6.2. Chiusura del progetto
La chiusura del progetto è la fase finale del ciclo di vita del progetto. È la fase in cui tutti i risultati attesi vengono finalizzati e trasferiti formalmente, e tutta la documentazione viene firmata, approvata e archiviata.
Il processo viene spesso percepito come un noioso compito amministrativo svolto in fretta e furia per passare al progetto successivo. Tuttavia, questo rischia di sminuire l’importanza e il valore che una chiusura di progetto efficace ha.
La chiusura di un progetto è una fase cruciale per fornire dati accurati per analizzarne le prestazioni e l’impatto e per garantire che i fattori di successo e gli errori vengano catturati, appresi e utilizzati in modo costruttivo nei progetti futuri.
Sebbene sia compito del project manager guidare questo compito, l’intero team di progetto deve partecipare al processo di chiusura, in modo che tutti possano offrire le loro osservazioni e il loro feedback.
È estremamente importante che questa fase del progetto sia adeguatamente pianificata, così come tutte le altre, per garantire un efficace passaggio di consegne di risultati, documenti, ecc.
Importanza
La corretta chiusura di un progetto è particolarmente importante in quanto dimostra e garantisce che:
- avete completato tutto il lavoro secondo il piano e l’ambito del progetto,
- avete eseguito tutti i processi di gestione del progetto,
- avete ricevuto la firma finale e l’approvazione dei prodotti da tutte le parti,
- avete liberato le risorse del progetto, come persone, hardware e appaltatori,
- si possono cogliere i punti di forza e di debolezza del progetto. Questo aspetto può essere particolarmente utile per i progetti futuri, in quanto si può fare riferimento a quelli precedenti per vedere cosa ha funzionato bene e cosa no,
- avete sviluppato un piano che garantisca la sostenibilità del progetto completato,
- potete dimostrare al finanziatore la vostra affidabilità e il vostro impegno nell’implementare e completare efficacemente i progetti.
Passi da seguire
- Finalizzare e trasferire al donatore tutti i risultati del progetto. Esaminate l’Accordo di sovvenzione per identificare tutti i documenti da consegnare e assicuratevi che siano stati completati e consegnati.
- Esaminare tutti i documenti prodotti durante l’attuazione del progetto. Controllare che tutti i contratti (interni ed esterni) siano stati firmati, che tutti i fogli di presenza siano stati raccolti e che tutti i pagamenti siano stati effettuati: non è fatto in caso di mancato pagamento!
- Rilasciare formalmente le risorse dal progetto, compresi fornitori, appaltatori, membri del team e altri partner. Comunicate loro la fine del progetto, confermate eventuali pagamenti o obblighi finali e rilasciateli ufficialmente in modo che siano liberi di lavorare su altri progetti.
- Completare una valutazione finale per valutare i successi, i fallimenti e le sfide del progetto e identificare le opportunità di miglioramento per il futuro.
- Produrre le relazioni finanziarie e narrative finali seguendo le linee guida del finanziatore.
- Archiviare i documenti. Assicuratevi che tutto sia registrato e raccolto correttamente. Questo vi permetterà di avere sempre a disposizione le lezioni apprese e le conoscenze acquisite durante l’implementazione del progetto e di essere sempre pronti in caso di audit.
- Esaminare la politica di conservazione di tutti i materiali relativi al progetto.
- Fare un’adeguata disseminazione dei risultati del progetto. Ciò consiste nel promuovere i risultati del progetto e nel generare un “effetto moltiplicatore” positivo, in modo che i risultati ottenuti siano utili e di ispirazione per altri interventi.
- Sviluppare un piano di sostenibilità che garantisca l’uso continuo dei risultati del progetto.