4.7. Prepárese para los informes de situación

Deberá presentar informes de forma continua. Los periodos de presentación de informes se especifican en su Convenio de Subvención. Estos informes permitirán a la autoridad que le subvenciona ver el progreso de su proyecto. Es importante que primero prevea la elaboración de estos informes, teniendo en cuenta las diferentes entradas solicitadas (por ejemplo, las hojas de horas). En estos informes tendrá que proporcionar tantos detalles como sea posible: entregables, hitos, productos/resultados, riesgos críticos, indicadores, etc.

• Entregables – Productos que se presentarán a la UE (por ejemplo, publicación, folleto, informe de situación, folleto, lista, etc.)
• Hitos – Puntos de control en el proyecto que ayudan a trazar el progreso (por ejemplo, reuniones de lanzamiento, comités de dirección, primer borrador de una encuesta, prototipo, etc.). Pueden corresponder a la finalización de un entregable clave, que permite iniciar la siguiente fase del trabajo, o ser necesarios en puntos intermedios.

Estos informes deben cumplir las condiciones definidas previamente con la autoridad otorgante en el Convenio de subvención y llegar a tiempo en relación con el calendario definido.

Los elementos principales e importantes de estos informes son:

• • informe y presentación del trabajo realizado desde el inicio del proyecto,
  • lo que está previsto para el futuro,
  • Problemas, riesgos, cuestiones encontradas y cómo se están abordando, incluida cualquier desviación de la propuesta inicial,
  • actualización de horarios,
  • auditoría presupuestaria.

En relación con este último punto, es importante precisar que la finalidad de estos informes es determinar si tiene derecho a seguir recibiendo la financiación. De hecho, para solicitar pagos (prefinanciación adicional o pagos intermedios), deberá presentar informes periódicos (informes técnicos y estados financieros).

Para más información, también puede consultar esta página “Grant management” (Gestión de subvenciones)” de la Comisión Europea, que tiene varias categorías muy útiles, como los documentos “Reports & payment requests” (Informes y solicitudes de pago) y “Deliverables & Milestones” (Entregables e hitos).