8.2. Documenti caratteristici per la proposta di progetto
Per ogni programma di finanziamento dell’UE, i documenti specifici richiesti possono variare a seconda del bando specifico e dell’autorità di gestione. Tuttavia, in genere, il processo di candidatura prevede la presentazione di alcuni documenti chiave che sono generalmente simili tra i vari programmi.
Modulo di richiesta
È il documento principale in cui si presenta il progetto. In genere comprende sezioni per la sintesi del progetto, gli obiettivi, i risultati attesi, le attività, il piano di lavoro, i gruppi target, i dettagli del partenariato e il budget. Il modulo deve essere compilato in una delle lingue ufficiali dell’UE.
Modulo di bilancio
Si tratta di un documento separato o di una parte del modulo di domanda in cui si forniscono informazioni finanziarie dettagliate sul progetto, compresi i costi di ciascuna attività e le modalità di copertura. È inoltre necessario indicare eventuali fonti di cofinanziamento. I bilanci dei progetti finanziati dall’UE sono solitamente suddivisi in diverse linee di bilancio o categorie, anche se le specifiche possono variare a seconda del programma e della natura del progetto. Di seguito sono riportate le linee di bilancio comuni utilizzate in molti progetti dell’UE:
- Costi del personale: Include gli stipendi e i contributi previdenziali del personale direttamente impiegato nel progetto. Può trattarsi di direttori di progetto, ricercatori, personale amministrativo, ecc. Alcuni programmi possono anche prevedere costi relativi a personale temporaneo o a subappaltatori.
- Viaggi e soggiorni: Questa linea di bilancio comprende i costi di viaggio e alloggio per il personale che si allontana dalla normale sede di lavoro per attività legate al progetto, come riunioni, conferenze, visite in loco, ecc.
- Attrezzature: Comprende i costi per l’acquisto, il noleggio o il leasing delle attrezzature necessarie per l’attuazione del progetto. Si tratta di attrezzature di laboratorio per progetti di ricerca, hardware e software IT, veicoli, ecc.
- Materiali di consumo e forniture: Include i costi per i materiali e le forniture che vengono consumati nel corso del progetto. Può trattarsi di forniture per ufficio, materiali di consumo per il laboratorio, ecc.
- Servizi contrattuali: Questa linea di bilancio comprende i costi dei servizi appaltati specificamente per il progetto. Si tratta di consulenti, revisori, traduttori, organizzatori di eventi, ecc.
- Altri costi diretti: Questa categoria comprende altri costi direttamente collegati al progetto che non rientrano nelle altre categorie. Tra questi potrebbero esserci i costi per la diffusione dei risultati del progetto, i costi per l’organizzazione di incontri o eventi, i costi di pubblicazione, ecc.
Costi indiretti (spese generali): Comprendono i costi non direttamente legati al progetto ma necessari per la sua realizzazione. Possono essere i costi per le utenze, l’affitto degli uffici, la gestione amministrativa e finanziaria, ecc. In alcuni programmi, questi costi sono calcolati come una percentuale forfettaria del totale dei costi diretti.
Matrice del quadro logico (o documento simile)
Alcuni programmi possono richiedere una matrice del quadro logico, che è uno strumento utilizzato per la pianificazione, il monitoraggio e la valutazione dei progetti. Essa delinea gli obiettivi generali del progetto, gli obiettivi specifici, i risultati attesi, le attività, gli indicatori, le fonti di verifica e le ipotesi.
Un quadro logico standard consiste in una tabella 4×4 con le seguenti righe e colonne:
File (dall’alto verso il basso):
Obiettivo: l’ampio cambiamento a lungo termine a cui il progetto contribuirà.
Scopo (noto anche come obiettivo o risultati del progetto): I cambiamenti specifici, a medio termine, che il progetto cerca di realizzare.
Output (o risultati): I prodotti o i servizi tangibili che il progetto fornirà.
Attività: I compiti che devono essere svolti per ottenere i risultati.
Colonne (da sinistra a destra):
Descrizione della logica dell’intervento: Descrive in dettaglio la gerarchia degli obiettivi (Obiettivo, Scopo, Risultati e Attività) come descritto in precedenza.
Indicatori: Si tratta di affermazioni specifiche e misurabili che mostrano come verranno misurati i progressi verso ciascun obiettivo.
Mezzi di verifica (noti anche come fonti di verifica): Sono le fonti di informazione o i metodi di raccolta dei dati che verranno utilizzati per raccogliere prove sugli indicatori.
Ipotesi (o rischi): Si tratta di fattori al di fuori del controllo del progetto che potrebbero influenzare il raggiungimento degli obiettivi del progetto.
La tabella del quadro logico è uno strumento dinamico, il che significa che deve essere aggiornato e rivisto se necessario durante il ciclo del progetto. È anche uno strumento partecipativo, il che significa che deve essere sviluppato con il coinvolgimento di tutti i principali stakeholder.
Dichiarazione di partnership
Se il progetto coinvolge partner di organizzazioni o Paesi diversi, potrebbe essere necessario presentare una dichiarazione di partenariato firmata da ciascun partner. Questa conferma il loro accordo a partecipare al progetto e il loro impegno verso i suoi obiettivi.
Modulo persona giuridica
Questo documento viene utilizzato per raccogliere le informazioni legali sull’organizzazione richiedente. Di solito richiede documenti ufficiali che attestino lo status giuridico dell’organizzazione.
Modulo di identificazione finanziaria
Questo modulo fornisce informazioni sul conto bancario su cui verrà versata la sovvenzione UE in caso di esito positivo della domanda.
Relazione di revisione o bilancio
Alcuni bandi possono richiedere di fornire relazioni di revisione contabile o rendiconti finanziari recenti per dimostrare la capacità finanziaria dell’organizzazione.
CV del personale chiave
Alcune domande potrebbero richiedere la presentazione di CV per il personale chiave del progetto, per dimostrarne le qualifiche e l’esperienza.