5.6. Efektivní spolupráce s řídicím orgánem
Komunikace
Pro realizaci úspěšného projektu je nezbytná neustálá komunikace s řídicím orgánem. Dobrou praxí je v tomto smyslu pravidelně informovat řídicí orgán o průběhu projektu a sdělovat mu případné pochybnosti nebo jednoduše požádat o potvrzení správnosti postupu.
Obecně platí, že dobré výsledky projektů a dobrá spolupráce mezi příjemci a řídicím orgánem jsou přínosem pro celý program, a to i z hlediska zviditelnění. S ohledem na to jsou to právě řídicí orgány, které od příjemců vyžadují průběžné aktualizace a nabízejí možnosti dalšího zlepšení projektů prostřednictvím konkrétních iniciativ.
Pokud je to možné, měly by být v průběhu projektu otevřeny jak formální (elektronické/platformní), tak neformální komunikační kanály a dobré vztahy by měly být navázány již na počátku realizace projektu.
Obecně doporučovaný jednoduchý přístup v komunikaci s ŘO (aby se předešlo nedorozuměním a nepochopení, které by vedly ke zpoždění projektu) je následující:
- Informujte – sdělte ŘO, jaký máte problém nebo otázku. Buďte struční a výstižní, navrhněte řešení. Většinou budou potřebovat nějaký čas na rozmyšlenou, než odpoví.
- Diskutujte – můžete dostat odpověď nebo můžete diskutovat přímo o bodech. Nezapomeňte si poznamenat všechny body diskuse. Doporučujeme, abyste do dialogu vstoupili i v případě, že se vám odpověď zdá úplná.
- Vyjasněte si – ozvěte se, potvrďte projednávané body, požádejte o vysvětlení. Nehádejte se!
- Vyřešte – pracujte na vyřešení svého problému. Zkontrolujte body z diskuse.
Buďte proaktivní a v případě potřeby sdělte případné pochybnosti před zahájením uzavírání projektu. Jsme si vědomi, že požadavky jsou složité a stojí na mnoha informacích, se kterými je třeba se seznámit. ŘO jsou obvykle úřady veřejné správy. Počítejte s jejich úředními hodinami a pracovní vytížeností. Plánujte dopředu, buďte trpěliví a soustřeďte se.
Účinné stížnosti a odvolání
Smlouva mezi řídicím orgánem a příjemcem se vztahuje i na případy sporů mezi stranami. Smlouva podporuje využití mediačních postupů před zahájením soudního sporu mezi oběma stranami. Případný soudní spor je v jurisdikci příslušného státu, ve kterém řídicí orgán sídlí.
Pokud chce příjemce podat stížnost na činnost řídicího orgánu, může se obrátit na Evropského veřejného ochránce práv, nezávislý orgán, který se snaží podporovat řádnou správu na úrovni EU.
Ombudsman prověřuje stížnosti na nesprávný úřední postup orgánů a institucí EU a aktivně řeší širší systémové problémy.
Při správě evropských fondů není úkolem veřejného ochránce práv přehodnocovat projektové návrhy nebo výběrová řízení ani zprostředkovávat smluvní spory. Ombudsman se snaží zajistit, aby orgány, instituce, úřady a agentury EU řádně řídily programy financování a výběrová řízení.