10.7. Administrativní zjednodušení
Shrnutí osvědčených postupů
Centralizované systémy řízení projektů
Zvažte vývoj nebo přijetí centralizovaných nástrojů pro řízení projektů. Ty by měly sledovat milníky, výsledky a rozpočty a měly by být přizpůsobeny požadavkům konkrétního fondu EU, aby bylo zajištěno organizované a efektivní řízení.
Pravidelné interní revize
Proaktivně provádějte interní audity a kontroly. Tyto kontroly vám pomůžou včas odhalit a odstranit administrativní nedostatky.
Standardizované šablony a formuláře
Přizpůsobte si interní šablony a formuláře tak, aby odpovídaly požadavkům programu financování. Toto přizpůsobení urychluje proces sběru dat a vykazování a zároveň minimalizuje chyby.
Digitalizace sběru dat
Využívejte digitální nástroje pro sběr dat, zejména v oblastech, jako je monitorování a hodnocení. Tento přístup může zefektivnit procesy sběru, ukládání a analýzy dat.
Specializované projektové týmy
Určete konkrétní osoby nebo týmy, které se budou zabývat projekty financovanými EU. Specializovaný a kompetentní dohled podporuje odbornost a časem zjednodušuje interní procesy.
Interní sdílení znalostí
Pořádejte pravidelné semináře a školení pro své zaměstnance. Sdílejte zkušenosti z minulých projektů, abyste zkrátili křivku učení pro nové podniky a nabídli náhled na strategie zjednodušování.
Mechanismy zpětné vazby
Zavedení smyček zpětné vazby ve vaší organizaci. Povzbuzujte členy týmu, aby navrhovali administrativní zlepšení, a podpořte tak prostředí neustálého zlepšování.
Software pro sledování času
Pokud jsou náklady na zaměstnance významnou součástí vašich projektů, investujte do softwaru pro sledování času. Ujistěte se, že je přizpůsoben kategoriím projektu EU a zjednodušuje výpočet a vykazování osobních nákladů.
Předem ověřené seznamy dodavatelů
Veďte seznamy předem ověřených dodavatelů, kteří splňují kritéria financování EU. Tento postup zefektivní vaše zadávací procesy a zajistí důsledné dodržování předpisů.
Automatizované sledování financí
Zaveďte finanční software v souladu s požadavky EU na finanční výkaznictví. To vám pomůže zefektivnit sestavování rozpočtu a finanční výkaznictví a zajistí sledování a dodržování stanovených rozpočtů v reálném čase.
Praktické projektové aplikace
Projekt LEAP, Nadace pro služby sociální péče, Malta: Projekt LEAP zavedl systém profilování rodin, který zefektivnil proces rozhovorů s klienty, podávání informací a formulování plánů péče. Dalšího pokroku bylo dosaženo vytvořením systému řízení případů, který je nyní standardem ve všech jejich sociálních službách.
Vytvoření systému sociálně-zdravotního pomezí v Kraji Vysočina, Kraj Vysočina, Česká republika: Kraj Vysočina zjednodušil proces rozpočtování projektů. Nyní umožňuje zadat celkovou jednotkovou cenu za celé období projektu předem do žádosti o rozpočet, přičemž podrobnější rozpočet je veden jako příloha. Díky této změně je průběžná administrace projektů výrazně plynulejší.
NICE – New Ways to Inclusion through Circular Economy, Fondazi-one Caritas Ambrosiana, diecézní Caritas Milano, Itálie: Projekt NICE zdůrazňuje, že pro efektivní předkládání zpráv je důležité vést přehledný seznam činností a souvisejících dat, který poskytne jasný přehled o průběhu projektu v daném okamžiku.
Live2Work, Santa Casa da Misericórdia de Lisboa, Portugalsko: Projekt Live2Work je ukázkou výhod podrobného plánování, které všem partnerům nabízí jasnou představu o stavu výkaznictví a vývoje výstupů. Zavedli také jednoduché šablony výkazů a zajišťují pravidelné diskuse k vyjasnění případných nejasností ohledně těchto šablon.