6.2. Ukončení projektu

Ukončení projektu je závěrečnou fází životního cyklu projektu. V této fázi jsou dokončeny a formálně předány všechny výstupy a veškerá dokumentace je podepsána, schválena a archivována. 

Tento proces je často vnímán jako zdlouhavý administrativní úkol, který se provádí ve spěchu, aby bylo možné přejít k dalšímu projektu. Tím se však snižuje význam a hodnota, kterou efektivní ukončení projektu má. 

Ukončení projektu je klíčovým krokem k získání přesných údajů pro analýzu jeho výkonnosti a dopadu a k zajištění toho, aby byly odhaleny faktory úspěchu a neúspěchu, a aby se z nich dalo poučit a konstruktivně je využít v budoucích projektech.

Vedení tohoto úkolu je sice povinností projektového manažera, ale ukončovacího procesu se musí účastnit celý projektový tým, aby každý mohl vyjádřit své připomínky a zpětnou vazbu. 

Je nesmírně důležité, aby tato fáze projektu byla řádně naplánována, stejně jako všechny ostatní, aby bylo zajištěno efektivní předání výsledků, dokumentů atd.

Význam

Správné ukončení projektu je obzvláště důležité, protože prokazuje a zajišťuje, že:

• jste dokončili všechny práce podle plánu a rozsahu projektu,
• jste provedli všechny procesy řízení projektu,
• jste obdrželi konečný podpis a schválení výstupů od všech stran,
• jste uvolnili zdroje z projektu, jako jsou lidé, hardware a dodavatelé,
• odhalujete silné a slabé stránky projektu. To může být obzvláště užitečné pro budoucí projekty, protože se můžete vrátit k těm předchozím a zjistit, co se povedlo a co ne,
• jste vypracovali plán, který zaručuje udržitelnost dokončeného projektu,
• můžete dárci prokázat svou spolehlivost a odhodlání efektivně realizovat a dokončovat projekty.

Kroky, které je třeba dodržet

1. Dokončete a předejte všechny výstupy projektu zadaveteli. Projděte si grantovou smlouvu a identifikujte všechny výstupy a ujistěte se, že byly zcela dokončeny a předány.
2. Přezkoumejte všechny dokumenty vytvořené během realizace projektu. Zkontrolujte, zda byly podepsány všechny smlouvy (interní i externí), zda byly shromážděny všechny pracovní výkazy a zda byly provedeny všechny platby – co není zaplacené, není hotové!
3. Formálně uvolněte zdroje z projektu, včetně dodavatelů, zhotovitelů, členů týmu a dalších partnerů. Upozorněte je na konec projektu, potvrďte všechny konečné platby nebo závazky a oficiálně je uvolněte, aby mohli pracovat na jiných projektech.
4. Vypracujte závěrečné hodnocení, ve kterém zhodnotíte úspěchy, neúspěchy a problémy projektu a určíte příležitosti ke zlepšení v budoucnu.
5. Vypracujte závěrečné popisné a finanční zprávy podle pokynů zadavatele.
6. Archivujte dokumenty. Ujistěte se, že je vše řádně zaznamenáno a shromážděno. Díky tomu budete mít vždy k dispozici získané zkušenosti a poznatky z realizace projektu a budete vždy připraveni na případný audit.
7. Zkontrolujte zásady uchovávání všech materiálů souvisejících s projektem.
8. Řádně šířte výsledky projektu. To spočívá v propagaci výsledků projektu a vytváření pozitivního “multiplikačního efektu”, aby to, čeho bylo dosaženo, bylo užitečné a inspirativní pro další intervence.
9. Vypracujte plán udržitelnosti, který zajistí další využití výstupů vašeho projektu.