaltande myndigheten att delta i projektevenemang, lanseringar eller andra viktiga milstolpar. På så sätt får de en förstahandsuppfattning om projektets inverkan.
Snabbt ta itu med problem
Om MA har några funderingar eller problem ska du ta itu med dem snabbt och effektivt. Att visa lyhördhet bygger förtroende.
Dokumentation och registerhållning
Se till att alla interaktioner, avtal och diskussioner är väl dokumenterade. Detta säkerställer tydlighet och kan vara till nytta om det sker en förändring i personalstyrkan eller om tvister uppstår.
Engagera sig i gemensam publicitet
Samarbeta med den förvaltande myndigheten för att offentliggöra projektets milstolpar eller framgångar. Gemensamma pressmeddelanden, evenemang eller medieengagemang kan främja en känsla av partnerskap.
Gemensam vision
Förstärk regelbundet de gemensamma syftena och målen för projektet. Denna gemensamma vision kan fungera som grunden för en stark och samarbetsinriktad relation.
Praktiska projekttillämpningar
Aktivera medlemskap i övervakningskommittéer, Rumäniens regering: I Rumänien inrättade regeringen övervakningskommittéer för genomförandet av ERUF- och ESF-fonder, och i enlighet med kommittéernas metodik och funktion är minst 40 % av medlemmarna företrädare för det civila samhället, den akademiska världen och arbetsmarknadens parter. Rundabordssamtal, seminarier och workshops anordnas för att underlätta nätverkande, kommunikation och övervakning av programmen (genomförande i sig och övervakning av resultat och utgifter), samt främjande av god praxis och fältbesök.
OP PRAGUE – Tjeckiens tillväxtpol (ett flerfondsprogram ERUF+, ESF+, programperioden 2014-2020): Förvaltningsmyndigheten för det operativa programmet beslutade att öka förtroendet för de sökande och stödmottagarna genom att inrätta en tjänst som oberoende ombudsman. Vid eventuella tvivel om förfarandet, processen eller beteendet hos personalen vid den förvaltande myndigheten kunde sökande eller stödmottagare kontakta en oberoende expert utan att deras identitet och fråga relaterades till personalen vid den förvaltande myndigheten. Den oberoende expertens (ombudsmannens) roll var att bedöma den specifika situationen, rekommendera en lösning och det lämpligaste tillvägagångssättet. Ombudsmannen kunde också medla i en problematisk situation mellan den förvaltande myndigheten och den sökande eller stödmottagaren.
Skapande av ett socialt och hälsomässigt gränssystem i regionen Vysočina, Kraj Vysočina, Tjeckien: Regionen Vysočina upprätthöll en aktiv kommunikation och ett aktivt samarbete med den förvaltande myndigheten under hela projektet. Samråd ledde till lösningar som gynnade båda parter och bidrog till smidig projektdokumentation och rapportering.