6.2. Hankkeen päättäminen

Projektin päättäminen on projektin elinkaaren viimeinen vaihe. Tässä vaiheessa kaikki tuotokset viimeistellään ja siirretään virallisesti, ja kaikki asiakirjat allekirjoitetaan, hyväksytään ja arkistoidaan. 

Prosessi mielletään usein ikäväksi hallinnolliseksi tehtäväksi, joka tehdään kiireellä, jotta voidaan siirtyä seuraavaan hankkeeseen. Tämä saattaa kuitenkin vähätellä hankkeen tehokkaan päättämisen merkitystä ja arvoa. 

Hankkeen päättäminen on ratkaisevan tärkeä vaihe, kun halutaan saada tarkkoja tietoja hankkeen suorituskyvyn ja vaikutusten analysoimiseksi ja sen varmistamiseksi, että menestystekijät ja virheet otetaan huomioon, niistä opitaan ja niitä käytetään rakentavasti tulevissa hankkeissa.

Vaikka projektipäällikön tehtävänä on johtaa tätä tehtävää, koko projektiryhmän on osallistuttava päättämisprosessiin, jotta kaikki voivat esittää huomionsa ja antaa palautetta. 

On erittäin tärkeää, että tämäkin hankkeen vaihe suunnitellaan asianmukaisesti, kuten kaikki muutkin vaiheet, jotta voidaan varmistaa tulosten, asiakirjojen jne. tehokas luovutus.

Merkitys

Properly closing a project is particularly important as it demonstrates and ensures that:

• you have completed all work according to the project plan and scope,
• you have executed all project management processes,
• you have received final sign-off and approval of deliverables from all parties,
• you have released the resources from the project, such as people, hardware, and contractors,
• you capture the wins and weaknesses of the project. This can be particularly helpful for future projects, as you can refer back to previous ones to see what worked well and what did not,
• you have developed a plan guaranteeing the sustainability of the completed project,
• voit osoittaa rahoittajalle luotettavuutesi ja sitoutumisesi hankkeiden tehokkaaseen toteuttamiseen ja loppuun saattamiseen.

Seuraavat vaiheet

1. Viimeistellään ja siirretään kaikki hankkeen tuotokset rahoittajalle. Käy läpi tukisopimuksesi yksilöidäksesi kaikki suoritteet ja varmista, että ne on saatettu loppuun ja luovutettu.
2. Tarkistaa kaikki hankkeen toteuttamisen aikana laaditut asiakirjat. Tarkista, että kaikki sopimukset (sisäiset ja ulkoiset) on allekirjoitettu, että kaikki työaikataulut on kerätty ja että kaikki maksut on suoritettu - ei ole tehty, jos ei ole maksettu!
3. Vapauta virallisesti resurssit projektista, mukaan lukien toimittajat, urakoitsijat, tiimin jäsenet ja muut kumppanit. Ilmoita heille projektin päättymisestä, vahvista mahdolliset loppumaksut tai -velvoitteet ja vapauta heidät virallisesti, jotta he voivat työskennellä muissa projekteissa.
4. Suoritetaan loppuarviointi, jossa arvioidaan hankkeen onnistumisia, epäonnistumisia ja haasteita sekä kartoitetaan mahdollisuuksia parantaa toimintaa tulevaisuudessa.
5. Laadit lopulliset selostus- ja talousraportit rahoittajan ohjeiden mukaisesti.
6. Arkistoasiakirjat. Varmista, että kaikki on kirjattu ja kerätty asianmukaisesti. Näin sinulla on aina käytössäsi hankkeen toteuttamisen aikana saadut kokemukset ja tieto sekä olet aina valmiina tarkastuksen varalta.
7. Tarkista kaikkien hankkeeseen liittyvien materiaalien säilyttämiskäytäntö.
8. Hankkeen tulosten asianmukainen levittäminen. Tämä tarkoittaa hankkeen tulosten edistämistä ja positiivisen kerrannaisvaikutuksen aikaansaamista, jotta saavutetut tulokset ovat hyödyllisiä ja innoittavia muille toimille.
9. Kehitä kestävyyssuunnitelma, jolla varmistetaan hankkeen tuotosten jatkuva käyttö.