8.2. Documents types de proposition de projet

Pour chaque programme de financement de l’UE, les documents spécifiques requis peuvent varier en fonction de l’appel à propositions et de l’autorité de gestion. Cependant, le processus de candidature implique généralement la soumission de plusieurs documents clés qui sont généralement similaires dans tous les programmes. 

Formulaire de demande

Il s’agit du document principal dans lequel vous présentez votre projet. Il comprend généralement des sections consacrées au résumé du projet, aux objectifs, aux résultats escomptés, aux activités, au plan de travail, aux groupes cibles, aux détails du partenariat et au budget. Le formulaire doit être rempli dans l’une des langues officielles de l’UE.

Formulaire de budget

Il s’agit généralement d’un document séparé ou d’une partie du formulaire de candidature dans lequel vous fournissez des informations financières détaillées sur votre projet, y compris les coûts de chaque activité et la manière dont ils seront couverts. Vous devez également indiquer toute source de cofinancement. Les budgets des projets financés par l’UE sont généralement divisés en plusieurs lignes budgétaires ou catégories, bien que les spécificités puissent varier en fonction du programme et de la nature du projet. Vous trouverez ci-dessous les lignes budgétaires les plus courantes utilisées dans de nombreux projets de l’UE :

• Frais de personnel : Il s’agit des salaires et des cotisations de sécurité sociale du personnel directement employé par le projet. Il peut s’agir de chefs de projet, de chercheurs, de personnel administratif, etc. Certains programmes peuvent également prendre en compte les coûts liés au personnel temporaire ou aux sous-traitants.
• Frais de voyage et de séjour : Cette ligne budgétaire comprend les frais de voyage et d’hébergement des membres du personnel lorsqu’ils sont absents de leur lieu de travail habituel pour des activités liées au projet, telles que des réunions, des conférences, des visites de sites, etc.
• Équipement : Il s’agit des coûts d’achat, de location ou de crédit-bail des équipements nécessaires à la mise en œuvre du projet. Il peut s’agir d’équipements de laboratoire pour les projets de recherche, de matériel et de logiciels informatiques, de véhicules, etc.
• Consommables et fournitures : Il s’agit des coûts des matériaux et des fournitures utilisés au cours du projet. Il peut s’agir de fournitures de bureau, de consommables de laboratoire, etc.
• Services contractuels : Cette ligne budgétaire comprend les coûts des services contractés spécifiquement pour le projet. Il peut s’agir de consultants, d’auditeurs, de traducteurs, d’organisateurs d’événements, etc.
• Autres coûts directs : Cette catégorie comprend d’autres coûts directement liés au projet et qui n’entrent pas dans les autres catégories. Il peut s’agir de coûts de diffusion des résultats du projet, de coûts d’organisation de réunions ou d’événements, de coûts de publication, etc.
• Coûts indirects (frais généraux) : Il s’agit des coûts qui ne sont pas directement liés au projet mais qui sont nécessaires à sa mise en œuvre. Il peut s’agir des coûts des services publics, du loyer des bureaux, de la gestion administrative et financière, etc. Dans certains programmes, ces coûts sont calculés comme un taux forfaitaire du total des coûts directs.

Matrice du cadre logique (ou document similaire)

Certains programmes peuvent exiger une matrice de cadre logique, qui est un outil utilisé pour la planification, le suivi et l’évaluation des projets. Elle décrit les objectifs généraux et spécifiques du projet, les résultats escomptés, les activités, les indicateurs, les sources de vérification et les hypothèses.

Un cadre logique standard consiste en une matrice de 4 x 4 avec les lignes et les colonnes suivantes:

Lignes (de haut en bas) :

Objectif : Le changement général à long terme auquel le projet contribuera.

Finalité (également appelée objectif ou résultats du projet) : Les changements spécifiques à moyen terme que le projet cherche à apporter.

Produits (ou résultats) : Les produits ou services tangibles que le projet fournira.

Activités : Les tâches qui doivent être effectuées pour obtenir les résultats.

Colonnes (de gauche à droite) :

Description de la logique d’intervention : Elle détaille la hiérarchie des objectifs (but, finalité, résultats et activités) telle que décrite ci-dessus.

Indicateurs : Il s’agit d’énoncés spécifiques et mesurables qui montrent comment les progrès accomplis dans la réalisation de chaque objectif seront mesurés.

Moyens de vérification (également appelés sources de vérification) : Il s’agit des sources d’information ou des méthodes de collecte de données qui seront utilisées pour recueillir des preuves sur les indicateurs.

Hypothèses (ou risques) : Il s’agit de facteurs échappant au contrôle du projet et susceptibles d’affecter la réalisation de ses objectifs.

La matrice du cadre logique est un outil dynamique, ce qui signifie qu’elle doit être mise à jour et révisée si nécessaire tout au long du cycle du projet. Il s’agit également d’un outil participatif, ce qui signifie qu’elle doit être élaborée avec l’implication de toutes les parties prenantes clés.

Déclaration de partenariat

Si votre projet implique des partenaires d’organisations ou de pays différents, vous devrez peut-être soumettre une déclaration de partenariat signée par chaque partenaire. Cette déclaration confirme qu’ils acceptent de participer au projet et qu’ils s’engagent à atteindre ses objectifs.

Formulaire d’entité légale

Ce document est utilisé pour rassembler les informations juridiques concernant l’organisation candidate. Il requiert généralement des documents officiels prouvant le statut juridique de l’organisation.

Formulaire d’identification financière

Ce formulaire fournit des informations sur le compte bancaire sur lequel la subvention de l’UE sera versée si la demande est acceptée.

Rapport d’audit ou états financiers

Il peut être demandé pour certains appels de fournir des rapports d’audit ou des états financiers récents pour prouver la capacité financière de votre organisation.

CV du personnel clé

Certaines demandes peuvent nécessiter la présentation des CV des principaux collaborateurs du projet, afin de démontrer leurs qualifications et leur expérience.