10.7. Hallinnolliset yksinkertaistukset

Yhteenveto parhaista käytännöistä

Keskitetyt projektinhallintajärjestelmät
Harkitse keskitettyjen projektinhallintavälineiden kehittämistä tai käyttöönottoa. Niiden avulla olisi seurattava välitavoitteita, suoritteita ja budjetteja, ja ne olisi räätälöitävä EU:n erityisrahaston vaatimusten mukaisiksi, jotta varmistetaan organisoitu ja tehokas hallinnointi. 

Säännölliset sisäiset arvioinnit
Suorittaa ennakoivasti sisäisiä tarkastuksia ja arviointeja. Tämä huolellisuus auttaa sinua havaitsemaan ja korjaamaan hallinnolliset puutteet varhaisessa vaiheessa.

Standardoidut mallit ja lomakkeet
Mukauta sisäiset mallisi ja lomakkeesi rahoitusohjelman vaatimusten mukaisiksi. Tämä mukauttaminen nopeuttaa tiedonkeruu- ja raportointiprosesseja ja minimoi samalla virheet.

Tiedonkeruun digitalisointi
Hyödynnetään digitaalisia välineitä tiedonkeruussa, erityisesti seurannan ja arvioinnin kaltaisilla aloilla. Tämä lähestymistapa voi virtaviivaistaa tiedonkeruu-, tallennus- ja analysointiprosesseja. 

Erityiset projektiryhmät
nimetään erityisiä henkilöitä tai ryhmiä käsittelemään EU:n rahoittamia hankkeita. Erikoistunut ja asiantunteva valvonta edistää asiantuntemusta ja yksinkertaistaa sisäisiä prosesseja ajan myötä.

Sisäinen tiedon jakaminen
Järjestä säännöllisesti työpajoja ja koulutustilaisuuksia henkilöstöllesi. Jaa kokemuksia aiemmista hankkeista, jotta uusien hankkeiden oppimiskäyrä olisi lyhyempi, ja tarjoa näkemyksiä yksinkertaistamisstrategioista.

Palautemekanismit
Toteuta palautekierrokset organisaatiossasi. Rohkaise tiimin jäseniä ehdottamaan hallinnollisia parannuksia ja edistämään jatkuvan parantamisen ilmapiiriä.

Ajanseurantaohjelmisto
Jos henkilöstökustannukset muodostavat merkittävän osan hankkeistasi, investoi ajanseurantaohjelmistoon. Varmista, että se on räätälöity EU-hankkeen luokkien mukaan, mikä helpottaa henkilöstökustannusten laskemista ja raportointia.

Esihyväksytyt toimittajaluettelot
Ylläpidetään luetteloita ennalta validoiduista toimittajista, jotka täyttävät EU:n rahoituskriteerit. Tämä käytäntö sujuvoittaa hankintaprosesseja ja varmistaa johdonmukaisen vaatimustenmukaisuuden.

Automatisoitu taloudellinen seuranta
Otetaan käyttöön EU:n tilinpäätösraportointivaatimusten mukainen rahoitusohjelmisto. Tämä auttaa virtaviivaistamaan budjetointia ja talousraportointia ja mahdollistaa reaaliaikaisen seurannan ja asetettujen budjettien noudattamisen.

Käytännön hankesovellukset

LEAP-projekti, Sosiaalihuoltosäätiö, Malta: LEAP-hankkeessa otettiin käyttöön perheiden profilointijärjestelmät, jotka tehostavat asiakkaiden haastatteluprosessia, tietojen arkistointia ja hoitosuunnitelmien laatimista. Edistystä tapahtui myös tapaustenhallintajärjestelmän kehittämisellä, joka on nykyään standardi kaikissa sosiaalipalveluissa. 

Sosiaali- ja terveydenhuollon rajajärjestelmän luominen Vysočinan alueelle, Kraj Vysočina, Tšekki: Vysočinan alue yksinkertaisti hankkeidensa budjetointiprosessia. Se sallii nyt koko hankeajanjakson kokonaisyksikköhinnan syöttämisen budjettihakemukseen etukäteen, ja yksityiskohtaisempi talousarvio pidetään liitteenä. Tämä muutos sujuvoittaa huomattavasti hankkeiden hallinnointia.

NICE - New Ways to Inclusion through Circular Economy, Fondazi-one Caritas Ambrosiana, Milanon hiippakunnan Caritas, Italia: NICE-hankkeessa korostetaan, että tehokkaan raportoinnin kannalta on tärkeää pitää yllä selkeää luetteloa toimista ja niihin liittyvistä päivämääristä, jotta hankkeen etenemisestä saataisiin selkeä tilannekatsaus kaikkina aikoina.

Live2Work, Santa Casa da Misericórdia de Lisboa, Portugali: Live2Work-hanke on osoitus yksityiskohtaisen suunnittelun eduista, sillä se tarjoaa kaikille kumppaneille selkeän näkemyksen raportoinnista ja tuotosten kehittämistilanteesta. Ne ovat myös ottaneet käyttöön yksinkertaiset raporttimallit ja varmistavat säännölliset keskustelut näihin malleihin liittyvien epäselvyyksien selvittämiseksi.