4.6. Avete la necessità di adeguare il progetto?

Quando sono necessarie le modifiche?

La necessità di modificare una convenzione di sovvenzione o un contratto di sovvenzione in progetti FSE+, FESR o Interreg può presentarsi in diverse situazioni. Ecco alcuni scenari comuni in cui tali modifiche possono essere necessarie:

• • Modifiche all’ambito del progetto: Se si verificano modifiche significative agli obiettivi, alle attività o ai risultati del progetto che si discostano da quanto originariamente delineato nell’accordo o nella convenzione di sovvenzione, può essere necessario un emendamento. Ciò potrebbe includere l’aggiunta o la rimozione di componenti del progetto, la modifica della popolazione target o dei risultati attesi.
  • Modifiche al budget: Se le modifiche al budget del progetto superano le soglie consentite o richiedono una riassegnazione dei fondi tra le categorie di budget, può essere necessario un accordo di sovvenzione o una modifica del contratto di sovvenzione. Ciò può includere aumenti, riduzioni o rimescolamenti di fondi per garantire l’allineamento con le esigenze e le priorità del progetto.
  • Adattamento dei tempi: Se è necessario estendere o ridurre la durata del progetto oltre quanto inizialmente previsto, può essere necessario modificare la convenzione o laccordo di sovvenzione . Ciò può essere dovuto a circostanze impreviste, ritardi o alla necessità di adeguarsi a cambiamenti nei programmi di attuazione.
  • Modifiche al partenariato: In caso di modifiche al partenariato del progetto, come l’aggiunta o l’eliminazione di partner, potrebbe essere necessario un emendamento per aggiornare opportunamente la convenzione o  l’accordo di sovvenzione . In questo modo si garantisce che tutte le parti coinvolte siano adeguatamente documentate e allineate con gli obiettivi del progetto.
  • Requisiti di rendicontazione e valutazione: Se vengono apportate modifiche ai requisiti di rendicontazione o valutazione specificati nell’accordo di sovvenzione o nel contratto di sovvenzione originale, può essere necessario un emendamento per riflettere le aspettative aggiornate. Ciò può includere modifiche alla frequenza, al formato o al contenuto dei rapporti sullo stato di avanzamento, dei rendiconti finanziari o delle attività di valutazione.
  • Aggiornamenti legali e normativi: In caso di variazioni al quadro giuridico o normativo che regola il programma di finanziamento o il progetto specifico, potrebbe essere necessaria una modifica per garantire la conformità ai nuovi requisiti. Ciò potrebbe includere modifiche ai criteri di ammissibilità, alle norme sugli appalti o agli obblighi di rendicontazione.

È importante notare che l’esatta procedura per richiedere e ottenere una modifica di un accordo di sovvenzione o di un contratto di sovvenzione può variare a seconda del programma di finanziamento specifico e delle politiche dell’autorità di finanziamento. Si consiglia di consultare le linee guida del programma e di contattare i responsabili del programma o le autorità competenti per comprendere le procedure e i requisiti specifici per richiedere una modifica.

In quali situazioni le modifiche non sono necessarie?

• • Modifiche amministrative di minore entità: Se gli aggiustamenti proposti sono modifiche amministrative di minore entità che non hanno un impatto significativo sull’ambito, gli obiettivi, i risultati, il budget o la tempistica del progetto, potrebbe non essere necessario un emendamento. Queste modifiche riguardano tipicamente attività amministrative di routine, come l’aggiornamento delle informazioni di contatto, piccoli aggiustamenti ai formati di rendicontazione o questioni amministrative simili che non incidono sugli aspetti sostanziali del progetto.
  • Entro i limiti di flessibilità approvati: Molti programmi di finanziamento prevedono un certo livello di flessibilità entro limiti predefiniti. Se le modifiche proposte rientrano nei limiti di flessibilità predefiniti, come indicato nell’accordo di sovvenzione o nel contratto di sovvenzione, potrebbe non essere necessario un emendamento. Tuttavia, è essenziale rivedere le linee guida specifiche del programma e consultare l’autorità di finanziamento per assicurarsi che le modifiche proposte rimangano entro i limiti consentiti.
  • Modifiche pre-approvate: Alcuni programmi di finanziamento possono prevedere processi o meccanismi specifici di pre-approvazione per alcuni tipi di modifiche. Queste pre-approvazioni sono generalmente concesse per adeguamenti previsti che sono comuni nel contesto dei progetti finanziati. Se le modifiche proposte rientrano nell’ambito delle modifiche pre-approvate, potrebbe non essere necessario un emendamento formale. È importante consultare le linee guida del programma e l’autorità di finanziamento per determinare se le modifiche proposte sono idonee alla pre-approvazione.
  • Spostamenti di bilancio di minore entità: Nei casi in cui gli aggiustamenti proposti comportino spostamenti di budget di minore entità, che non incidono in modo significativo sul budget complessivo del progetto, potrebbe non essere necessario un emendamento. Tuttavia, la definizione di “minore entità” può variare a seconda del programma di finanziamento e del contesto specifico del progetto. È consigliabile consultare le linee guida del programma e l’autorità di finanziamento per determinare la soglia di ciò che è considerato una riallocazione di bilancio di minore entità.
  • Modifiche alla rendicontazione: Se gli aggiustamenti riguardano esclusivamente i requisiti di rendicontazione, come ad esempio modifiche ai modelli di rendicontazione, alla frequenza o modifiche minori al contenuto dei report, potrebbe non essere necessario un emendamento. Tuttavia, è importante garantire che qualsiasi modifica alla rendicontazione sia comunicata all’autorità di finanziamento in modo tempestivo e trasparente. 

È fondamentale ricordare che la decisione sulla necessità di un emendamento spetta, in ultima analisi, all’autorità di finanziamento.

Come si prepara un emendamento?

1. Esaminare l’accordo o il contratto originale: iniziare con una revisione completa dell’accordo di sovvenzione o del contratto di sovvenzione originale che è stato firmato tra l’autorità di finanziamento e l’organizzazione che realizza il progetto. Comprendete i termini, le condizioni e gli obblighi delineati nell’accordo per valutare la portata dei potenziali aggiustamenti.
2. Identificare la natura delle modifiche: Determinare le modifiche specifiche necessarie per il progetto. Ciò potrebbe includere modifiche alle attività del progetto, alle realizzazioni, ai risultati, al budget, alla tempistica, al partenariato o ai requisiti di rendicontazione. Articolate chiaramente le ragioni degli aggiustamenti e fornite la documentazione di supporto o le motivazioni.
3. Consultare l’autorità di finanziamento: Rivolgersi al responsabile del programma o al referente dell’autorità di finanziamento per discutere gli adeguamenti proposti. Chiedete loro consiglio sulle procedure appropriate e sulla documentazione necessaria per richiedere modifiche all’accordo o al contratto. Essi forniranno istruzioni dettagliate e chiariranno eventuali requisiti specifici del programma.
4. Preparare una richiesta di modifica: Sulla base delle indicazioni ricevute dall’autorità di finanziamento, preparate una richiesta formale di modifica. La richiesta deve includere una chiara descrizione degli aggiustamenti proposti, le loro motivazioni e il potenziale impatto sui risultati del progetto, sul budget e sulla tempistica. Includere tutti i documenti di supporto, come piani di progetto rivisti, schede di bilancio o accordi di partenariato.
5. Modifiche al bilancio e considerazioni finanziarie: Se gli aggiustamenti proposti comportano modifiche al budget, fornire una ripartizione dettagliata del budget rivisto, spiegando chiaramente come i fondi saranno riassegnati, aggiunti o ridotti. Assicurarsi che il budget rivisto sia in linea con le linee guida e le politiche del programma di finanziamento.
6. Conformità e considerazioni legali: Considerare tutti gli aspetti legali e di conformità associati alle modifiche proposte. Verificare se le modifiche sono conformi ai regolamenti, alle norme sugli appalti o ai criteri di ammissibilità. Assicurarsi che la documentazione legale necessaria, come gli accordi di partnership o di subappalto, sia opportunamente aggiornata.
7. Tempistiche e rendicontazione: Se le modifiche incidono sulla tempistica del progetto o sui requisiti di rendicontazione, fornire una tempistica aggiornata e un programma di rendicontazione, indicando chiaramente come il progetto si adeguerà alle modifiche e rispetterà gli obblighi rivisti.
8. Presentazione e approvazione: Seguire le procedure di presentazione specificate dall’autorità di finanziamento. Presentare la richiesta di modifica insieme ai documenti di supporto entro i termini previsti. L’autorità di finanziamento esaminerà la richiesta, ne valuterà la fattibilità e comunicherà la propria decisione in merito agli adeguamenti proposti. Il processo di approvazione può variare a seconda del programma e della natura degli adeguamenti.

La modifica viene richiesta ed elaborata in forma non cartacea nel portale delle opportunità di finanziamento e di gara.