6.2. Zamknięcie projektu

Zamknięcie projektu to ostatnia faza cyklu życia projektu. Jest to etap, na którym wszystkie produkty są finalizowane i formalnie przekazywane, a cała dokumentacja jest podpisywana, zatwierdzana i archiwizowana. 

Proces ten jest często postrzegany jako żmudne zadanie administracyjne wykonywane w pośpiechu, aby przejść do następnego projektu. Istnieje jednak ryzyko, że umniejszy to znaczenie i wartość, jaką ma skuteczne zamknięcie projektu. 

Zamknięcie projektu jest kluczowym krokiem w dostarczaniu dokładnych danych do analizy jego wydajności i wpływu oraz zapewnieniu, że czynniki sukcesu i błędy zostaną uchwycone, wyciągnięte wnioski i konstruktywnie wykorzystane w przyszłych projektach.

Chociaż obowiązkiem kierownika projektu jest kierowanie tym zadaniem, cały zespół projektowy musi być częścią procesu zamykania, aby każdy mógł przedstawić swoje spostrzeżenia i opinie. 

Niezwykle ważne jest, aby ta faza projektu była odpowiednio zaplanowana, podobnie jak wszystkie inne, w celu zapewnienia skutecznego przekazania wyników, dokumentów itp.

Znaczenie

Properly closing a project is particularly important as it demonstrates and ensures that:

• you have completed all work according to the project plan and scope,
• you have executed all project management processes,
• you have received final sign-off and approval of deliverables from all parties,
• you have released the resources from the project, such as people, hardware, and contractors,
• you capture the wins and weaknesses of the project. This can be particularly helpful for future projects, as you can refer back to previous ones to see what worked well and what did not,
• you have developed a plan guaranteeing the sustainability of the completed project,
• możesz pokazać darczyńcy swoją wiarygodność i zaangażowanie w skuteczne wdrażanie i realizację projektów.

Kroki do wykonania

1. Sfinalizuj i przekaż wszystkie rezultaty projektu darczyńcy. Przejrzyj umowę o dotację, aby zidentyfikować wszystkie rezultaty i upewnić się, że zostały one w pełni ukończone i przekazane.
2. Przegląd wszystkich dokumentów sporządzonych podczas realizacji projektu. Sprawdź, czy wszystkie umowy (wewnętrzne i zewnętrzne) zostały podpisane, czy wszystkie karty czasu pracy zostały zebrane i czy wszystkie płatności zostały dokonane - nie jest zrobione, jeśli nie jest opłacone!
3. Formalne zwolnienie zasobów z projektu, w tym dostawców, wykonawców, członków zespołu i innych partnerów. Powiadom ich o zakończeniu projektu, potwierdź wszelkie ostateczne płatności lub zobowiązania i oficjalnie zwolnij ich, aby mogli pracować nad innymi projektami.
4. Przeprowadzenie końcowej ewaluacji w celu oceny sukcesów, porażek i wyzwań związanych z projektem oraz zidentyfikowanie możliwości poprawy w przyszłości.
5. Sporządzanie końcowych raportów opisowych i finansowych zgodnie z wytycznymi darczyńcy.
6. Archiwizacja dokumentów. Upewnij się, że wszystko jest odpowiednio rejestrowane i gromadzone. Dzięki temu zawsze będziesz mieć do dyspozycji wnioski i wiedzę zdobytą podczas realizacji projektu, a także będziesz zawsze gotowy na wypadek audytu.
7. Przegląd polityki przechowywania wszystkich materiałów związanych z projektem.
8. Właściwe rozpowszechnianie wyników projektu. Polega to na promowaniu wyników projektu i generowaniu pozytywnego "efektu mnożnikowego", tak aby to, co zostało osiągnięte, było przydatne i inspirujące dla innych interwencji.
9. Opracuj plan zrównoważonego rozwoju, który zapewni dalsze wykorzystanie wyników projektu.